Контакти

Єдиний довідник усіх, з ким працює фірма: клієнти, постачальники, контактні особи, потенційні замовники. Окремих довідників «клієнти» і «постачальники» в системі немає — є один список, а роль задають галочки в шапці картки.

Де шукати: Модулі → CRM (пункт є і в інших модулях) → Регістри → Контакти

Картка контакту — не анкета для порядку, а джерело умов, за якими система заповнює документи: звідки взяти ціну, через скільки днів чекати оплату, у якій валюті виставляти рахунок, яку ставку ПДВ ставити, на яке відділення везти товар. Заповнили картку один раз — далі менеджер просто обирає клієнта, а решта підставляється сама.

Розбір на прикладі

У списку — код, назва, категорії клієнта й постачальника, телефон. Кнопка фільтра відкриває відбір за категоріями, класифікацією, резидентністю і типом: лише клієнти, лише постачальники, лише контакти, лише VIP.

Відкрита картка ТОВ «Будівельник» — того самого клієнта, якому ми виставляли рахунки і від якого приймали платежі.

У шапці — найголовніше: чим цей контакт є. Позначено «Клієнт» і «VIP», не позначено «Постачальник» і «Контакт». Хоча б одна з галочок «Клієнт», «Постачальник», «Контакт» обов'язкова (сама «VIP» не рахується): без неї картка не збережеться, система відповість «Необхідно обрати тип контакту». Одному й тому самому підприємству можна поставити і «Клієнт», і «Постачальник» — тоді воно потрапить і в рахунки, і в закупівлю, а поряд з'являться другі поля умов, окремо для ролі постачальника.

Категорія клієнта (КЛІЄНТ) — це не опис, а посилання на категорію, у якій задані прейскурант, матриця знижок і рахунок дебіторської заборгованості. Категорія роздає умови цілій групі клієнтів одразу.

На вкладці «Контакт» — те, чим користуються щодня: телефони, пошта, сайт, контактна особа й класифікація. Два поля варто прочитати уважно:

• «Адреса» заповнена рядком «Петренко Ігор Васильович, Київська, Київ, 7, Відділення №7…» — її ніхто не набирав руками. Це відображення адреси доставки, позначеної «за замовчуванням»: зберегли адресу — система переписала поле в картці;
• «Класифікація» містить два значення через кому — БУД і РЕКОМ. Це класифікації контакту: галузь і канал залучення. Поле множинне, значень може бути скільки завгодно.

Вкладка «Реквізити» — те, що потрапляє в друковані форми і в податкові документи: юридична адреса, ІПН, ЄДРПОУ, IBAN, банк. Юридична адреса тут теж заповнилася сама — з адреси типу «Юридична», позначеної за замовчуванням.

В українській версії ERPJS на вкладці є ще поля платежу в банк — для відправки платежів постачальникам в Укрсиббанк: «Вид платежу в банк» (Сплата, Зарплата або Податок), а для податку — «Код виду сплати» і «Додаткова інформація запису» (її банк бере, коли в рядку платежу немає призначення). Отримувача банк упізнає за IBAN і ЄДРПОУ, а коли ЄДРПОУ порожній — за ІПН. Поля «Інформація про податкове повідомлення (рішення)» і «Тип бюджетного платежу» зберігаються, але в банк поки не йдуть.

Вкладка «Умови» — домовленості з клієнтом:

Поле	На що впливає
Валюта клієнта	Валюта нових рахунків і замовлень цього клієнта
Умови сплати кл.	Строк: дата оплати рахунку = дата рахунку + дні з умов сплати; в умовах «від кінця місяця» — кінець місяця рахунку + дні (з 0 днів — кінець наступного місяця)
Умови / спосіб доставки	Підставляються в замовлення клієнта і рахунок-фактуру при виборі клієнта; при зміні клієнта — його значення, порожні теж
Об'єкти	Об'єкт аналітики, на який ляжуть проводки за цим контактом
Менеджер	Відповідальний за клієнта; за ним відбираються звіти продажів. Він же підставляється в поле «Продавець» нових рахунків клієнтам, рахунків-фактур і комерційних пропозицій цього клієнта, хто б їх не набирав; руками поле можна змінити
Резидентність	Резидент чи нерезидент — від цього залежить, чи потрапить закупівля на склад напряму, чи через розмитнення
Тип ставки мита	Повна, пільгова чи преференційна — для імпортних операцій

Вкладка «Фінанси» відповідає на питання «почім і за яким рахунком». Прейскурант (ОПТ) — головне поле: ціна в рахунку береться з прейскуранта клієнта, а не з картки товару. Матриця знижок (ПОСТІЙНИЙ) додає до цього знижку, ставка ПДВ підставляється в рядки документів, а рахунки кредиторів і авансу потрібні, коли контакт виступає постачальником.

