Перейти до змісту

CRM

Модуль не про продажі, а про людей і роботу навколо них. Решта системи веде документи: рахунок виставлений, товар відвантажений, ремонт закритий. CRM веде те, чого в документах немає: кому передзвонити, хто відповідальний, коли обіцяли приїхати і чий час на це заброньований.

Тримається він на трьох речах. Контакти — єдиний довідник усіх, з ким працює фірма, і водночас джерело умов для документів. Завдання — спільний список справ, куди складають роботу і люди, і сама система. Ресурси — те, що зайняте, поки триває робота: майстер, бокс, підйомник.

Маршрут: від контакту до закритої справи

Контакт (клієнт, постачальник, контактна особа)
        ↓
Завдання: тип · група · виконавці · строк · ресурс
        ↓
Дошка процесів — колонки = типи завдань, перетягування рухає роботу
        ↓
Послідовність завдань: закрили одне → система завела наступне
        ↓
Звіти: досьє клієнта · історія змін картки
  1. Контакт — картка клієнта чи постачальника. Не анкета для порядку, а набір умов: звідки брати ціну, через скільки днів чекати оплату, у якій валюті виставляти рахунок.
  2. Завдання — зобов'язання з відповідальним і строком. Тип каже, що робимо, група — до якої справи фірми це належить, група виконавців — хто відповідає.
  3. Управління процесами — дошка: колонка дорівнює типу завдання, а перетягування картки змінює тип. Так робота рухається візуально, а не через редагування полів.
  4. Послідовність завдань — правило «що робити далі»: коли завдання закривають із певним результатом, наступне створюється саме.
  5. Ресурси із типами і списками обліку відповідають на питання «чий час ми бронюємо» — і живлять менеджер ресурсів та онлайн-запис.

Що важливо розуміти

Завдання — не нотатка, а зобов'язання. У нього є виконавець, строк, стан «виконано» і, за потреби, зайнятий час конкретного майстра. Саме тому в цей список ходять інші модулі: сервісне замовлення створює завдання при зміні статусу, телефонія — при дзвінку з картки контакту чи сервісного замовлення, онлайн-запис — при бронюванні з сайту. Спільний список і є сенс модуля: одна черга робіт на всю фірму.

Ланцюжок тримає не пам'ять менеджера, а налаштування. Послідовність завдань перетворює окремі справи на маршрут — діагностика → погодження → ремонт → видача. Крок не губиться через те, що хтось забув поставити нагадування.

Дошка не показує процес, а керує ним. Перетягування картки в іншу колонку змінює тип завдання, а не «позначку про стан». Тому колонки варто заводити як реальні етапи роботи, а не як настрій.

Тип, група й виконавець — три різні питання. Тип каже ЩО робимо (дзвінок, виїзд), група — ДО ЯКОЇ справи це належить (ремонт інструменту, впровадження), виконавці — ХТО. Змішування їх в одному довіднику робить відбори марними.

Ресурс — не посада, а зайнятість. Тип ресурсів — команда взаємозамінних (три майстри, два бокси), і саме він дозволяє не прив'язувати послугу до конкретної людини. Прокатна техніка теж заводить свої ресурси — так оренда потрапляє в календар бронювань.

Картка контакту — джерело цифр у документах. Тому історія змін контакту — це не журнал для порядку, а інструмент розслідування: «чому в нього тепер відстрочка 30 днів замість 10?»

З чого почати в новій базі

  1. Типи завдань — вони ж колонки майбутньої дошки.
  2. Групи завдань і групи виконавців — напрями роботи й команди.
  3. Ресурси, типи ресурсів, списки обліку — якщо бронюєте час майстрів або робочих місць.
  4. Управління процесами — зібрати дошку з типів.
  5. Автоматичні завдання і послідовність — щоб робота роздавалася сама.

Часті задачі

Треба Куди йти
завести клієнта або постачальника Контакти
поставити комусь задачу Завдання
побачити роботу фірми дошкою Управління процесами
зробити з окремих справ ланцюжок Послідовність завдань
роздавати роботу автоматично Автоматичні завдання
забронювати час майстра або бокса Ресурси · тип ресурсів
зібрати картину завантаження Список обліку ресурсів
подивитися все по клієнту перед дзвінком Інформація про клієнта
зрозуміти, хто змінив умови клієнта Історія змін контакту
вивантажити базу контактів Звіт за контактами · XLSX експорт

Усі об'єкти модуля

Документи: завдання

Довідники: контакти · типи завдань · групи завдань · послідовність завдань · групи виконавців · ресурси · тип ресурсів · список обліку ресурсів

Налаштування: автоматичні завдання · управління процесами

Звіти: звіт за контактами · інформація про клієнта · історія змін контакту

Службові операції: XLSX імпорт · XLSX експорт

Куди дивитися далі