Заказы на обслуживание
Это главный документ сервисного центра: одна запись — одно устройство одного клиента, принятое в ремонт. Заказ ведёт устройство через весь путь — приёмку, диагностику, согласование, ремонт, выдачу и оплату — и сам рассылает SMS клиенту и раздаёт задачи исполнителям.
Где искать: Модули → Заказы на обслуживание → Регистры → Заказы на обслуживание
Регистр живёт в модуле Заказы на обслуживание.
Список
Список — рабочий стол приёмщика: дата приёмки, номер, устройство, жалоба, официальный номер, статус звонка, текущий статус ремонта и дата его завершения. По нему видна очередь: что ждёт диагностики, что в ремонте, что готово к выдаче.
Разбор на примере
Заказ № 1 из демо-базы — пройденный до конца цикл: дрель принята 06/08, отремонтирована и выдана с оплатой наличными.
- Шапка — номер (система даёт сама), «Оф. номер» для бумажного бланка, отдел (без него не создать наряд), кто создал.
- Клиент. Достаточно ввести код или любой телефон — система найдёт контакт и сама подтянет имя, телефоны, e-mail, адрес, VIP-статус. Нового клиента отдельно заводить не нужно: если кода нет, а телефон и имя введены, при сохранении система сама создаст контакт с кодом, равным телефону. «Заказы кл.» показывает, сколько заказов этот клиент уже приносил (вместе с этим).
- Устройство. Код — из справочника «Устройства на обслуживании»: название и бренд заполнятся сами. Серийный номер, комплектация («Батарея», «Зар. устройство», «Другое»), пароль устройства, внешний вид — всё, что фиксируют при приёмке. Справа — «Жалобы клиента» со слов клиента.
- Статус (колонка справа) — двенадцать состояний от «В ожидании» до «Отказ». Это не просто пометка: смена статуса запускает автоматику (см. ниже).
- Блок приёмки/выдачи — галочки «Устр. принял» и «Выдал» с датами, местами и людьми: приёмщик, ответственный, сервисный мастер.
- Деньги (правый нижний угол) — «Общая сумма ремонта» набегает из нарядов, ниже — чем оплачено (наличные, карта, предоплата) и «Остаток к оплате». Кнопка «Оплатить» фиксирует оплату на дату, указанную в окне оплаты, «Платежи» показывает их историю.
Что происходит автоматически
Смена статуса — главный рычаг документа:
- клиенту летит SMS: при переходе в «На диагностике» (текст приёмки), при «Готов» (с суммой к оплате) и при «Отказ». Тексты и выключатель — в настройке «Настройка текста СМС»; если у контакта привязан Telegram и бот запущен, сообщение уйдёт туда вместо SMS — и выключатель SMS его не останавливает;
- исполнителям создаются задачи по настройке «Автоматические задачи» — кто отвечает за какой статус, тот и получает задачу;
- отдельно от автоматических есть ручная отправка: меню заказа → «Отправить смс». Номер и текст видны перед отправкой, их можно поправить. Это действие того, кто заказ ведёт, поэтому оно доступно только с правом редактировать заказы обслуживания; кто их только просматривает, получит «Доступ запрещён»;
- даты этапов («Диагн. завершена», «Ремонт заверш.», дата выдачи) документ проставляет сам.
Приёмка и выдача двигают склад устройств. Галочка «Устр. принял» кладёт устройство на склад приёмки — отдельный склад клиентских устройств, не товарный. «Выдал» — снимает. Поэтому всегда видно, чьи устройства сейчас физически в мастерской; где устройство сейчас, где его приняли и где выдали, показывает «Отчет по истории сервисных устройств».
Повторный ремонт система узнаёт сама. Как только в заказе введён серийный номер, она ищет прежние заказы на то же изделие с тем же серийным номером — любого клиента — и, если гарантия с того ремонта ещё действует на дату нового заказа, сама ставит переключатель «Гарантия» с сообщением «Этот товар покрыт гарантийными условиями с его серийным номером в заказе №». То же делает и сохранение нового заказа, созданного мимо окна (API, импорт). Гарантийный заказ не сохранится без «Гар.т. №» и «Гар.т. до даты». Если прежний заказ был у того же клиента, приёмщик получает ещё и сообщение «Это устройство клиента на гарантии! Заказ на обслуживание: №». При выдаче система считает «Оконч. гарантии» = дата выдачи + «Гарант. (мес.)».