Окремо — прайс-лист комерційної пропозиції та іконка поряд із ним: вона відкриває вебвітрину з цінами саме для цього клієнта (посилання містить його ідентифікатор). Посилання можна надіслати клієнту, щоб він дивився свої ціни сам.

Вкладка «Пов'язані контакти» — люди на боці клієнта. Петренко Ігор Васильович заведений окремою карткою (тип «Контакт») і пов'язаний з організацією. Зв'язок двосторонній: у картці Петренка в цій самій таблиці стоятиме ТОВ «Будівельник». Галочка «Видалити» в рядку розриває зв'язок, а не видаляє людину із системи.

Вкладка «Адреса» показує всі адреси контакту — юридичну, поштову, доставки. Угорі ті, що позначені «за замовчуванням»; саме вони потрапляють у документи.

Звідки береться код

Код можна ввести руками, а можна лишити порожнім — тоді система видасть наступний вільний за діапазонами номерів, обравши той, що краще підходить за типом контакту й категорією. У нашому прикладі контактна особа K0001 і лід K0002 отримали коди з «універсального» діапазону: вони не клієнти й не постачальники, тому іменні діапазони їм не підійшли.

На картці ліда K0002 відмічено лише «Контакт» — ні «Клієнт», ні «Постачальник»; класифікація САЙТ — канал, яким він прийшов.

У ліда K0002 заповнене поле «Об'єкти» — об'єкт аналітики K-K0002 створився сам, бо так велить налаштування контактів. Далі всі проводки за цим контактом можна буде розкласти по об'єктах.

Що перевіряється при збереженні

Код і назва обов'язкові. Код унікальний у межах фірми: «Такий код вже зареєстровано в системі».

Телефон перевіряється на дублікати — перехресно за обома полями. Якщо номер уже є в іншого контакту (хоч у полі «Телефон», хоч у «Телефон 2»), система назве код наявної картки: «Контакт з таким номером телефону (0681234567) вже зареєстровано: C0004». Це захист від другого контакту на ту саму людину — найчастішої причини «клієнт оплатив, а борг висить». Телефон можна зробити обов'язковим у налаштуваннях системи (докладно — Налаштування телефонів).

Посилальні поля перевіряються на існування: категорія, класифікація, прейскурант, умови сплати, валюта, матриця знижок, рахунки, менеджер, контактна особа. Помилка називає конкретне значення — «Прейскурант 'ОПТ2' не знайдено».

Об'єкти не мають повторюватися за типом: два об'єкти одного типу в одному контакті заборонені, закритий об'єкт вибрати не можна.

Що контакт робить у документах

Підставляє умови. Обрали клієнта в рахунку — приїхали прейскурант, знижка, валюта, ставка ПДВ, умови сплати і, як наслідок, дата оплати.

Збирає борг. Усі рахунки, платежі і передоплати сходяться за кодом контакту — звідси відомість розрахунків і старіння боргів.

Дозволяє або забороняє розсилки. Галочка «Сповістити клієнта» — згода на SMS-розсилку: без неї служба розсилки цьому контакту не пише. На сповіщення про стан сервісного замовлення (наприклад, «Готове») галочка не діє — вони йдуть клієнту замовлення і без неї.

Закриває роботу. Галочка «Закрито» блокує контакт: він лишається в базі і в старих документах, але в нові його не обрати. У документах продажу — рахунку, кредит-ноті, замовленні, пропозиції, відвантаженні, поверненні — закритого клієнта не поставити й кодом уручну: новий документ на нього не збережеться, і замінити ним клієнта в наявному документі не можна. Документи, де він уже стоїть, правляться й закриваються як раніше. Новий рахунок чи відвантаження із замовлення такого клієнта — це новий документ: він не збережеться, доки клієнта не відкриють.

Не дає видалити себе. Якщо контакт використаний хоч в одному документі, видалення відхиляється з переліком: «Код контакту використовується у документах: Рахунки-фактури, Рахунки клієнтам!». Документом тут вважається будь-який запис із кодом контакту — не лише рахунки й замовлення, а й контракти, договори, завдання, договори й акти оренди, розмитнення, адреси, контактна особа проєкту чи іншого контакту, а також «Клієнт за замовчуванням» у налаштуванні рахунку-фактури і в картці користувача — останнього беруть імпорти чеків Checkbox і «Вчасно.Каса». Правильний спосіб прибрати неактуального клієнта — галочка «Закрито».

