Перейти до змісту

Виставлення рахунків по контрактах

Служба, яка перетворює контракти на рахунки-фактури або рахунки клієнтам — що саме, вирішує перемикач «Створити» в самому контракті. Вона проходить по затверджених контрактах, для кожного рахує дату чергового рахунку і створює всі рахунки, що припадають на заданий період. Це та сама «абонплата, що виставляється сама» — тільки запускати її можна і руками, і за розкладом.

Де шукати: Модулі → Рахунки клієнтам → Служби → Виставлення рахунків по контрактах

Меню: Модулі → Рахунки клієнтам → Служби → Виставлення рахунків по контрактах.

Розбір на прикладі

Вікно служби

«Період» — головний параметр: до якої дати виставляти рахунки цього прогону. Служба створює рахунки за всі ще не виставлені періоди контракту, дата яких не пізніша за кінець «Періоду», — і ті, що мали з'явитися раніше за його початок, теж. Якщо контракт щомісячний, а період охоплює два місяці, буде два рахунки одразу.

Решта полів — звуження, всі необов'язкові:

  • «Категорія клієнта» і «Класифікація» — обробити лише контракти клієнтів цієї категорії чи класифікації;
  • «Клієнт» — контракти одного клієнта;
  • «Відділ» — контракти свого відділу;
  • «Контракт» — один конкретний контракт.

Кнопка «Виконати» — прогін зараз; «За розкладом» — поставити в розклад завдань. Типовий бойовий режим — щоденний прогін із періодом «сьогодні»: тоді рахунки з'являються рівно в розраховані дати. За розкладом період щоразу зсувається: довжина та сама, що при постановці, а закінчується він днем запуску.

Після прогону служба показує підсумок «Оброблено: …, пропущено: …, помилок: …»; якщо частину періодів лишено менеджеру — ще рядок «Періодів не виставлено, потрібна перевірка менеджера (див. задачі): …», а на кожну помилку — рядок «Контракт №…: причина».

Що вона робить з кожним контрактом

  1. Бере тільки затверджені (OK) контракти, чий строк дії перетинається з періодом прогону, і в яких є хоч один рядок.
  2. Рахує дату чергового рахунку від межі періоду контракту: «до періоду» — мінус стільки-то днів, «після періоду» — плюс.
  3. Якщо дата не пізніша за кінець періоду прогону, а документа за цей період ще немає, — створює документ, вибраний у контракті перемикачем «Створити» («Рахунки-фактури» чи «Рахунки клієнтам»): рядки й умови оплати з контракту, у рахунку-фактурі — ще й строк сплати за цими умовами, «Рахунок продаж.» із контракту (порожній — з умов), а «Оновити склад» — за налаштуванням «Списувати склад по рах/ф». Документ не затверджений — провести його маєте ви. Період уже покрито, якщо є документ, звʼязаний із цим контрактом, із датою в межах періоду, — тоді служба його пропускає.
  4. Якщо звʼязаного документа немає, але за період є документ того самого виду тому самому клієнту, не звʼязаний ні з яким контрактом і хоча б з одним товаром контракту (схоже, бухгалтер виставив його руками), служба нового не створює: «Продавець» контракту (а якщо його немає — той, хто запустив службу) отримує задачу перевірити цей документ. Повторний прогін нової задачі на той самий період не заводить.
  5. Пише в контракт дату останнього рахунку і зсуває внутрішній якір на наступний період. Тому повторний прогін дублікатів не робить: усе, по що вже виставлено, пропускається.
  6. Зв'язує документ і контракт посиланнями в обидва боки. Якщо якийсь із раніше створених документів видалили — прогін помітить дірку і відтворить документ (за тим самим правилом: ручний документ без звʼязку не дублюється, а йде менеджеру).
  7. Кожен контракт обробляється окремо: помилка в одному відкочує лише його документи цього прогону, решта контрактів виставляються.

Типові ситуації

  • «Оброблено: 0», хоча контракти є. За порядком: чи стоїть у контракті OK; чи має він рядки; чи перетинається строк дії з періодом прогону; чи не звузили ви прогін фільтром (клієнт, відділ, категорія); чи не покрито період уже звʼязаним документом або не лишено менеджеру — тоді в підсумку є рядок про перевірку менеджера, а в нього — задача.
  • Очікували рахунок, а його немає. Подивіться дату: при «до періоду» з N днів рахунок за наступний місяць з'являється за N днів до його початку — можливо, він просто ще не «настав». Розширте період прогону і повторіть.
  • Рахунків забагато. Період прогону охопив кілька періодів контракту — це штатно: служба довиставляє все, що припало на дати до кінця вказаного періоду, зокрема пропущене раніше.
  • Рахунок створився, але не проводиться сам. Так і задумано: служба готує документи, а затвердження лишає людині.
  • Відмова про реєстр, спільний з іншою компанією. Якщо контракти ваша компанія бере в спільне користування з іншої, служба відмовить: рахунки за спільними контрактами виставляє лише компанія, якій вони належать.

Поруч