Кассовая книга по записям операций
Остаток денег и все их движения за период — по каждой кассе и каждому счёту. Отвечает на главный вопрос кассира: сколько денег должно быть в кассе на сегодня и откуда взялась эта цифра.
Где искать: Модули → Кассовая книга → Отчеты → Кассовая книга по записям операций
Ключевое отличие от журнала приходов и журнала расходов: те строятся по документам кассы, а кассовая книга — по проводкам. Поэтому она видит все документы, которые трогают счёт кассы: оплаты клиентов, розничные продажи, сервисные платежи, а не только приходы и расходы.
Параметры
- Период — рамка отчёта. Остаток на начало система считает сама по всем движениям до этой даты.
- Способ оплаты — показать одну кассу или несколько: коды через запятую. Каждый код окно разворачивает до его кассы — дописывает в поле все способы оплаты той же кассы (тот же счёт, объекты и валюта). Выбор из списка ещё и заполняет пустые «Счета способов оплат» и «Объекты способов оплат» значениями кассы, когда все выбранные кассы на одном счёте с теми же объектами.
- Счета способов оплат — кассы на одном счёте. Счёт — один и точный: «301» покажет кассы, лежащие именно на 301, а кассы на субсчетах 3011, 3012 — нет.
- Объекты способов оплат — отбирает кассы по объектам, закреплённым за способом оплаты. Сравнивается вся запись объектов способа оплаты: касса с объектами «А,Б» найдётся по «А,Б», но не по «А».
- Объекты — отбирает сами записи: остаются те, что несут все указанные объекты; запись без объектов не подходит. Отбор действует и на остатки на начало и конец, и на строку «Итого по счетам».
- Выводить пустые счета — показать и кассы, у которых нет ни остатка, ни движения за период. По умолчанию снята. Когда выбран способ оплаты, его касса без остатка и движения показывается и без галочки, если на ней есть хоть одна запись — до периода или в нём (в периоде — пусть и отсеянная фильтром «Объекты»); касса без единой записи — только с галочкой.
Фильтры касс действуют вместе. Если вместе они не дают ни одной кассы — скажем, способ оплаты лежит на счёте 301, а в «Счетах способов оплат» стоит 311, — отчёт не запустится и скажет: «Ни один способ оплаты не соответствует выбранным фильтрам».
Разбор на примере
Отчёт разбит на блоки по кассам. У каждой — сальдо на начало, обороты за период и остаток на конец; для валютной кассы — ещё остатки на начало и конец в валюте. Сверху и снизу — итог по всем кассам. Когда блоков несколько, каждый показан свёрнутой строкой; клик по заголовку кассы разворачивает её движения.
В примере три блока:
| Касса | Счёт | Сальдо на начало | Поступление | Расход | Остаток |
|---|---|---|---|---|---|
| НГ, наличные гривна | 301 | 0.00 | 2450.00 | 18000.00 | −15550.00 |
| ТМ, терминал (карта) | 311 | 13453.20 | 10183.20 | 34854.00 | −11217.60 |
| БНГ, безнал гривна | 311 | 13453.20 | 10183.20 | 34854.00 | −11217.60 |
Касса — это способ оплаты вместе с его счётом, объектами и валютой. Несколько способов оплаты, у которых всё это совпадает, — одна касса: отчёт покажет их одним блоком, с кодами через запятую в заголовке. Блок показывает записи счёта с объектами и валютой этой кассы. Поэтому терминал и безнал здесь показывают одно и то же — и это не ошибка: это две кассы на одном счёте 311, которые различаются настройкой, а записи счёта их не различают. Два взгляда на одни и те же деньги.
Поэтому в итоге по всем кассам каждая запись считается один раз: 13453.20, а не сумма двух строк. Если бы итог складывал блоки, он завышал бы остаток во столько раз, сколько касс видят ту же запись.
Записи счёта, которые не относятся ни к одной кассе. Запись на счёте кассы без объекта какой-либо кассы, с объектом, которого нет ни у одного способа оплаты, или курсовая переоценка в базовой валюте на валютном счёте ни в одну кассу не попадает. Если такие записи есть и в сумме не дают нуля, под итогом по кассам отчёт добавляет ещё две строки — на начало и на конец периода: «Записи счетов вне касс» — их сумма, и «Итого по счетам» — остаток счетов со всеми записями, как в Главной книге (с фильтром «Объекты» — только записи с этими объектами). Для счетов-активов (касса и банк) так же считают «Деньги сейчас» в Платёжном календаре и плитка дашборда «Деньги на счетах». Строки появляются только без отбора кассы (способа оплаты или объектов способов оплат): с отбором отчёт — о выбранной кассе.
Движения одной кассы
Фильтр по способу оплаты (здесь — НГ за август 2026) оставляет один блок — и он сразу развёрнут в собственно кассовую книгу, ленту движений:
Здесь видно, из каких документов деньги приходили и уходили:
| Дата | Документ | Объект | Поступление | Расход | Текущее сальдо |
|---|---|---|---|---|---|
| 05/08/2026 | Приходы в кассу №1 | ГОЛУБ | 1500.00 | 1500.00 | |
| 07/08/2026 | Расходы из кассы №1 | ГОЛУБ | 18000.00 | −16500.00 | |
| 11/08/2026 | Сервисные платежи №1 | 950.00 | −15550.00 |
Колонка текущее сальдо — остаток после каждой операции, нарастающим итогом. По ней ищут момент, когда касса ушла в минус или разошлась с фактическим остатком.
Обратите внимание на третью строку: сервисный платёж — это не приход в кассу, а оплата за услуги сервиса, но деньги легли в ту же кассу. Поэтому среди документов журнала приходов за тот же месяц этой кассы касается только один (№1), а касса пополнилась дважды.
Номер в колонке «№» — ссылка на запись операции, из которой сделана строка; сам документ открывается из её меню — «Открыть оригинальную запись». Строка «Начальных сальдо» открывает документ сразу.
Как этим пользоваться
Ежедневная сверка кассы. Остаток на конец периода — то, что должно лежать в денежном ящике. Расходится с фактом — ищите по ленте движений момент расхождения.
Отрицательный остаток — сигнал, а не ошибка отчёта. Он означает, что из кассы выдали больше, чем в неё завели: часть поступлений не проведена или не занесена вовсе. Ещё одна причина — оплата легла на счёт кассы без её объекта или валюты: тогда она в строке «Записи счетов вне касс», а не в остатке кассы. Проверьте непроведённые документы, эту строку и поступления, которые прошли мимо системы.
Сверка с журналами. Журнал приходов показывает документы прихода в кассу всех касс (по умолчанию — и непроведённые), кассовая книга — проведённые записи счёта одной кассы. Поэтому напрямую их не вычитают: в кассовой книге есть ещё оплаты клиентов, розница, сервис, «Начальные сальдо» и ручные записи операций, а в журнале — документы других касс и черновики.
Банк тоже касса. Для системы «касса» — это любой счёт из способов оплаты. Тем же отчётом смотрят движение по расчётному счёту и сверяют его с банковской выпиской.
Куда смотреть дальше
- Приходы в кассу и Расходы из кассы — документы, которые двигают кассу напрямую;
- Журнал приходов, Журнал расходов — те же деньги в разрезе документов кассы;
- Способ оплаты — какие кассы есть у фирмы и на каких счетах они лежат;
- Оборотно-сальдовая ведомость — остаток того же счёта глазами бухгалтера.