Рахунки-фактури постачальника
Товар уже на складі, а грошей ви ще не віддали. Рахунок-фактура постачальника — документ, який фіксує ваш борг: скільки ви винні, кому і до якої дати.
Де шукати: Модулі → Розрахунки з постачальниками → Регістри → Рахунки-фактури постачальника
Це дзеркало рахунка клієнту, тільки в інший бік. Замовлення постачальнику домовляється, надходження ставить товар на склад, а рахунок:
- створює кредиторську заборгованість — суму, яку ви винні постачальнику;
- робить проведення: витрати або запаси в дебет, борг перед постачальником у кредит, ПДВ окремим рядком;
- призначає дату сплати, з якої борг стає простроченим;
- дає підставу для податкового кредиту з ПДВ.
Складу він не торкається: залишки й собівартість уже записало надходження. І навпаки — без рахунка товар на складі має свою собівартість, але боргу перед постачальником немає: платити нема за чим, і звірка з ним не зійдеться.
Документ живе в модулі Розрахунки з постачальниками.
Шлях документа
Створюється він двома шляхами, і від вибору залежить, що потрапить у рядки:
- з надходження — у рахунок увійде те, що фактично приїхало. Це звичайний випадок: спершу товар, потім папір;
- із замовлення — у рахунок увійде замовлене. Так роблять, коли постачальник виставляє рахунок наперед, до відвантаження.
Розбір на прикладі
Ліворуч від номера — кольорова позначка, і це найкорисніше в журналі. Вона показує, що з рахунком:
| Колір | Що означає |
|---|---|
| Червоний | не оплачений, і термін оплати настав: червоним рахунок стає вже в сам день терміну |
| Жовтий | не оплачений, термін ще не настав (або термін не проставлено) |
| Зелений | затверджений, і відкритого боргу за ним немає: оплачений або повністю закритий кредитовим актом. Готівковий рахунок, рахунок, повністю покритий передоплатою, і кредитовий акт до рахунку зелені одразу після затвердження — боргу за ними не виникає |
| Сірий | не оплачений, але постачальник закритий |
| Без позначки | документ ще не затверджено |
Так журнал одразу відповідає на питання «кому ми винні просто зараз», без кредиторської заборгованості.
П'ять дрилів приїхали надходженням №40, і «Будцентр Плюс» виставив за них рахунок.
У шапці три дати й одне поле, від якого залежить проведення.
«Дата операції» 12/08/2026 — дата, якою борг заходить в облік. «Умови сплати» PP прийшли з картки постачальника, і з них рахується «Дата сплати»: тут це передоплата, тому платіж очікується не пізніше за сам документ. Саме за датою сплати рахунок потрапить у перелік прострочених, якщо гроші не підуть вчасно.
«Номер р/ф пост.» — номер, під яким документ значиться у постачальника. Ваш власний номер (47) і його номер — різні речі, і в звірках потрібен саме його.
«Рах. кред.» 631 — рахунок, на якому осідає борг. Це і є та сама «кредиторка»: за цим рахунком потім видно, скільки ви винні всім постачальникам разом.
«Ставка ПДВ» 20 — код ПДВ для рядків: новий рядок бере його, а зміна ставки в шапці переписує код у всіх рядках. Податковий кредит складається з ПДВ рядків. «Тип» праворуч — звичайний рахунок, кредитовий (тобто зменшує борг) або готівковий.
Рядки
Тут дві колонки цін, і це зручніше, ніж здається: «Ціна без ПДВ» 1 071,25 — те, що порівнюють із надходженням, «Ціна з ПДВ» 1 285,50 — те, що постачальник написав у своєму папері. Сума рядка 6 427,50 — з податком.
Код ПДВ рядка. Вибір товару чи рахунку в рядку ставить рядку код ПДВ шапки (поле «Ставка ПДВ»), а код, вибраний у рядку руками, при цьому замінюється. Суму ПДВ рядок рахує сам за кодом. Якщо в папері постачальника ПДВ рядка інший (скажімо, через округлення), впишіть його в колонку «Сума ПДВ» — код ПДВ рядка лишається, і при затвердженні проводиться саме вписана сума на рахунок податкового кредиту цього коду. Рядок із сумою ПДВ, але без коду ПДВ (наприклад, такий, що прийшов імпортом), програма не затвердить: вона відмовить і підсвітить рядок — виберіть код ПДВ рядка.
