Видані ПН
Податкова накладна, яку ви виписуєте покупцеві: документ, що переносить ваше податкове зобов'язання з ПДВ у розрахунки з бюджетом і потім іде на реєстрацію в ЄРПН. У системі накладна не набирається руками — вона створюється з рахунку, а на повернення чи зміну ціни виписується розрахунок коригування.
Де шукати: Модулі → Розрахунки з клієнтами → Регістри → Видані ПН
Як накладна з'являється
У картці проведеного рахунку в меню документа є пункт «Створити ПН»:
- зі звичайного рахунку створюється сама накладна: система переносить рядки, суми й ставки ПДВ, підставляє вид накладної з налаштування ПДВ і одразу відкриває готовий документ. Рахунок мусить бути затверджений — інакше з'явиться повідомлення «Затвердіть документ перед створенням ПН»;
- з кредит-ноти (рахунку типу «Кредитний») відкривається новий, ще не збережений розрахунок коригування до накладної сторнованого рахунку: рядки зі знаком мінус і причиною 103. Якщо на той рахунок накладної немає, з'явиться «Не знайдено ПН на дану рахунок-фактуру»;
- повторний виклик на тому самому рахунку скаже «ПН на всі товари створено!» — двічі накладна не виписується.
Якщо рахунок закритий передоплатами повністю, система теж не створить накладну: аванс уже мав власну накладну.
Розбір на прикладі
Дві накладні січня 2028: сама накладна №3 і коригування №4 до неї.
Накладна №3 виписана з рахунку №160 на ФОП Гнатюка: три блоки живлення по 1200,00, разом 3600,00 без ПДВ, ПДВ 720,00, з ПДВ 4320,00.
Що варто прочитати в шапці:
- Номер — внутрішній номер у реєстрі; Оф. сер. номер — номер, під яким накладна піде до податкової (нумерація окрема й наскрізна);
- Вид ПН — код із довідника типів; тут ПНЕ, «податкова накладна електронна». Підставляється з налаштування ПДВ;
- Номер рахунку-фактури — документ-підстава, з якого накладну створено (160). Через нього накладна й пов'язана з продажем;
- Рахунок ПДВ — рахунок податку з коду ПДВ першого рядка (6412); саму проводку роблять рахунки кодів рядків — див. «Проводки»;
- Причина невидачі ПН — заповнюється, коли накладна покупцеві не видається (наприклад, постачання неплатнику); коди — у довіднику причин;
- Відповідальний і Підтвердив — хто склав і хто затвердив;
- Експортований — прапорець ставить вивантаження для M.E.Doc після того, як файл сформовано: служба чи пункт «Експорт для Медок» картки (див. «Вивантаження в M.E.Doc»);
- Відмова в реєстрації — позначка, що ЄРПН накладну не прийняв.
Проведена накладна замкнена — і у вікні, і для API та ІІ-агента. Змінювати можна лише Відмова в реєстрації та Експортований: це не зміст накладної, а її доля після відправки, і про відмову дізнаються вже після проведення. Будь-яку іншу зміну, зокрема «Обнулити ПН», система відхиляє повідомленням «Проведений документ правити не можна!»: спершу зніміть ОК, внесіть зміну і проведіть накладну знову.
У рядках — код товару чи послуги, одиниця виміру, кількість, ціна, знижка й сума з ПДВ. Одиниця виміру потрібна не лише для друку: без неї вивантаження XML для M.E.Doc не сформується.
Розрахунок коригування
Коригування — така сама накладна, але з увімкненою позначкою «Коригуюча», видом РКЕ і посиланням на оригінал у полі «Номер ориг. ПН» (тут 3). Рядок стоїть зі знаком мінус: −1 шт × 1200,00 = −1440,00 з ПДВ, і в ньому вказано номер рядка оригінальної накладної, який коригується.
Кожен рядок коригування має причину з довідника причин коригування — у прикладі 103, «повернення товару або авансових платежів». Створення з кредит-ноти ставить її саме; причину, вказану вручну, система шукає в довіднику, але порожню не забороняє — стежте за нею самі.
⚠️ Система не перевіряє, чи не «пішла кількість у мінус». Якщо виписати кілька коригувань на одну накладну, вони просто підсумуються — контроль за тим, щоб повернули не більше, ніж продали, лишається на бухгалтері. Побачити результат допомагає звіт статусу податкових накладних: він показує, скільки лишилось у накладній після всіх коригувань.
Вивантаження в M.E.Doc
Одну накладну вивантажує пункт меню документа «Експорт для Медок» у її картці, усі за період — служба вивантаження. Пункт формує один XML-файл у форматі M.E.Doc (кодування windows-1251) і ставить накладній позначку «Експортований» одразу, ще до того, як браузер збереже файл.
- У файл іде збережена накладна. Нову чи зі змінами, яких ще не збережено, спершу збережіть — інакше «Будь ласка, збережіть документ!».
- Уже вивантажену накладну пункт удруге не вивантажує: «Документ уже експортовано!». Щоб вивантажити ще раз, зніміть «Експортований».
- Звичайна накладна без рядків не вивантажується: «Податкова накладна … не має рядків — вивантажувати нічого». Коригування без рядків (виправлено лише реквізити шапки) вивантажується.
