Статьи авансовых отчетов

Короткий справочник причин, по которым сотрудник тратит подотчётные деньги: топливо, командировки, офисные расходы. Каждая статья — это счёт затрат, на который система отнесёт сумму строки авансового отчёта.

Где искать: Модули → Затраты → Регистры → Статьи авансовых отчетов

Смысл тот же, что у статей прихода/расхода в кассе, только для другого документа: там статья отвечала на вопрос «откуда или зачем деньги», здесь — «на что сотрудник их потратил».

Разбор на примере

Три статьи — весь набор фирмы на стенде. Открываем «Командировки»:

Полей четыре, и заполнять руками нужно только одно:

• Код — система предлагает сама, как только открывается новая карточка: на единицу больше наибольшего существующего кода. До сохранения его можно переписать, после сохранения код уже не меняется. Это он попадёт в строку авансового отчёта — в колонку «Статья расходов» на вкладке «Затраты».
• Счёт — то, ради чего справочник существует. 949 «Прочие расходы операционной деятельности» означает: командировочные расходы уйдут именно на этот счёт затрат. Берётся из плана счетов.
• Комментарий — название статьи. Подставляется из названия счёта, но его можно переписать: у двух статей может быть один счёт и разные названия. На стенде так и есть — «Топливо» и «Офисные расходы» обе ведут на 921, а различаются формулировкой. Учтите: каждая смена счёта в статье снова подставляет в комментарий название счёта, так что собственное название после этого придётся вписать заново.
• Объекты — аналитика по умолчанию для строк с этой статьёй. Заполняется редко.

Как это работает в документе

В строке авансового отчёта стоят рядом счёт и статья. Статья — это ссылка сюда, а счёт подставляется из неё. Выбор статьи переписывает в строке счёт, описание и объекты значениями статьи — даже если в статье они пусты, так что вписанное в строку раньше пропадёт. Разные строки одного отчёта могут идти на разные счета: в примере топливо ушло на 921, а командировочные — на 949.

При проведении отчёта каждая строка даёт проводку Дт счёт строки / Кт подотчётный счёт сотрудника:

• дебет — счёт, который стоит в строке. Статья его только подставляет: поменяли счёт в строке после выбора статьи — проводка пойдёт на изменённый;
• кредит — личный «Фин. счет» сотрудника из настроек пользователя, а если он пуст — общий счёт подотчётных сумм из Использования финансовых счетов, обычно 372 «Расчёты с подотчётными лицами».

Типичные ситуации

Две статьи с одним счётом — это нормально. Разделение нужно не бухгалтерии, а людям: в отчётах видно, сколько ушло на топливо и сколько на канцелярию, хотя счёт затрат один.

Статья не находится в документе. Проверьте, заведена ли она: справочник маленький, и его обычно наполняют один раз при настройке. В колонку «Статья расходов» вписывают код статьи — целое число: код, которого в справочнике нет, как и всё, что не является целым числом (знак и пробелы вокруг цифр допустимы: +1 — это статья 1), строка не примет с отказом «Статья авансового отчета "ТОПЛИВО" не заведена!».

Нужно поменять счёт. Счёт копируется в строку отчёта в тот момент, когда в ней выбирают статью. Поэтому правка счёта в статье не трогает уже заполненные строки: проведённые отчёты остаются с проводками по старому счёту, а неутверждённые — со старым счётом в строке, пока статью в этой строке не выберут заново.

Статья не удаляется: «Запись реестра «Статьи авансовых отчетов» используется в: Авансовые отчеты!» Статью можно удалить, только пока её код не стоит ни в одной строке авансового отчёта — и записанный как 001 или +1, это тот же код. Удалённая, статья оставила бы в отчёте код, который никуда не ведёт, и такой отчёт уже не сохранить. Статьёй больше не пользуетесь — оставьте её в справочнике, а в новые отчёты просто не выбирайте.

Куда смотреть дальше

• Авансовые отчёты — документ, где используются статьи;
• Выплаты персоналу — чем закрывается долг перед сотрудником;
• Статьи прихода/расхода — тот же принцип для кассовых документов;
• План счетов — куда ведут счета статей.