Постачальник пише суму без ПДВ. Так буває з орендою, електрикою й іншими послугами: у папері сума без податку, ПДВ нараховано зверху. Щоб не перераховувати руками, увімкніть налаштування рахунків постачальників — у рядках з'явиться колонка «Сума без ПДВ». Введена в неї сума первинна: ПДВ додається зверху за кодом ПДВ рядка, «Сума з ПДВ» рахується сама. Оренда 45 000 без ПДВ із кодом 16% дає ПДВ 7 200 і суму з ПДВ 52 200. Ті самі 45 000, введені в «Суму з ПДВ», означали б борг 45 000 із ПДВ 6 206,90 усередині — податок і борг занижені.
Унизу: «Усього без ПДВ» 5 356,25, «Усього ПДВ» 1 071,25, «Усього з ПДВ» 6 427,50. Тут перше число збігається із сумою надходження №40: надходження в базовій валюті й без фрахту. Загалом звіряйте ціни й кількості рядків: сума надходження — це собівартість у базовій валюті разом із фрахтом і додатковими витратами, тож у валютному надходженні чи з витратами вона законно інша. Не збігаються ціни чи кількості — постачальник виставив не те, що привіз, і розбиратися треба до затвердження.
Що змінилося після затвердження
З'явився борг 6 427,50 на рахунку 631, у головній книзі — проведення. П'ятірки в колонці «Рах/ф» замовлення з'явились ще раніше — коли рахунок зберегли чернеткою: ця колонка рахує й незатверджені рахунки. Товар на складі при цьому не ворухнувся: його поставило туди надходження того самого дня.
Які проводки робить документ
Тут з'являється те, чого не було в надходженні, — борг перед постачальником і податковий кредит:
| Дт | Кт | Сума | Що це |
|---|---|---|---|
| 685 | 631 | 5 356,25 | вартість товару без податку |
| 6442 | 631 | 1 071,25 | ПДВ за рахунком постачальника |
Сума за кредитом — 6 427,50, рівно стільки ви винні постачальнику. За дебетом борг розкладено на дві частини: сама вартість товару і податок, який ви потім зарахуєте.
Пара «надходження + вхідний рахунок» і замикає коло: надходження привезло товар на склад, рахунок перетворив це на зобов'язання. Якщо рахунок не завести, товар лишиться на складі за собівартістю надходження — із неї й піде витрата при продажу, — але зобовʼязання перед постачальником не зʼявиться: платіж не буде чим закрити, а звірка з постачальником не зійдеться.
Проводку рахунок постачальника робить, лише якщо в налаштуванні «Записи із підсистем» на вкладці «Розрахунки» стоїть позначка «Рахунки-фактури постачальника»; без неї документ проводиться без запису операцій і без попередження.
Звідки беруться рахунки
- Рахунок боргу (кредит) стоїть у шапці — поле «Рах. кред.». Підставляється він не із загального налаштування, а за постачальником: спершу рахунок із його картки, потім із категорії постачальника, і лише в останню чергу загальний рахунок із налаштування «Використання фінансових рахунків», закладка «Кредитори», поле «Кредитори». Тому розрахунки з іноземним і вітчизняним постачальником можуть автоматично лягати на різні рахунки — якщо це закладено в їхніх категоріях.
- Рахунок вартості (дебет) живе в рядках. При створенні рахунка з надходження він приходить звідти: якщо в налаштуванні «Записи із підсистем» на закладці «Логістика» стоїть позначка «Надходження» (надходження роблять проведення), — той самий рахунок, на який надходження кредитувало закупівлю; без цієї позначки — складський рахунок рядка надходження.
- Податковий рахунок визначається кодом ПДВ у рядку: у кожного коду свій рахунок податкового кредиту.
- Оплата готівкою. Якщо умова оплати готівкового типу, замість рахунка розрахунків кредитується касовий рахунок цієї умови: борг не виникає, гроші вважаються відданими одразу.
- Витрати майбутніх періодів. Якщо в рядку вказано код графіка розподілу (колонка «В.М.Період.»), дебет іде на рахунок-накопичувач із графіка, а не на рахунок із рядка, і створюється симуляція майбутніх списань за частками.
Порядок роботи
1. Створити
З картки надходження — «Створити Рах/ф постачальника»; рядки перенесуться з фактичними кількостями (за вирахуванням уже виставленого за цим надходженням). Надходження має бути затверджене: з чернетки рахунок не створиться. Або з замовлення, якщо платите наперед. Вручну заводять рахунки без товару — за послуги, оренду, комунальні платежі.
2. Звірити з папером постачальника
Внесіть «Номер р/ф пост.» і звірте ціни й кількості рядків із надходженням і папером постачальника. Розбіжність означає, що або ціна змінилася, або приїхало не те. Із сумою надходження «Усього без ПДВ» збігається лише тоді, коли надходження в базовій валюті й без фрахту та додаткових витрат: сума надходження — собівартість.
