Счета-фактуры поставщика
Товар уже на складе, а денег вы ещё не отдали. Счёт-фактура поставщика — документ, который фиксирует ваш долг: сколько вы должны, кому и до какой даты.
Где искать: Модули → Расчеты с поставщиками → Регистры → Счета-фактуры поставщика
Это зеркало счёта клиенту, только в другую сторону. Заказ поставщику договаривается, поступление ставит товар на склад, а счёт:
- создаёт кредиторскую задолженность — сумму, которую вы должны поставщику;
- делает проводки: расходы или запасы в дебет, долг перед поставщиком в кредит, НДС отдельной строкой;
- назначает дату оплаты, с которой долг становится просроченным;
- даёт основание для налогового кредита по НДС.
Склада он не касается: остатки и себестоимость уже записало поступление. И наоборот — без счёта товар на складе имеет свою себестоимость, но долга перед поставщиком нет: платить не по чему, и сверка с ним не сойдётся.
Документ живёт в модуле Расчёты с поставщиками.
Путь документа
Создаётся он двумя путями, и от выбора зависит, что попадёт в строки:
- из поступления — в счёт войдёт то, что фактически приехало. Это обычный случай: сначала товар, потом бумага;
- из заказа — в счёт войдёт заказанное. Так делают, когда поставщик выставляет счёт заранее, до отгрузки.
Разбор на примере
Слева у номера — цветная метка, и это самое полезное в журнале. Она показывает, что со счётом:
| Цвет | Что значит |
|---|---|
| Красный | не оплачен, и срок оплаты наступил: красным счёт становится уже в сам день срока |
| Жёлтый | не оплачен, срок ещё не наступил (или срок не проставлен) |
| Зелёный | утверждён, и открытого долга по нему нет: оплачен или полностью закрыт кредитовым актом. Наличный счёт, счёт, полностью покрытый предоплатой, и кредитовый акт к счёту зелёные сразу после утверждения — долга по ним не возникает |
| Серый | не оплачен, но поставщик закрыт |
| Без метки | документ ещё не утверждён |
Так журнал сразу отвечает на вопрос «кому мы должны прямо сейчас», не открывая кредиторскую задолженность.
Пять дрелей приехали поступлением №7, и «Будцентр Плюс» выставил за них счёт.
В шапке три даты и одно поле, от которого зависит проводка.
«Дата операции» 12/08/2026 — дата, которой долг заходит в учёт. «Условия оплаты» 30 пришли из карточки поставщика, и из них считается «Дата оплаты» 11/09/2026 — ровно через тридцать дней. Именно по этой дате счёт попадёт в перечень просроченных, если деньги не уйдут вовремя.
«Номер сч/ф пост.» — номер, под которым документ значится у поставщика. Ваш собственный номер и его номер — разные вещи, и в сверках нужен именно его.
«Счет кред.» — счёт, на котором оседает долг. Это и есть та самая «кредиторка»: по этому счёту потом видно, сколько вы должны всем поставщикам вместе.
«Ставка НДС» Н20 — код НДС для строк: новая строка берёт его, а смена ставки в шапке переписывает код во всех строках. Налоговый кредит складывается из НДС строк. «Тип» справа — обычный счёт, кредитовый (то есть уменьшающий долг) или наличный.
Строки
Здесь две колонки цен, и это удобнее, чем кажется: «Цена без НДС» 1 071,25 — то, что сравнивают с поступлением, «Цена с НДС» — то, что поставщик написал в своей бумаге. Сумма строки 6 427,50 — с налогом.
Код НДС строки. Выбор товара или счёта в строке ставит строке код НДС шапки (поле «Ставка НДС»), а код, выбранный в строке вручную, при этом заменяется. Сумму НДС строка считает сама по коду. Если в бумаге поставщика НДС строки другой (скажем, из-за округления), впишите его в колонку «Сумма НДС» — код НДС строки остаётся, и при утверждении проводится именно вписанная сумма на счёт налогового кредита этого кода. Строку с суммой НДС, но без кода НДС (например, пришедшую импортом), программа не утвердит: она откажет и подсветит строку — выберите код НДС строки.