- Решта вимог ті самі, що в службі: реквізити фірми, одиниця виміру й ставка ПДВ у кожному рядку, покупець у «Контактах», відповідальний у «Користувачах», заповнений «Оф. сер. номер». Без будь-чого з цього вивантаження відмовляє й називає номер накладної — перелік відмов у статті служби.
Проводки
Затвердження накладної переносить ПДВ із «непідтвердженого» зобов'язання в розрахунки з бюджетом:
| Дт | Кт | Сума | Що це |
|---|---|---|---|
| 6432 | 6412 | 720,00 | податкове зобов'язання підтверджено накладною |
Коригування робить зворотний запис на свою суму (Дт 6412 — Кт 6432 на 240,00). Рахунки беруться з коду ПДВ кожного рядка в налаштуванні ПДВ — колонки «Под.зоб непідтверд.» і «ПДВ» цього коду: у звичайної накладної дебет — перший, кредит — другий, у коригування, з його від'ємними сумами, навпаки; рядки з різними кодами дають кожен свою пару. Поле «Рахунок ПДВ» документа в проводку не йде. Якщо в коду з ненульовим податком рахунок не заповнено, накладна не проведеться й назве рядок.
Типові ситуації
«Створити ПН» відповідає «Затвердіть документ…». Рахунок не затверджено — спершу поставте ОК.
Накладна не створюється: «Поле «Ставка ПДВ» — обов'язкове». У рядку рахунку не була вказана ставка ПДВ: рядок переноситься в накладну, а накладна без коду ПДВ у рядку не зберігається. Для рахунку із замовлення, де ставки ПДВ немає ні в шапці, ні в жодному рядку, повідомлення інше — «Не вказано ставку ПДВ у замовленні на продаж № …» з номером замовлення. Перевірте колонку ставки в рахунку.
Треба виписати накладну на аванс. Її створює не рахунок, а платіж-передоплата; у самій накладній номер авансу видно в полі «Передоп. №».
Покупець повернув частину товару. Виписуєте кредит-ноту на повернуту кількість, з неї — розрахунок коригування. Важливо саме кількість: коригування сторнує рядок у тій кількості, що стоїть у кредит-ноті.
Накладну не прийняв ЄРПН. Поставте позначку «Відмова в реєстрації» — це можна зробити й у проведеній накладній, ОК знімати не треба. Так документ лишиться в обліку з позначкою, що реєстрації немає.
«Проведений документ правити не можна!» Накладна проведена, а змінили щось, крім «Відмова в реєстрації» та «Експортований». Зніміть ОК (потрібне право «Знімати ОК із документів»), поправте і проведіть знову.
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| VATInvoicesIssued_OK | ОК |
| VATInvoicesIssued_Number | Номер |
| VATInvoicesIssued_OfficialNumber | Оф. сер. номер |
| VATInvoicesIssued_CustomerAddress | Адреса клієнта |
| VATInvoicesIssued_Customer | Клієнт |
| VATInvoicesIssued_CustomerName | Ім'я клієнта |
| VATInvoicesIssued_InvExp | В електронному вигляді |
| VATInvoicesIssued_Corrective | Коригуюча |
| VATInvoicesIssued_Date | Дата |
| VATInvoicesIssued_PayDate | Дата сплати |
| OBJ_No | Об'єкти (код) |
| OBJ_Comment | Об'єкти (назва) |
| VATInvoicesIssued_OriginVATInvoice | Номер ориг. ПН |
| VATInvoicesIssued_OrderNumber | Номер замовлення кл. |
| VATInvoicesIssued_InvoiceNumber | Номер рахунку-фактури |
| VatType_No | Вид ПН (код) |
| VatType_Desc | Вид ПН (назва) |
| VATInvoicesIssued_PrepNo | Передоп. № |
| VatFailRes_No | Причина невидачі ПН (код) |
| VatFailRes_Desc | Причина невидачі ПН (назва) |
| VATInvoicesIssued_OKPerson | Відповідальний |
| VATInvoicesIssued_OKBy | Підтвердив |
| Acc_No | Рахунок ПДВ (код) |
| Acc_Comment | Рахунок ПДВ (назва) |
| VATInvoicesIssued_RefusalOfRegistration | Відмова в реєстрації |
| VATInvoicesIssued_Expored | Експортований |
| VATInvoicesIssued_TotalWithoutVAT | Усього без ПДВ |
| VATInvoicesIssued_TotalVAT | Усього ПДВ |
| VATInvoicesIssued_TotalWithVAT | Усього з ПДВ |
Поля рядків:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| MNo | Номер позиції рядка |
| MCode | Код товару |
| MUnitCode | О.В. |
| MQty | Кількість |
| MDescription | Опис |
| MCNCode | Код УКТЗЕД |
| MImported | Імпортний |
| MPrice | Ціна |
| MRebate | Знижка |
| MSumWithVAT | Сума з ПДВ |
| MAmountVAT | Сума ПДВ |
| MSerialNumber | Серійний № |
| MObjects | Об'єкти |
| MInvoiceNumber | № р/ф |
| MInvoiceRowNumber | № рядку рах.ф |
| MVATInvoiceRowNo | Номер рядка в ПН |
| MAdjustmentReason | Код причини коригування |
| MVATRate | Ставка ПДВ |
| MAdjustmentGroupNumber | № групи коригування |
Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника: