Перейти до змісту

Контракти

Є продажі разові: замовлення — відвантаження — рахунок. А є стосунки, які тривають місяцями: абонентське обслуговування, оренда, підтримка. Виписувати щомісяця той самий рахунок руками — робота, яку система вміє робити сама. Контракт — це документ, у якому записано, що́ ви надаєте клієнту регулярно, за скільки і з яким ритмом виставляти рахунки. Далі служба виставлення створює рахунки-фактури за розкладом, а контракт пам'ятає, до якого моменту клієнту вже виставлено.

Де шукати: Модулі → Рахунки клієнтам → Регістри → Контракти

Реєстр живе в модулі Рахунки клієнтам. Не плутайте з сусідніми Договорами: там — реєстр угод як документів (номер, строк, сума, статус), без жодної автоматики. Контракт же — робочий механізм, з якого народжуються рахунки.

Розбір на прикладі

Журнал контрактів

У журналі — номер, затвердження, дата укладання, строк дії та клієнт. У демо-компанії два контракти: №1 з ТОВ «Майстер-Груп» і №2 з Шевченком Іваном Олександровичем, обидва на рік — з 01.02.2027 по 31.01.2028. Розберемо перший.

Картка контракту

Контракт №1: ТОВ «Майстер-Груп», щомісячне абонентське обслуговування парку електроінструменту за 3 000 грн.

У шапці — номер, клієнт і назва; «OK» поставлений, і це важливо: служба бере в роботу лише затверджені контракти. Умови оплати живуть на вкладці «Умова сплати» — з них рахуватиметься строк сплати кожного створеного рахунку. Там же перемикач «Створити»: «Рахунки-фактури» (так за замовчуванням) або «Рахунки клієнтам» — що саме виписуватиме служба. Валюта — внизу вікна.

У таблиці — предмет контракту: послуга «Абонентське обслуговування електроінструменту», кількість 1, ціна 3 000. Рядки влаштовані як у рахунку: код з довідника товарів, опис, кількість, ціна, знижка. Саме ці рядки служба скопіює в кожен створений рахунок — з тими самими цінами, знижками й кодами ПДВ, без перерахунку за прейскурантом. Тобто рахунок буде такий, яким ви описали його тут.

Вкладка «Умови» — серце контракту

Вкладка умов

Картка недарма відкривається одразу на цій вкладці: тут визначається ритм.

«Дата початку» і «Дата кінця» — строк дії контракту. Періоди служба відлічує від дати в полі «Дата початку»; контракт без дати кінця вважається безстроковим. Дві межі, про які варто знати:

  • Перший прогін виставляє все минуле. Нижньої межі в служби немає: вона випише рахунки за всі періоди від дати початку, що вже настали. Місячний контракт, заведений із датою початку рік тому, отримає за перший прогін рахунки за весь цей рік. Лише якщо за період клієнтові вже виписано рахунок із товаром контракту (руками, без прив'язки до контракту), служба замість нового рахунку ставить завдання менеджеру.
  • Кінець строку обриває виставлення. Періоди, що починаються пізніше за ранішу із заповнених дат — «Дата кінця» чи «Дата скасування», — служба не виставляє; період, що починається саме в день кінця, ще виставляється. У прикладі нижче (передоплата за 5 днів, кінець 31.01.2028) рахунку за лютий 2028-го не буде. Суму останнього періоду пропорційно дням не зменшують.

Зняти «OK» можна й раніше — тоді контракт виключено з виставлення цілком.

«Період виставлення рахунку» — одиниця (Дні чи Місяці) і «Тривалість». У прикладі «Місяці» + 1: рахунок раз на місяць. «Дні» + 14 означало б кожні два тижні, «Місяці» + 3 — щоквартально.

«Рахунок-фактура виставляти» — як датувати рахунок відносно меж періоду: «до початку періоду» з полем «Днів» = 5 — за п'ять днів до початку чергового періоду (передоплата: рахунок за лютий з'явиться 27 січня); «після закінч. періоду» — через стільки днів, скільки стоїть у полі «Днів», після кінця періоду (постоплата): при місячному періоді з 1 лютого 2028-го і «Днів» = 5 рахунок отримає дату 5 березня. «Днів» = 0 — рахунок рівно в перший день періоду («до початку») чи в останній («після закінч.»).

«Дата остан. рах-факт» заповнює сама служба: це її пам'ять про те, по яку дату клієнтові вже виставлено. Поки контракт новий — поле порожнє.

Решта вкладок — заготовка майбутнього рахунка

Більшість полів нижніх вкладок служба переносить у кожен рахунок, який випише за контрактом, — але не всі. Заповнювати їх не обовʼязково, але якщо в клієнта особливі умови — задати їх краще тут один раз, ніж правити потім кожен рахунок.

  • «Умови доставки» — умови й спосіб доставки, прейскурант, рахунок продажів, матриця знижок, ставка ПДВ, обʼєкти аналітики й коментар переносяться в рахунок; «Маршрут» — ні. Прейскурант і матриця знижок працюють, коли ви вписуєте товар у рядки самого контракту: підставляють туди ціну й знижку. У рахунок ціни йдуть уже з рядків, як є: змінився прейскурант — переоцініть рядки контракту;
  • «Умова сплати» — умови сплати, продавець і телефон переносяться; «Офіц. серійний номер» і Email — ні;
  • «Адреса рах./ф.» і «Адреса доставки» — куди виставляти і куди везти. Обидві влаштовані однаково: код адреси з картки клієнта, тип, країна, регіон, місто, вулиця, будинок, поверх, квартира, а внизу — «Відображення»: повний текст адреси, який складається з цих полів сам. Вибір клієнта заповнює обидві вкладки його основними адресами. Якщо вкладку «Адреса доставки» лишити порожньою, у рахунок піде адреса рахунку;
  • «Партнери» — постачальник і контактна особа — лишаються в контракті: у рахунок вони не переносяться.

Адресу доставки в рахунках-фактурах, створених службою, перевіряйте. Служба розкладає її по полях рахунку зі зсувом: у поле «Місто» потрапляє назва клієнта, у поле «Вулиця» — місто, у поле «Будинок» — вулиця, а «Тип адреси» і «Відображення» беруться з адреси рахунку контракту. Країна, регіон, поверх і квартира стають на свої місця. Регіон і код адреси рахунку в рахунок-фактуру не переносяться. У рахунках клієнтам адреса доставки стає на свої місця.

Як це працює

  1. Ви описуєте контракт: предмет у рядках, ритм на вкладці «Умови», ставите OK.
  2. Служба виставлення рахунків (вручну або за розкладом) проходить по затверджених контрактах і для кожного рахує дату чергового рахунку.
  3. На кожну дату, що потрапила в період прогону, створюється рахунок-фактура (або рахунок клієнтам — за перемикачем «Створити»): рядки — з контракту, дата — розрахована, у рахунку-фактурі строк сплати — з умов оплати. Документ створюється незатвердженим: перевірити й провести його — ваша робота.
  4. У контракті оновлюються «Дата остан. рах-факт» і внутрішній якір наступного періоду — тому повторний прогін за той самий період дублікатів не створює.

Ось рахунок, який служба створила з контракту вище, — зверніть увагу на дату 27/01/2027 (за 5 днів до початку лютого) і рядок, скопійований з контракту:

Рахунок, створений службою

Зв'язок з рахунками

Кожен створений рахунок прив'язується до контракту посиланням — у картці контракту через меню зв'язків видно всі його рахунки, а в рахунку — з якого контракту він народився. Видалили рахунок помилково — наступний прогін служби помітить пропуск і відтворить його.

Поруч