Наряды и деньги
Работы и запчасти в заказе не редактируются — их ведут в «Таблицах работ». Пункт меню карточки (кнопка ▾) «Создать таблицу работ» заводит наряд, который наследует клиента, его скидку, прайс и гарантийность. Заказ при этом должен быть сохранён, устройство — принято, статус — не «В ожидании», отдел — выбран.
Каждый проведённый наряд добавляет свою сумму в «Общую сумму ремонта». Дальше оплата: кнопка «Оплатить» на сохранённом заказе открывает окно со способами оплаты отдела заказа — в нём вводят суммы и дату платежа. Поля «Наличные», «Кредитная карта» и «Сумма предоплаты» система заполняет сама; пока «Общая сумма ремонта» нулевая, оплата идёт как предоплата. Без способов оплаты в отделе окно не откроется. Переплату не пропускает галочка «Запретить переплату» в настройке «Обязательные к заполнению поля» («Переплата запрещена!»); без неё лишняя сумма сделает остаток отрицательным — это переплата: «Остаток к оплате» покажет её минусом, а выдаче она не мешает. Цель — чтобы долга не осталось: «Остаток к оплате» ноль или минус. Если предоплата полностью покрыла наряд, заказ считается оплаченным на дату наряда: он попадает в отчёт по оплаченным заказам без отдельной «Оплатить».
Оплата считает от сохранённого заказа, поэтому платёж из старого окна или из двух окон прибавляется к уже записанному. В сумму можно ввести запятую как десятичный знак; то, что не является числом, система не примет: «Сумма оплаты не является числом!». Вернуть деньги клиенту — ввести сумму с минусом: сначала возвращается предоплата сверх суммы ремонта, остальное увеличивает долг клиента.
Выдача возможна только из статусов «Готов» или «Отказ» и только без долга: «Остаток к оплате» ноль или минус (переплата выдаче не мешает), иначе — «Закройте остаток к оплате». Судится сама выдача: наряд, проведённый после неё, может дать долг, и заказ дальше сохраняется и оплачивается частями. Если устройство отдают с долгом — отдельная галочка «Выдал без опл.»: без долга (ноль или переплата) она не ставится («Задолженностей по заказу нет», тогда — обычное «Выдал»), и система заводит об этом задачу ответственному.
В меню карточки также: «Статус заказа» — отчёт «Статус заказов на обслуживание» (хронология статусов заказа), история устройств клиента, дебиторка клиента и печать этикеток на устройство (что именно печатать — в настройке «Настройка печати этикеток»).
Порядок работы
1. Принять устройство
Новая запись: клиент (код или телефон), устройство, серийный номер, комплектация, жалоба. Сохранить. Затем поставить «Устр. принял» с местом приёмки — и сохранить ещё раз: галочка ставится только на уже сохранённом документе.
2. Диагностика и согласование
Статусы «На диагностике» → «На согласовании» → «Согласовано» (или «Клиент думает»). Создать наряд, внести работы.
3. Ремонт и готовность
«В ремонте» → «Готов» — клиент получит SMS с суммой. Если ремонт невозможен — «Отказ» (с причиной) — SMS тоже уйдёт.
4. Выдать и получить оплату
Внести оплату, «Оплатить», поставить «Выдал» с местом выдачи. Гарантийный срок на ремонт — в «Гарант. (мес.)».
Переменные печати
Значения, доступные в шаблонах печатных форм этого документа. Как записать переменную в шаблоне — см. Печатные формы.
Поля заголовка:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| Cust_Phone | Телефон |
| Number | № |
| Code | Отдел (код) |
| Trans_Date | Дата заказа |
| Cust_Name | Имя клиента |
| Gave_Out | Дата выдачи |
| Item_Code | Устр./код |
| Description | Название |
| Serial_No | Серийный № |
| Appearance | Внешний вид |
| Item_Comment | Комментарий |
| Battery | Батарея : |
| Charger | Зар. устройство : |
| Other | Другое : |
| Warr_No | Гар.т. № |
| Warr_to_Date | Гар.т. до даты |
| Cust_Complaints | Рекламации клиентов |
| Pers_Discount | Кредитная карта |
| Prepay_Sum | Сумма предоплаты |
| Rep_Cost | Общая сумма ремонта |
| Warr_Months | Гарант. |
| Sum_pay | Остаток к оплате |
Поля строк:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| No | Номер позиции строки |
| Qty | Заказов устр. |
| Description | Название |
| Sum | Сумма |
| Unit | Код единицы измерения |
| Unit_Name | Название единицы измерения |
| WS_Discount | % |
Записи, на которые документ ссылается полями формы (склад, клиент, валюта…), дают в шаблон и остальные свои переменные — код и название уже названы в таблицах выше, остальное описано в статье справочника:
- Отдел — Отделы
- Реквизиты фирмы — название, адреса, банковские счета, руководители, печатающий пользователь: Информация о компании
Частые ситуации
«Не ставьте галочку "устройство принято" и сохраните документ». Приёмка фиксируется на сохранённом заказе: сначала сохранить без галочки, потом поставить её.
Не создаётся таблица работ. Три типичные причины: устройство не принято (нет галочки), заказ в статусе «В ожидании», не выбран отдел.
Не даёт выдать устройство. Выдача работает только в «Готов» или «Отказ» и без долга («Остаток к оплате» ноль или минус). Либо закройте долг оплатой, либо (если отдаёте без денег) — «Выдал без опл.».
SMS не ушла. У клиента нет телефона в заказе, или SMS выключены либо не заполнены в «Настройке текста СМС», или не настроен SMS-шлюз. Если у контакта привязан Telegram, сообщение ушло туда, а не SMS. Telegram отказал (клиент заблокировал бота или удалил чат) — заказ всё равно сохраняется, причина — в журнале сервера, а SMS вместо сообщения не отправляется.
Не меняется статус. Для любого статуса, кроме «В ожидании», нужен сервисный мастер («Укажите код сервисного мастера»), для «На диагностике» — ещё и принятое устройство («Необходимо принять устройство»). Новый документ сохраняется только в «В ожидании».
Пришло сообщение о гарантии. Это же изделие с этим серийным номером уже было в ремонте, и гарантия с того ремонта ещё действует — система узнала устройство и сама поставила «Гарантия». Заполните «Гар.т. №» и «Гар.т. до даты»: без них гарантийный заказ не сохранится.
Не меняется отдел. После внесённой оплаты отдел заказа зафиксирован.
Справочник полей
| Поле | Описание |
|---|---|
| №, Оф. номер | Внутренний номер (автоматически) и официальный номер бланка |
| Отдел | Отделение сервиса из реестра «Отделы»; обязателен для нарядов, фиксируется после оплаты |
| Код клиента, Имя, Тел. 1/2, e-Mail, Адрес | Клиент; заполняется по коду или телефону |
| Заказы кл. | Сколько заказов у этого клиента (считает система) |
| Устр./код, Название, Бренд | Устройство из справочника «Устройства на обслуживании» |
| Серийный № | Серийник; по нему (вместе с кодом изделия, любого клиента) система узнаёт повторный гарантийный ремонт |
| Батарея, Зар. устройство, Другое, Пароль устр. | Комплектация и доступ, зафиксированные при приёмке |
| Жалобы клиента, Внешний вид, Комментарий | Описание проблемы и состояния |
| Статус | 12 состояний цикла; смена запускает SMS и задачи |
| Устр. принял / Выдал / Выдал без опл. | Движение устройства: на склад приёмки и обратно |
| Приемщик, Ответственный, Серв. мастер | Люди заказа (пользователи системы) |
| Гарантия / Без гарантии | Тип ремонта; наследуется нарядом |
| Гарант. (мес.), Оконч. гарантии | Гарантия на ремонт; дата считается при выдаче |
| Статус оповещения | Результат звонка клиенту |
| Причина отказа | Справочник причин, если ремонт не состоялся |
| Наличные, Кредитная карта, Сумма предоплаты | Чем оплачено |
| Общая сумма ремонта, Остаток к оплате | Сумма нарядов и неоплаченный остаток |