Как сделать, чтобы код подставлялся сам
Заводите поставщика — и придумываете ему код. Заводите товар — снова придумываете. Через полгода коды у всех разные, два менеджера завели одного и того же контрагента под разными номерами, а система на третьего отвечает «Такой код уже зарегистрирован в системе».
Придумывать не нужно. Оставьте поле «Код» пустым и сохраните запись — система подставит следующий свободный номер сама — если для этой записи есть правило нумерации (ниже). Правила нет — сохранение остановится на поле «Код», и подсказка скажет, где его завести: «Введите уникальный код контакта или добавьте диапазон кодов для его типа и категории в «Серии номеров для генерации кода контактов» — тогда код будет генерироваться». В новой компании SaaS общее правило для кодов товаров уже заведено: первый новый товар получает 00000004 (у трёх стартовых товаров — 00000001–00000003).
Как это выглядит
Поставщик. Новая карточка контакта, отмечен тип «Поставщик», код не заполнен. После сохранения в карточке стоит V011 — префикс V и следующий номер серии поставщиков.
Товар в группе «ЗЧ» (запчасти). Код не заполнен, группа выбрана. После сохранения — ЗЧ1004.
Товар без группы. Тоже сработает: система возьмёт общее правило и выдаст 000028 — число, дополненное нулями до шести знаков.
Во всех трёх случаях от вас требуется одно: не трогать поле «Код».
Откуда система берёт номер
Правила задаются заранее, по одному разу, и потом просто работают:
| Что нумеруем | Где правило | По чему различаются серии |
|---|---|---|
| Контакты — клиенты, поставщики, контактные лица | Серии номеров для генерации кода контактов | тип контакта и его категория |
| Товары и услуги | Серии номеров для генерации кода товаров | группа товара |
| Серийные номера единиц товара | Диапазон серийных номеров | один общий диапазон |
| Номера документов — счетов, поступлений, платежей | Серии номеров | реестр документа и период |
Правило — это строка с диапазоном «от:до», префиксом, суффиксом и количеством нулей. Система берёт следующее за «Последним номером» свободное число диапазона (занятые пропускает), дополняет нулями, приклеивает префикс — и записывает использованное в колонку «Последний номер».
Строка ищется от точной к общей: для контакта сначала «этот тип и эта категория», потом «этот тип», потом общая строка без типов и категорий. Для товара — сначала строка его группы, потом строка с пустой группой. Если не нашлось ни одной строки, код не выдаётся, и сохранение остановится на обязательном поле «Код» — это и означает «коды вводим руками».
Что такое «код поставщика»
Это код в карточке контакта, у которого отмечен тип «Поставщик» — тот самый V011. По нему на поставщика ссылаются заказы, поступления, счета от него и платежи ему. Отдельного «кода поставщика» помимо кода контакта в системе нет: карточка одна, а роли — клиент, поставщик, контактное лицо — отмечаются галочками в ней же. Поэтому и серия у поставщиков своя: чтобы по коду сразу было видно, с кем имеешь дело.
Артикул, под которым товар числится у поставщика, — это другое: для него в карточке товара есть поле «Альт. код», второй код той же карточки. Своей серии у него нет, его вписывают руками.
Типичные ситуации
Код не подставился, система требует ввести его руками. Для этого типа контакта (или для этой группы товара) нет ни своей строки, ни общей. Добавьте строку в соответствующую настройку.
«Такой код уже зарегистрирован в системе». Такой код уже занят другой карточкой. Оставьте поле пустым — система сама пропустит занятые номера и возьмёт первое свободное.
Код выдался не той серии. Серия выбирается по типу и категории контакта (или по группе товара), а не по тому, кто заводит запись. Проверьте эти поля в карточке.
Нужно начать нумерацию заново. Поменяйте «Последний номер» в строке правила. Занятые коды система всё равно пропустит.
Хочется переименовать код у старой карточки. Не стоит: код — ключ, по которому на карточку ссылаются документы, и у карточки, которая уже работала, менять его нельзя. Заведите новую и закройте старую, см. Почему запись не удаляется.
Номер документа не подставляется. Это другая нумерация — Серии номеров: одна серия на реестр, с диапазоном «с — по» и, если нужно, с периодом действия. Без серии документы нумеруются сквозным образом от единицы.