3. Перевірити дату сплати
«Дата сплати» рахується з умов сплати від дати операції, і руками її не поправити: поле лише для читання. Домовились про інший строк — виберіть інші умови сплати. За цією датою рахунок вважатимуть простроченим. Якщо рахунок уже затверджено, а платити домовились пізніше, строк не чіпайте: меню документа → «Плануємо оплатити…» — платіжний календар поставить рахунок на нову дату.
4. Затвердити
ОК і зберегти. Борг з'явився, проведення зроблені, і тепер у документі правиться лише «Коментар». Зняти ОК може лише користувач, у ролі якого є дія «Знімати ОК із документів».
5. Далі — з меню документа
- «Створити платіж постачальнику» — коли платите;
- «Плануємо оплатити…» — коли заплатите пізніше за строк: платіжний календар поставить рахунок на цю дату, а сам рахунок і його строк не зміняться (Очікувані дати оплати). Лише для затвердженого рахунку;
- «Створити ПН» — податкова накладна отримана;
- «Створити кредитовий акт» — коли постачальник зменшує суму. У чернетку кредитового акта потрапляють рядки рахунку за вирахуванням уже кредитованого кредит-нотами цього рахунку — і створеними з повернень постачальнику, зокрема ще не затвердженими; кредитувати нічого — «На всі товари створені кредитові рахунки-фактури!». ПДВ рядка в чернетці — залишок ПДВ рядка рахунку, а не ставка від ціни: повний кредитовий акт дзеркалить рахунок і тоді, коли ПДВ у ньому набрали вручну;
- «Статус рах./ф.» — що з цим рахунком уже сталося;
- «Створити ОЗ» — якщо купували основний засіб;
- «Відкрити запис операції» — проведення в головній книзі.
Як переконатися, що документ правильний
- Ціни рядків — ті самі, що в надходженні, а кількості — те, що за ним ще не виставлено: якщо частина товару вже увійшла в інший рахунок за цим надходженням або в рахунок на передоплату за замовленням, новий рахунок несе лише залишок. Кредит-нота до такого рахунку повертає кредитоване в залишок: після сторно рахунку новий рахунок із того самого надходження знову запропонує товар і фрахт (для надходження без замовлення — з 11.10.2026, доти кредит-ноту з рахунку він не бачив). Сума надходження — собівартість у базовій валюті з фрахтом і витратами, тож з «Усього без ПДВ» вона збігається лише без валюти й витрат.
- «Номер р/ф пост.» заповнений — без нього звірка з постачальником перетворюється на пошук навпомацки.
- «Умови сплати» ті, про які домовились, а не типові з картки: «Дата сплати» рахується з них і руками не правиться.
- Коди ПДВ рядків ті, що в папері постачальника: податковий кредит і проведення складаються з ПДВ рядків. «Ставка ПДВ» у шапці — лише значення для рядків, і її зміна переписує код у всіх рядках. Код ПДВ стоїть у кожному рядку з ПДВ: рядок із сумою ПДВ без коду програма не затвердить.
- Після затвердження «Відкрити запис операції» показує проведення: борг з одного боку, запаси й ПДВ з іншого.
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| VI_OK | ОК |
| VI_No | Номер |
| VI_Vendor_Code | Постачальник |
| VI_Offcial_Number | Оф. номер |
| VI_Vendor_Name | Назва |
| VI_Purchase_Order_Number | № зам. пост. |
| VI_Total_With_VAT | Усього з ПДВ |
| VI_Total_VAT | Усього ПДВ |
| VI_Total_Without_VAT | Усього без ПДВ |
| VI_Currency | Валюта |
| VI_From_Rate | Курс |
| VI_To_Rate | До курсу |
| VI_Trans_Date | Дата операції |
| VI_Invoice_Number | Номер р/ф пост. |
| VI_Pay_Date | Дата сплати |
| VI_Payment_Terms | Умови сплати |
| VI_Cred_Acc | Рах. кред. |
| VI_Responsible | Відповідальн. |
| VI_Tax_Rate | Ставка ПДВ |
| VI_Cred_Inv | Кред. рах/ф |
| VI_Objects | Об'єкти |
| VI_Not_Transfer_Matrix_Objects | Не передавати об'єкти з матриці в запис операції |
| VI_Type | Тип |
Поля рядків:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| MNo | Номер позиції рядка |
| MAccNumber | Рахунок |
| MObjects | Об'єкти |
| MName | Назва |
| MItem | Товар |
| MQuantity | Кількість |
| MSerialNumber | Серійний № |
| MDescription | Опис |
| MSum_With_VAT | Сума з ПДВ |
| MAmount_VAT | Сума ПДВ |
| MPrice_Without_VAT | Ціна без ПДВ |
| MPrice_With_VAT | Ціна з ПДВ |
| MVAT_Rate | Ставка ПДВ |
| MUnit | О.В. |
| MAccrual | В.М.Період. |
| MSum_Without_VAT | Сума без ПДВ |
Часті ситуації
Рахунок прийшов раніше за товар. Заводьте його із замовлення: борг зафіксується, а товар стане на склад, коли приїде, окремим надходженням.
