Записи операцій
Реєстр усіх бухгалтерських проводок — «сирі» записи, з яких складається кожен фінансовий звіт: оборотка, Головна книга, P&L і решта читають саме ці рядки. Більшість записів створюють документи автоматично при проведенні; вручну сюди заходять за коригуваннями, нетиповими операціями і — найчастіше — щоб подивитись, ЩО саме документ зробив в обліку.
Де шукати: Модулі → Фінанси (також у модулях: Обслуговування бази даних) → Регістри → Записи операцій
Розбір на прикладі
Запис №110 — автоматична проводка рахунку-фактури (продаж ТОВ «Будівельник»):
- У шапці: Документ — РАХУНКИ-ФАКТУРИ (ким створено; у ручних записів тут рік запису, наприклад 2025), дата, коментар з контрагентом, користувач і версія.
- Рядки — подвійний запис у дії: Дт 361 / Кт 702 на 1 141,20 (дохід у борг), Дт 702 / Кт 6432 на 190,20 (ПДВ вирахувано з доходу), і три пари Дт 902 / Кт 281 (собівартість по кожному товару рядка).
- Колонка «Кор.» — номер групи кореспонденції: рядки однієї групи разом дають збалансовану пару. Саме по цих групах шахматка знаходить кореспондентів.
- Внизу контроль: Різниця 0,00, суми дебету й кредиту рівні — незбалансований запис зберегти не вдасться.
Звідки беруться записи
- Автоматично — кожен документ при проведенні (OK) створює свій запис: рахунки-фактури, платежі, надходження, наряди, каса. Un-OK документа реверсує/прибирає запис.
- Вручну — кнопкою «Новий»: коригування, нарахування зарплати, курсові різниці, будь-що нетипове. Обов'язково збалансовано. Ручний ввід підкоряється правилам: рахунки з-під контролю рахунків руками не вводяться, а де ввімкнено контроль типів об'єктів — без аналітики рядок не збережеться.
- Кожне збереження оновлює вітрину швидких залишків — звіти бачать запис одразу.
Важливо: правити АВТОМАТИЧНИЙ запис руками — майже завжди погана ідея: при перепроведенні документ перезапише зміни. Коригуйте окремим ручним записом.
Поля
| Поле | Призначення |
|---|---|
| Номер, Дата | Номер запису і дата операції (день, у який суми ляжуть у звіти) |
| Коментар, Назва, Посил. | Людський опис; у автоматичних — контрагент і валюта документа |
| Документ, Версія | Тип документа-джерела і версія запису (росте при перепроведенні) |
| Користувач, Дата внес. змін | Хто і коли востаннє чіпав |
| Рядки: Рахунок, Об'єкти, Опис | Рахунок проводки, об'єкти аналітики, назва рахунку |
| Рядки: Дебет, Кредит | Сума на відповідній стороні (в одному рядку — лише одна сторона) |
| Рядки: Кор. | Група кореспонденції — які рядки утворюють збалансовану пару |
| Сторінки B, C | Валютні суми і додаткові атрибути рядка |
Часті ситуації
«Різниця» не нуль — не зберігається. Так і задумано: подвійний запис вимагає Дт = Кт. Допишіть другу сторону або виправте суму.
Запис є, а документа-джерела не видно. Якщо в полі «Документ» стоїть рік (наприклад, 2025), запис ручний, і документа за ним немає. Хто його вніс, видно в полі «Користувач».
Як відкрити документ, що зробив запис. Меню картки запису → «Відкрити оригінальний запис» (F2). Записи виробництва, операцій виробництва, закриття періодів і купівлі/продажу валют несуть у полі «Документ» назву стадії (наприклад, «Початок виробництва» чи «Продаж Валюти»), але відкривається сам документ — «Виробництво», «Операції виробництва», «Закриття періодів» чи «Купівля/продаж валют». Записи основних засобів відкривають рядок «Історії основних засобів». Документ відкриється, якщо вам дозволено переглядати його реєстр.
Виправив запис фактури, а після перепроведення все злетіло. Автоматичні записи належать документам. Потрібне коригування — робіть окремий ручний запис, він переживе будь-які перепроведення.
Номери записів різної довжини, а той самий номер буває у двох записах. Номер унікальний лише в межах типу запису (поле «Документ»): рахунок-фактура №110 і платіж №110 — два різні записи. Звідки береться номер:
- запис документа отримує номер самого документа — рахунок-фактура №110 дає запис №110 типу «РАХУНКИ-ФАКТУРИ»;
- ручний запис — наступний номер у межах року;
- записи служб основних засобів — «Експлуатація ОЗ» (служба «Створення записів із введення в експлуатацію») і «Амортизація ОЗ» — наступний номер після найбільшого серед усіх записів компанії, хоч якого типу.
Старі записи «Експлуатація ОЗ» мають коротший номер — внутрішній номер картки ОЗ: так служба нумерувала їх раніше. Номери цих записів не змінюються, а запис і далі знаходиться за інвентарним номером картки.
Дата запису ≠ дата документа. Для звітів важлива саме дата запису операції (fTransDate рядків) — за нею суми потрапляють у період.
Треба переглянути записи за період разом, з рядками. Список показує лише шапки записів. Журнал записів операцій показує записи цілими — з рядками й підсумками — і відбирає їх за рахунком чи об'єктом.