Плановые платежи

Деньги, которые придут или уйдут без документа в системе: аренда, зарплата, налоги, кредит, абонплата клиента. Счетов на них нет, а в платёжном календаре они должны быть — иначе календарь покажет деньги, которых на самом деле уже не будет. Плановый платёж — это запись «что, сколько и когда», при необходимости с повторением.

Где искать: Модули → Кассовая книга (также в модулях: Финансы) → Регистры → Плановые платежи

Новый плановый платёж можно создать и прямо из платёжного календаря — кнопками «+ Запланировать поступление» и «+ Запланировать выплату» под сводкой.

Поля

Поле	Что означает
Тип	«Выплата» (деньги уйдут) или «Поступление» (деньги придут). Новая запись — «Выплата».
Описание	За что платёж: «Аренда офиса», «Зарплата за октябрь». Именно этот текст виден в календаре.
Сумма	Сумма одного платежа в базовой валюте компании, больше нуля.
Первый платёж	Когда платёж первый (или единственный) раз. Новая запись — завтра.
Повторять	«Нет» — разовый; «Каждую неделю», «Каждый месяц», «Каждый квартал», «Каждый год».
Повторять до	Последняя дата повторений. Пусто — без конца: календарь показывает повторения до конца своего периода.
Оплачено по	Повторения до этой даты включительно уже оплачены — календарь их не показывает. Ставится значком ✓ в календаре (после вашего подтверждения) или вручную в этом поле.
Контакт, Название	Кому платим или кто платит — по желанию. Название подставляется из контакта.
Способ оплаты, Статья прихода/расхода	По желанию. Их берёт кассовый документ, который создаётся из этого платежа — в «Платёжном календаре» («Создать приход в кассу…» / «Создать расход из кассы…») или из меню самой записи (см. ниже): способ оплаты — в шапку (с ним валюта, курс и объекты кассы), статья — в строку. Без способа оплаты сумма документа остаётся пустой — валюта ещё неизвестна; пустая она и тогда, когда валюта способа оплаты не базовая. В обоих случаях система предупредит и назовёт сумму по плану.
Комментарий	Любое примечание.
Больше не повторять	Платёж больше не действует: календарь не показывает ни одного его повторения.

Как считаются повторения

• Каждый месяц и каждый квартал — того же числа, что и первая дата. Если в месяце такого числа нет — последнего дня: платёж 31 января дальше идёт 28 февраля, 31 марта, 30 апреля. Число всегда берётся от первой даты, поэтому короткий месяц не «съедает» следующие 31-е.
• Каждый год с первой датой 29 февраля — 28 февраля в невисокосный год.
• Каждую неделю — тот же день недели.

Кассовый документ из самого платежа

В меню открытой записи — пункт «Создать расход из кассы / приход в кассу…». Для «Выплаты» он открывает новый документ «Расходы из кассы», для «Поступления» — «Приходы в кассу», заполненный так же, как значком в календаре: дата — сегодня, способ оплаты (а с ним валюта и курс), статья, сумма (если её можно подставить — см. «Способ оплаты» выше) и комментарий «Плановый платёж № «описание» за дату». Дата в комментарии — первое ещё не оплаченное повторение (после «Оплачено по»). Документ ещё не сохранён — проверьте и сохраните сами.

• Запись сначала нужно сохранить: в несохранённой система попросит «Сохраните запись!».
• Если все повторения уже оплачены или платёж отмечен «Больше не повторять», документа не будет: система ответит «Все вхождения этого планового платежа уже оплачены или он закрыт: платить по нему нечего». Так второй документ за тот же платёж не появится случайно.
• «Оплачено по» документ сам не ставит — отметьте платёж после оплаты, как описано ниже. Пока отметки нет, пункт меню предложит то же повторение ещё раз.
• Сохранённый кассовый документ связан с плановым платежом: в документе поле «Плановый платёж» с его номером, а кнопка связей в окне и документа, и планового платежа показывает второй. Дубль кассового документа связи не несёт. Так же связан и документ, созданный значком в «Платёжном календаре».

Оплатили — отметьте «Выполнено»

Оплату плановый платёж сам не отмечает: кассовый документ, созданный из него, связан с ним, но «Оплачено по» не меняет, а платёж или кассовый ордер, заведённый отдельно, о плановом не знает вовсе. Поэтому после оплаты его нужно отметить — значком ✓ «Выполнено: оплачено» в строке платёжного календаря. Значок ставит «Оплачено по» на дату этого повторения, и календарь больше его не считает. Перед этим система переспросит: «Оплачено по» — включительно, поэтому исчезнут и более ранние повторения, которые ещё не отметили. Следующие повторения остаются.

Если не отметить, повторение с прошедшей датой переедет в блок «Просрочено — не входит в прогноз» календаря (за последние 90 дней) — как напоминание, что деньги, возможно, ещё не оплачены.

Типичные ситуации

Аренда подорожала со следующего месяца. Поставьте текущей записи «Повторять до» — последнюю дату по старой цене, и заведите новую с новой суммой и первой датой по новой цене. Так история останется правдивой.

Разовый платёж перенесли. Измените дату в записи — календарь покажет его в новый день.

Платежа больше не будет. Отметьте «Больше не повторять» или укажите «Повторять до». Удалять запись не обязательно.

Плановый платёж с кассовым документом не удаляется. Если из платежа создан документ «Расходы из кассы» или «Приходы в кассу», система не даст его удалить — «Запись реестра «Плановые платежи» используется в: Расходы из кассы!» (или «Приходы в кассу») — и посоветует отметить «Больше не повторять»: тогда календарь платёж больше не покажет. Номер и тип такого платежа тоже не меняются: иначе документ оказался бы связан с чужим плановым.

Контакт не удаляется. Если контакт стоит в плановом платеже, система не даст его удалить и назовёт, где он используется. Сначала уберите контакт из планового платежа (или удалите сам платёж), тогда контакт удалится.