Перейти до змісту

POS Інкасація

Наприкінці дня гроші з каси здають — інкасатору, у сейф або в банк. Цей документ фіксує скільки і в якій формі здано, і саме він переносить готівку з рахунку каси на рахунок «гроші в дорозі».

Де шукати: Модулі → POS → Регістри → POS Інкасація

Головне, що варто знати наперед: інкасують тільки готівку. Гроші, отримані через термінал, уже в банку — вони в документі показані, але в проводку не потрапляють.

Ні каса, ні закриття зміни цей документ не створюють. У вікні всі поля, зокрема прапорець ОК і рядки таблиці, закриті для правки, тож документи з даними потрапляють сюди лише через інтеграцію (API) або імпорт.

Розбір на прикладі

Документ інкасації

Шапка: Номер (проставляє система), Дата і Час здачі, Точка продажу та Касир, який здає. Прапорець ОК — проведення: поки він не стоїть, документ є, а проводки немає.

Матриця — розбивка за способами оплати. У прикладі два рядки: ГГ (готівка) — 1 200,00 і T (термінал) — 800,00. Усього 2 000,00 — загальна сума документа; з рядків система її не перераховує.

Що відбувається при проведенні

Система шукає готівковий рядок і робить одну проводку:

Дт Кт Сума
333 «Грошові кошти в дорозі» 301 «Готівка в національній валюті» 1 200,00

Рядок термінала на 800,00 у проводку не пішов: ці гроші вже на рахунку 311, переносити нічого.

Звідки беруться рахунки:

  • який спосіб оплати вважається готівкою — поле «POS готівка»: спершу дивиться картка точки продажу (POS Способи сплати), потім загальне POS Налаштування;
  • рахунок готівки — це рахунок цього способу оплати (у прикладі ГГ) з довідника «Спосіб оплати»;
  • рахунок інкасації — поле «Рахунок інкасації каси»: так само спершу картка точки продажу, потім загальне налаштування;
  • якщо рахунок інкасації не заданий ніде, документ усе одно проводиться, але проводка виходить «сама в себе» (Дт 301 / Кт 301) — гроші нікуди не переносяться. Це не помилка системи, а незаповнене налаштування;
  • якщо «POS готівка» не задана ніде, документ проводиться зовсім без проводки, і система про це не попереджає.

Якщо в способі оплати не вказано фінансовий рахунок, проведення зупиниться повідомленням «Вкажіть рахунок способу оплати». У закритому для змін періоді (за датою документа) провести інкасацію чи зняти проведення не можна — діє той самий замок періоду, що й для проводок.

Список документів інкасації

Звідки беруться дані

  • Спосіб оплати в рядку матриці впізнається у двох виглядах: код (ГГ) або назва зі способу оплати («Готівка гривня»).
  • Сума готівки для проводки — це сума ВСІХ рядків, що збіглися з готівковим способом оплати; решта рядків потрібні для звірки з касиром, а не для обліку.
  • З виїмками з каси документ система не звіряє й не повʼязує: виїмок за день може бути кілька, а суму інкасації задає сам документ.

Параметри

Поле Опис
Номер Номер документа; проставляє система.
Дата, Час, Повна дата Момент здачі грошей.
Точка продажу Каса, з якої здають виручку.
Касир Хто здає.
ОК Проведення: створює проводку. У вікні не змінюється; зняти проведення система дозволяє лише користувачу з правом «Знімати ОК із документів». Проведений документ не видалити: «Ви не можете видалити підтверджений документ» — спершу зніміть ОК.
Усього Загальна сума документа.

Матриця

Колонка Опис
Спосіб оплати Код або назва способу оплати.
Сума Сума, здана цим способом.

Усі поля й колонки — лише для перегляду.

Типові ситуації

Документ проведений, а грошей на рахунку 333 немає. Перевірте рядок матриці: код способу оплати має збігатися з тим, що вказано в «POS готівка» картки точки або загального налаштування. Якщо в документі стоїть, наприклад, Г1, а в налаштуванні ГГ — рядок не впізнається як готівковий, і проводки не буде. Так само проводки не буде, якщо «POS готівка» не заповнена ні в картці точки, ні в загальному налаштуванні.

Проводка вийшла Дт 301 / Кт 301. Не заповнений рахунок інкасації. Заповніть його в картці точки або в загальному налаштуванні — це подіє на документи, проведені після цього. Уже проведений документ у вікні не перепровести.

Термінал теж треба перенести. Не треба: гроші з термінала банк зараховує сам, і в обліку вони одразу на банківському рахунку. У документі рядок термінала лишають для звірки денної виручки.

Кас кілька. Кожен документ належить одній точці продажу: код готівки й рахунок інкасації система бере з картки саме цієї точки, а де там порожньо — із загального налаштування.

Поруч