Поставщик пишет сумму без НДС. Так бывает с арендой, электричеством и другими услугами: в бумаге сумма без налога, НДС начислен сверху. Чтобы не пересчитывать руками, включите настройки счетов поставщиков — в строках появится колонка «Сумма без НДС». Введённая в неё сумма первична: НДС добавляется сверху по коду НДС строки, «Сумма с НДС» считается сама. Аренда 45 000 без НДС с кодом 16% даёт НДС 7 200 и сумму с НДС 52 200. Те же 45 000, введённые в «Сумму с НДС», означали бы долг 45 000 с НДС 6 206,90 внутри — налог и долг занижены.
Внизу: «Всего без НДС» 5 356,25, «Всего НДС» 1 071,25, «Всего с НДС» 6 427,50. Здесь первое число совпадает с суммой поступления №7: поступление в базовой валюте и без фрахта. В общем случае сверяйте цены и количества строк: сумма поступления — это себестоимость в базовой валюте вместе с фрахтом и дополнительными расходами, поэтому в валютном поступлении или с расходами она законно другая. Не совпадают цены или количества — поставщик выставил не то, что привёз, и разбираться надо до утверждения.
Что изменилось после утверждения
Появился долг 6 427,50 на счёте расчётов с поставщиками, в главной книге — проводки. Пятёрки в колонке «Сч/ф» заказа появились ещё раньше — когда счёт сохранили черновиком: эта колонка считает и неутверждённые счета. Товар на складе при этом не шелохнулся: его поставило туда поступление в тот же день.
Какие проводки делает документ
Здесь появляется то, чего не было в поступлении, — долг перед поставщиком и налоговый кредит:
| Дт | Кт | Сумма | Что это |
|---|---|---|---|
| 685 | 631 | 5 356,25 | стоимость товара без налога |
| 6442 | 631 | 1 071,25 | НДС по счёту поставщика |
Сумма по кредиту — 6 427,50, ровно столько вы должны поставщику. По дебету долг разложен на две части: сама стоимость товара и налог, который вы потом зачтёте.
Пара «поступление + входящий счёт» и закрывает круг: поступление привезло товар на склад, счёт превратил это в обязательство. Если счёт не завести, товар останется на складе по себестоимости поступления — из неё и возьмётся расход при продаже, — но обязательства перед поставщиком не появится: платёж нечем будет закрыть, а сверка с поставщиком не сойдётся.
Проводку счёт поставщика делает, только если в настройке «Записи из подсистем» на вкладке «Расчеты» стоит метка «Счета-фактуры поставщика»; без неё документ проводится без записи операций и без предупреждения.
Откуда берутся счета
- Счёт долга (кредит) стоит в шапке — поле «Счет кред.». Подставляется он не из общей настройки, а по поставщику: сначала счёт из его карточки, потом из категории поставщика, и только в последнюю очередь общий счёт из настройки «Использование финансовых счетов», закладка «Кредиторы», поле «Кредиторы». Поэтому расчёты с иностранным и отечественным поставщиком могут автоматически ложиться на разные счета — если это заложено в их категориях.
- Счёт стоимости (дебет) живёт в строках. При создании счёта из поступления он приходит оттуда: если в настройке «Записи из подсистем» на вкладке «Логистика» стоит метка «Поступления» (поступления делают проводки), — тот самый счёт, на который поступление кредитовало закупку; без этой метки — складской счёт строки поступления.
- Налоговый счёт определяется кодом НДС в строке: у каждого кода свой счёт налогового кредита.
- Оплата наличными. Если условие оплаты наличного типа, вместо счёта расчётов кредитуется кассовый счёт этого условия: долг не возникает, деньги считаются отданными сразу.
- Расходы будущих периодов. Если в строке указан код графика распределения (колонка «Р.Б.Период.»), дебет уходит на счёт-накопитель из графика, а не на счёт из строки, и создаётся симуляция будущих списаний по долям.
Порядок работы
1. Создать
Из карточки поступления — «Создать Сч/ф поставщика»; строки перенесутся с фактическими количествами (за вычетом уже выставленного по этому поступлению). Поступление должно быть утверждено: из черновика счёт не создастся. Или из заказа, если платите вперёд. Вручную заводят счета без товара — за услуги, аренду, коммунальные платежи.
2. Сверить с бумагой поставщика
Внесите «Номер сч/ф пост.» и сверьте цены и количества строк с поступлением и бумагой поставщика. Расхождение означает, что либо цена изменилась, либо приехало не то. С суммой поступления «Всего без НДС» совпадает, только когда поступление в базовой валюте и без фрахта и дополнительных расходов: сумма поступления — себестоимость.
