Групи товарів
Група — це відповідь на питання «що це взагалі за товар»: електроінструмент, витратні матеріали, засоби захисту. Картка товару належить не більше ніж одній групі (поле можна лишити й порожнім), і саме за групою потім складають звіти, будують знижки й відбирають позиції в прайсах.
Де шукати: Модулі → Склад → Регістри → Групи товарів
Друга робота групи менш очевидна: у ній можна задати рахунки обліку й ставку ПДВ одразу для цілого сімейства товарів.
Розбір на прикладі
У демонстраційній компанії групи описують асортимент інструментального магазину: електроінструменти, акумуляторний інструмент, ручний інструмент, витратні матеріали, будівельне обладнання, засоби індивідуального захисту, запасні частини для сервісу й сервісні роботи.
Група АКІ «Акумуляторний інструмент» — та, до якої належить дриль зі статті про картку товару. Крім коду й назви, у картці група має закладку «Рахунки»:
- Рахунок собівартості — на нього піде собівартість при продажу;
- Рахунок вартості ТМЦ — на ньому лежить сам товар, поки він на складі;
- Рахунок витрат — підставляється в рядок рахунку-фактури постачальника, коли в ньому вибирають товар групи. У виробництві і виробничих операціях він потрібен лише нескладським позиціям (роботам, послугам): їхня вартість проводиться через цей рахунок, а без нього в картці товару й у групі документ не проведеться. Складський матеріал виробництво списує з рахунку вартості ТМЦ;
- Рахунок виручки — на нього піде виручка рядків із товарами групи (без ПДВ) у рахунку-фактурі, кредит-ноті й чеку каси; повернення дебетує його ж;
- ПДВ — код ПДВ для рядків із товарами групи. У документах продажу рядок бере його, коли коду немає ні в картці клієнта, ні в картці товару; у розмитненні — коли його немає в картці товару. Код, якого немає в довіднику ставок ПДВ, пропускається, і рядок бере код із загальної настройки.
Чому в демонстраційній базі ці поля порожні
Рахунок для проводки система шукає ланцюжком і зупиняється на першому заповненому рівні. Повний ланцюжок — у рахунку вартості ТМЦ:
картка товару → група товарів → склад → загальна настройка «Використання фінансових рахунків»
У рахунку собівартості рівня складу немає: картка товару → група товарів → загальна настройка. У рахунку витрат немає й загальної настройки — лише картка товару і група. У виручки свій ланцюжок: рядок документа → група товарів → загальна настройка (рахунок продажу в налаштуванні «Використання фінансових рахунків», а для кредит-ноти — рахунок повернень звідти ж). Рівнів картки товару й складу для неї немає. Рахунок самого рядка — він приходить, наприклад, із рядка комерційної пропозиції, замовлення клієнта чи договору оренди — перебиває і групу, і шапку; «Рахунок продаж.» у шапці рахунку-фактури перебиває групу.
На стенді рахунки задані на рівні складу: «Склад товарів» — 281, «Склад запчастин» — 207. Товар і запчастини лежать на різних рахунках саме тому, що різні склади. Якби ми заповнили рахунок у групі, він перебив би склад — і запчастини поїхали б на рахунок товарів.
Звідси правило: рахунки в групі заповнюють тоді, коли облік ділиться за видом товару, а не за місцем зберігання. Якщо ділиться за складом — лишайте групу порожньою.
Типові ситуації
Перенести товар в іншу групу. Достатньо змінити поле в картці. Документи зберігають код товару, а не групу, тому старі звіти після переносу перерахуються по-новому — минуле не «застигає».
Групу, на яку посилаються, видалити не можна. Якщо групу тримають картки товарів (або матриця знижок, прайс-лист комерційної пропозиції, серія номерів для генерації коду товарів, коди eTIMS груп товарів у версії для Кенії), видалення відмовить і назве, де вона використовується. Захист навмисний: картки лишилися б із кодом групи, якої немає, а рахунки з групи перестали б підставлятися в документи. Порядок такий: спершу перенесіть товари в іншу групу, і лише потім видаляйте порожню.
Група і класифікація — різні речі. Група одна на товар і відповідає на питання «що це». Класифікація (поле в картці) — мітки з довідника класифікацій, їх може бути кілька, і потрібні вони для відбору у звітах та інвентаризації.
Код нового товару за групою. Якщо в картці нового товару не вписати код, система видасть його сама — з діапазону, заданого для групи товару в налаштуванні «Серії номерів для генерації коду товарів», а коли для групи рядка немає — із загального.
Дві групи з однаковою назвою. Друга група з назвою, яка вже є, не збережеться: «Група з такою назвою вже існує!» Порівняння дослівне — назва, що відрізняється лише великими й малими літерами, пройде, і звіт по групі покаже два окремі рядки. Тримайте довідник охайним.
Куди дивитися далі
- Товари/Послуги — де група вибирається;
- Склади і використання фінансових рахунків — решта рівнів ланцюга рахунків;
- Матриця знижок — знижку можна задати одразу на групу;
- Звіт за замовленнями постачальникам — приклад звіту з відбором за групою.
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| ItemGroup_No | Код |
| ItemGroup_Comment | Назва (Код) |
| ItemGroup_StockAcc_Comm | Назва (Рахунок вартості ТМЦ) |
| ItemGroup_ExpAcc_Comm | Назва (Рахунок витрат) |
| Acc_No | Рахунок собівартості (код) |
| Acc_Comment | Рахунок собівартості (назва) |
| ItemGroup_VAT | ПДВ |
| ItemGroup_StockAcc_No | Рахунок вартості ТМЦ |
| ItemGroup_ExpAcc_No | Рахунок витрат |
Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника:
- Рахунок собівартості — Рахунки