Перейти до змісту

Статті авансових звітів

Короткий довідник причин, з яких співробітник витрачає підзвітні гроші: пальне, відрядження, офісні витрати. Кожна стаття — це рахунок витрат, на який система віднесе суму рядка авансового звіту.

Де шукати: Модулі → Витрати → Регістри → Статті авансових звітів

Сенс той самий, що в статей надходження/витрати у касі, тільки для іншого документа: там стаття відповідала на питання «звідки або навіщо гроші», тут — «на що співробітник їх витратив».

Розбір на прикладі

Список статей авансового звіту

Три статті — увесь набір фірми на стенді. Відкриваємо «Відрядження»:

Картка статті

Полів чотири, і заповнювати руками треба лише одне:

  • Код — система пропонує сама, щойно відкривається нова картка: на одиницю більший за найбільший наявний код. До збереження його можна переписати, після збереження код уже не змінюється. Саме він потрапить у рядок авансового звіту — у колонку «Стаття витрат» на вкладці «Витрати».
  • Рахунок — те, заради чого довідник існує. 949 «Інші витрати операційної діяльності» означає: відрядні витрати підуть саме на цей рахунок витрат. Береться з плану рахунків.
  • Коментар — назва статті. Підставляється з назви рахунку, але його можна переписати: у двох статей може бути один рахунок і різні назви. На стенді так і є — «Пальне» й «Офісні витрати» обидві ведуть на 921, а різняться формулюванням. Зважайте: кожна зміна рахунку в статті знову підставляє в коментар назву рахунку, тож власну назву після цього доведеться вписати заново.
  • Об'єкти — аналітика за замовчуванням для рядків із цією статтею. Заповнюється рідко.

Як це працює в документі

У рядку авансового звіту стоять поруч рахунок і стаття. Стаття — це посилання сюди, а рахунок підставляється з неї. Вибір статті переписує в рядку рахунок, опис і об'єкти значеннями статті — навіть якщо в статті вони порожні, тож вписане в рядок раніше зникне. Різні рядки одного звіту можуть іти на різні рахунки: у прикладі пальне пішло на 921, а відрядні — на 949.

Під час проведення звіту кожен рядок дає проводку Дт рахунок рядка / Кт підзвітний рахунок співробітника:

  • дебет — рахунок, що стоїть у рядку. Стаття його лише підставляє: змінили рахунок у рядку після вибору статті — проводка піде на змінений;
  • кредит — особистий «Фін. рахунок» співробітника з налаштувань користувача, а якщо він порожній — загальний рахунок підзвітних сум із Використання фінансових рахунків, зазвичай 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Типові ситуації

Дві статті з одним рахунком — це нормально. Розділення потрібне не бухгалтерії, а людям: у звітах видно, скільки пішло на пальне і скільки на канцелярію, хоча рахунок витрат один.

Стаття не знаходиться в документі. Перевірте, чи заведена вона: довідник маленький, і його зазвичай наповнюють один раз під час налаштування. У колонку «Стаття витрат» вписують код статті — ціле число: код, якого в довіднику немає, як і будь-що, що не є цілим числом (знак і пробіли довкола цифр допустимі: +1 — це стаття 1), рядок не прийме з відмовою «Статтю авансового звіту "ПАЛЬНЕ" не заведено!».

Треба змінити рахунок. Рахунок копіюється в рядок звіту в ту мить, коли в ньому обирають статтю. Тому правка рахунку в статті не чіпає вже заповнені рядки: проведені звіти лишаються з проводками за старим рахунком, а незатверджені — зі старим рахунком у рядку, поки статтю в цьому рядку не оберуть заново.

Стаття не видаляється: «Запис реєстру «Статті авансових звітів» використовується в: Авансові звіти!» Статтю можна видалити, лише поки її код не стоїть у жодному рядку авансового звіту — і записаний як 001 чи +1, це той самий код. Видалена, стаття лишила б у звіті код, що ні до чого не веде, і такий звіт уже не зберегти. Статтею більше не користуєтесь — лиште її в довіднику, а в нові звіти просто не обирайте.

Куди дивитися далі