3. Проверить дату оплаты
«Дата оплаты» считается из условий оплаты от даты операции, и вручную её не поправить: поле только для чтения. Договорились о другом сроке — выберите другие условия оплаты. По этой дате счёт будут считать просроченным. Если счёт уже утверждён, а платить договорились позже, срок не трогайте: меню документа → «Планируем оплатить…» — платёжный календарь поставит счёт на новую дату.
4. Утвердить
ОК и сохранить. Долг появился, проводки сделаны, и теперь в документе правится только «Комментарий». Снять ОК может только пользователь, в роли которого есть действие «Снимать ОК с документов».
5. Дальше — из меню документа
- «Создать платеж поставщику» — когда платите;
- «Планируем оплатить…» — когда заплатите позже срока: платёжный календарь поставит счёт на эту дату, а сам счёт и его срок не изменятся (Ожидаемые даты оплаты). Только для утверждённого счёта;
- «Создать НН» — налоговая накладная полученная;
- «Создать кредитовый акт» — когда поставщик уменьшает сумму. В черновик кредитового акта попадают строки счёта за вычетом уже кредитованного кредит-нотами этого счёта — и созданными из возвратов поставщику, в том числе ещё не утверждёнными; кредитовать нечего — «На все товары созданы кредитовые счета-фактуры!». НДС строки в черновике — остаток НДС строки счёта, а не ставка от цены: полный кредитовый акт зеркалит счёт и тогда, когда НДС в нём набрали вручную;
- «Статус сч./ф.» — что с этим счётом уже произошло;
- «Создать ОС» — если покупали основное средство;
- «Открыть запись операции» — проводка в главной книге.
Как убедиться, что документ правильный
- Цены строк — те же, что в поступлении, а количества — то, что по нему ещё не выставлено: если часть товара уже вошла в другой счёт по этому поступлению или в счёт на предоплату по заказу, новый счёт несёт только остаток. Кредит-нота к такому счёту возвращает кредитованное в остаток: после сторно счёта новый счёт из того же поступления снова предложит товар и фрахт (для поступления без заказа — с 11.10.2026, до этого кредит-ноту из счёта он не видел). Сумма поступления — себестоимость в базовой валюте с фрахтом и расходами, поэтому с «Всего без НДС» она совпадает только без валюты и расходов.
- «Номер сч/ф пост.» заполнен — без него сверка с поставщиком превращается в поиск наощупь.
- «Условия оплаты» те, о которых договорились, а не типовые из карточки: «Дата оплаты» считается из них и вручную не правится.
- Коды НДС строк те, что в бумаге поставщика: налоговый кредит и проводка складываются из НДС строк. «Ставка НДС» в шапке — лишь значение для строк, и её смена переписывает код во всех строках. Код НДС стоит в каждой строке с НДС: строку с суммой НДС без кода программа не утвердит.
- После утверждения «Открыть запись операции» показывает проводку: долг с одной стороны, запасы и НДС с другой.
Переменные печати
Значения, доступные в шаблонах печатных форм этого документа. Как записать переменную в шаблоне — см. Печатные формы.
Поля заголовка:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| VI_OK | ОК |
| VI_No | Номер |
| VI_Vendor_Code | Поставщик |
| VI_Offcial_Number | Оф. номер |
| VI_Vendor_Name | Название |
| VI_Purchase_Order_Number | № зак. пост. |
| VI_Total_With_VAT | Всего с НДС |
| VI_Total_VAT | Всего НДС |
| VI_Total_Without_VAT | Всего без НДС |
| VI_Currency | Валюта |
| VI_From_Rate | Курс |
| VI_To_Rate | К курсу |
| VI_Trans_Date | Дата операции |
| VI_Invoice_Number | Номер сч/ф пост. |
| VI_Pay_Date | Дата оплаты |
| VI_Payment_Terms | Условия оплаты |
| VI_Cred_Acc | Счет кред. |
| VI_Responsible | Отв-ный |
| VI_Tax_Rate | Ставка НДС |
| VI_Cred_Inv | Кред. сч/ф |
| VI_Objects | Объекты |
| VI_Not_Transfer_Matrix_Objects | Не передавать объекты из матрицы в запись операции |
| VI_Type | Тип |
Поля строк:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| MNo | Номер позиции строки |
| MAccNumber | Счет |
| MObjects | Объекты |
| MName | Название |
| MItem | Товар |
| MQuantity | Количество |
| MSerialNumber | Серийный № |
| MDescription | Описание |
| MSum_With_VAT | Сумма с НДС |
| MAmount_VAT | Сумма НДС |
| MPrice_Without_VAT | Цена без НДС |
| MPrice_With_VAT | Цена с НДС |
| MVAT_Rate | Ставка НДС |
| MUnit | Е.И. |
| MAccrual | Р.Б.Период. |
| MSum_Without_VAT | Сумма без НДС |
Частые ситуации
Счёт пришёл раньше товара. Заводите его из заказа: долг зафиксируется, а товар встанет на склад, когда приедет, отдельным поступлением.