Постачальник виставив більше, ніж привіз. Не затверджуйте: спершу з'ясуйте розбіжність. Затверджений рахунок виправити можна, лише знявши затвердження (зняти ОК, виправити, затвердити знову), і система це дозволить, поки за рахунком немає затвердженого платежу чи кредитового акта. Якщо вони вже є — зменшення оформлюють кредитовим актом. Знімати ОК може лише роль із дією «Знімати ОК із документів».
Один рахунок на кілька надходжень. Так буває, коли товар їхав партіями. Рядки можна додати в один документ — головне, щоб підсумок збігся з тим, що постачальник виставив.
Рахунок за послуги, а не за товар. Заводиться вручну, без прив'язки до надходження: у рядках вказується рахунок витрат, а не товар.
Платили наперед. Передоплата зараховується на вкладці «Передплати» — і сума до сплати зменшується на вже сплачене. Зарахувати можна лише передоплату цього ж постачальника і в валюті рахунку. Звідки вона там узялася й що з нею стало, показує історія передоплат.
Час платити. Оплата оформлюється платежем постачальнику: у рядку платежу вказується номер цього рахунку, і борг закривається повністю або частково.
Довідник полів
Шапка
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Ваш внутрішній номер рахунка, присвоюється автоматично |
| Оф. номер | Офіційний номер, якщо ваша нумерація відрізняється |
| Постачальник, Назва | Контрагент і його назва з картки |
| № зам. пост. | Замовлення, за яким виставлено рахунок |
| ОК | Затвердження: створює борг і робить проведення |
| Дата операції | Дата, якою борг заходить в облік |
| Номер р/ф пост. | Номер документа у постачальника — для звірок |
| Дата сплати | Коли треба заплатити; після неї борг прострочений. Рахується з умов сплати, руками не правиться |
| Умови сплати | З них рахується дата сплати |
| Кред. рах/ф | У кредитового акта — рахунок постачальника, який він коригує; у звичайного рахунку порожнє. Ставить пункт меню «Створити кредитовий акт», у чернетці можна ввести чи вибрати вручну: список вибору показує проведені рахунки цього постачальника із сумою, а поки постачальника немає — усі проведені; кредитових актів у ньому немає. Введений номер приносить із нього рахунок кредиторів і, у тій самій валюті, курс; постачальник, вибраний після номера, не змінює ні тип, ні умови оплати, ні валюту з курсом. Кредитовий акт на інший кредитовий акт не збережеться |
| Об'єкти | Об'єкти аналітики документа |
| Рах. кред. | Рахунок, на якому осідає борг перед постачальником |
| Відповідальн. | Хто веде цей рахунок з вашого боку |
| Ставка ПДВ | Ставка, яка розходиться по рядках |
| Тип | Звичайний / Кредитний / Готівка. Ставиться за умовами сплати, руками не змінюється; кредитовий акт створюють із меню рахунку |
Рядки
| Поле | Опис |
|---|---|
| Товар, Опис | Код позиції та назва |
| О.В., Кількість | Одиниця виміру і кількість |
| Серійний № | Серійні номери, якщо товар обліковується поштучно |
| Ціна без ПДВ | Ціна одиниці до податку — те, що звіряють із надходженням |
| Ціна з ПДВ | Ціна одиниці з податком — те, що стоїть у папері постачальника |
| Сума з ПДВ | Сума рядка з податком |
| Сума без ПДВ | Сума рядка до податку. Колонка є лише з увімкненим налаштуванням рахунків постачальників: тоді суму вводять сюди, а ПДВ додається зверху |
Підсумки документа
| Поле | Опис |
|---|---|
| Валюта, Курс | Валюта рахунка і курс до основної. Валюта приходить із картки постачальника; якщо в картці її задано, рахунок в іншій валюті не збережеться |
| Усього ПДВ | Податок по документу |
| Усього без ПДВ | Сума до податку |
| Усього з ПДВ | Скільки ви винні постачальнику |