Меню картки

Пункт	Що робить
Інформація про клієнта	Звіт по цьому клієнту: контакти, умови, документи, борг
Інформація про постачальника	Те саме з боку закупівлі
Створити адресу	Новий запис в адресах із уже підставленим контактом
Створити пов'язаний контакт	Нова картка, одразу пов'язана з поточною
Історія змін контакту	Хто і що змінював у картці

Типові ситуації

Картка не зберігається: «Необхідно обрати тип контакту». Не позначена жодна з галочок «Клієнт», «Постачальник», «Контакт» (сама «VIP» тип не задає) — система не знає, клієнт це, постачальник чи контактна особа.

Система каже, що телефон уже зареєстровано. Такий контакт у базі є — у повідомленні вказано його код. Знайдіть його і працюйте з ним, а не заводьте другий.

У рахунку не та ціна. Дивіться вкладку «Фінанси»: прейскурант клієнта сильніший за картку товару. Немає його в клієнта — береться прейскурант категорії клієнта. Немає й там — прейскурант з умов оплати клієнта, якщо в умові він є: він стає в рахунок замість того, що там стояв. Немає й в умові — лишається прейскурант, уже вибраний у рахунку; порожнє поле заповнює прейскурант користувача за замовчуванням (новий рахунок отримує його вже при створенні). Ціна з картки товару береться, лише коли у вибраному прейскуранті рядка з цим товаром немає. Нуль у прейскуранті — це ціна: товар прийде по 0, ціна картки не підставиться.

Адреса в картці змінилася сама. Так і задумано: адреса доставки (або юридична), позначена «за замовчуванням», переписує відповідне поле картки при збереженні адреси.

Треба завести філію того самого підприємства. Заводьте окремий контакт і пов'язуйте його з головним через «Створити пов'язаний контакт» — тоді документи розійдуться по філіях, а зв'язок лишиться видимим.

Контакт не видаляється. Він уже в документах. Закрийте його галочкою «Закрито» — у нові документи він не потрапить.

Відображення штрих-коду в друкованих формах

У системі реалізована можливість виведення штрих-коду контакту в друковані форми.

Важливо! Для того, щоб штрих-код у документі (Word/Excel) відображався коректно у вигляді смуг, а не як набір спецсимволів, на комп'ютері має бути встановлений шрифт Libre Barcode 128.

Посилання для завантаження: https://fonts.google.com/specimen/Libre+Barcode+128

Змінні друку

Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.

Поля заголовка:

Основне

Змінна	Що підставляється
Contact_Code	Код
Contact_Name	Назва
Contact_Phone1	Телефон
Contact_CustCat	Категорія клієнта
Contact_VendCat	Категорія постач.
Contact_Customer	Клієнт
Contact_Vendor	Постачальник
Contact_Leader	Контакт
Contact_VIP	VIP
Contact_Phone2	Телефон 2
Contact_Residency	Резидентність

Коментар

Змінна	Що підставляється
Contact_PersonPosition	Посада
Contact_Comment	Коментар

Контакт

Змінна	Що підставляється
Contact_Address	Адреса
Contact_Email	Email
Contact_ContactPerson	Конт. особа
Contact_Classification	Класифікація
Contact_Website	Вебсайт
Contact_Closed	Закрито

Фінанси

Змінна	Що підставляється
Contact_AccountPayable	Рахунок кредиторів
Contact_VATRate	Ставка ПДВ
Contact_PrepaymentAccount	Рахунок авансу
Contact_DiscountMatrix	Матриця знижок
Contact_ControlAccount	Контрольний рахунок
Contact_PriceList	Прейскурант
Contact_QuotationPriceList	Прайс-лист ком. пропозиції

Реквізити

Змінна	Що підставляється
Contact_LegalAddress	Юр. адреса
Contact_TaxNumber	ІПН
Contact_RegNumber	ЄДРПОУ
Contact_IBAN	IBAN код
Contact_Bank	Банк
Contact_BankAccount	Р/рах
Contact_Lang	Мова

Умови

Змінна	Що підставляється
Contact_Currency	Валюта клієнта
Contact_VendorCurrency	Валюта постач.
Contact_DeliveryTerms	Умови доставки
Contact_DeliveryMode	Спосіб доставки
Contact_PaymentTerms	Умови сплати кл.
Contact_VendorPaymentTerms	Умови сплати пост.
Contact_Objects	Об'єкти
Contact_Manager	Менеджер

Інші змінні

Змінна	Що підставляється
Contact_DutyRateType	Тип ставки мита
BAR128_Contact_Code	Штрих-код картки контакту у форматі CODE128: зашифровані тип і номер запису, за ними система знаходить картку при скануванні. Коду контакту (C0004) у ньому немає — для нього Contact_Code

Поля рядків:

Змінна	Що підставляється
MNo	Номер позиції рядка