Поставщик выставил больше, чем привёз. Не утверждайте: сначала выясните расхождение. Утверждённый счёт исправить можно, только сняв утверждение (снять ОК, исправить, утвердить снова), и система это позволит, пока по счёту нет утверждённого платежа или кредитового акта. Если они уже есть — уменьшение оформляют кредитовым актом. Снимать ОК может только роль с действием «Снимать ОК с документов».
Один счёт на несколько поступлений. Так бывает, когда товар ехал партиями. Строки можно добавить в один документ — главное, чтобы итог совпал с тем, что поставщик выставил.
Счёт за услуги, а не за товар. Заводится вручную, без привязки к поступлению: в строках указывается счёт затрат, а не товар.
Платили вперёд. Предоплата зачитывается на вкладке «Предоплаты» — и сумма к оплате уменьшается на уже уплаченное. Зачесть можно только предоплату этого же поставщика и в валюте счёта. Откуда она там взялась и что с ней стало, показывает история предоплат.
Пора платить. Оплата оформляется платежом поставщику: в строке платежа указывается номер этого счёта, и долг закрывается полностью или частично.
Справочник полей
Шапка
| Поле | Описание |
|---|---|
| Номер | Ваш внутренний номер счёта, присваивается автоматически |
| Оф. номер | Официальный номер, если ваша нумерация отличается |
| Поставщик, Название | Контрагент и его название из карточки |
| № зак. пост. | Заказ, по которому выставлен счёт |
| ОК | Утверждение: создаёт долг и делает проводки |
| Дата операции | Дата, которой долг заходит в учёт |
| Номер сч/ф пост. | Номер документа у поставщика — для сверок |
| Дата оплаты | Когда надо заплатить; после неё долг просрочен. Считается из условий оплаты, вручную не правится |
| Условия оплаты | Из них считается дата оплаты |
| Кред. сч/ф | У кредитового акта — счёт поставщика, который он корректирует; у обычного счёта пусто. Ставит пункт меню «Создать кредитовый акт», в черновике можно ввести или выбрать вручную: список выбора показывает проведённые счета этого поставщика с суммой, а пока поставщика нет — все проведённые; кредитовых актов в нём нет. Введённый номер приносит из него счёт кредиторов и, в той же валюте, курс; поставщик, выбранный после номера, не меняет ни тип, ни условия оплаты, ни валюту с курсом. Кредитовый акт на другой кредитовый акт не сохранится |
| Объекты | Объекты аналитики документа |
| Счет кред. | Счёт, на котором оседает долг перед поставщиком |
| Ответствен. | Кто ведёт этот счёт с вашей стороны |
| Ставка НДС | Ставка, которая расходится по строкам |
| Тип | Обычный / Кредитный / Наличные. Ставится по условиям оплаты, вручную не меняется; кредитовый акт создают из меню счёта |
Строки
| Поле | Описание |
|---|---|
| Товар, Описание | Код позиции и название |
| Е.И., Количество | Единица измерения и количество |
| Серийный № | Серийные номера, если товар учитывается поштучно |
| Цена без НДС | Цена единицы до налога — то, что сверяют с поступлением |
| Цена с НДС | Цена единицы с налогом — то, что стоит в бумаге поставщика |
| Сумма c НДС | Сумма строки с налогом |
| Сумма без НДС | Сумма строки до налога. Колонка есть только при включённых настройках счетов поставщиков: тогда сумму вводят сюда, а НДС добавляется сверху |
Итоги документа
| Поле | Описание |
|---|---|
| Валюта, Курс | Валюта счёта и курс к основной. Валюта приходит из карточки поставщика; если в карточке она задана, счёт в другой валюте не сохранится |
| Всего НДС | Налог по документу |
| Всего без НДС | Сумма до налога |
| Всего с НДС | Сколько вы должны поставщику |