Таблиці робіт
Таблиця робіт (наряд) — це «рахунок» сервісного центру: перелік виконаних робіт і використаних запчастин по одному замовленню на обслуговування. Замовлення відповідає на питання «що з пристроєм і на якому етапі ремонт», наряд — «що зроблено і скільки це коштує». Проведення наряду списує запчастини зі складу, робить бухгалтерські проводки і додає суму в замовлення. Наряд можна створити й із бюджету проєкту — такий наряд без замовлення проводить лише витрати (див. нижче).
Де шукати: Модулі → Замовлення обслуговування → Регістри → Таблиці робіт
Реєстр живе в модулі Замовлення обслуговування.
Розбір на прикладі
Наряд № 10 з демо-бази — ремонт дриля із замовлення № 19:
- Шапка — номер, клієнт (успадкований із замовлення), об'єкти аналітики і головна галочка OK.
- «Зам. на обсл. №» — зв'язок із замовленням: сума наряду після OK потрапить саме туди. Документи ще й пов'язуються навзаєм — з картки наряду можна відкрити замовлення через зв'язки (іконка-ланцюжок).
- «Серв. майстер» з ПІБ — хто виконував роботи.
- «Таблиця знижок» — матриця знижок клієнта, підтягнута з його картки: відсоток у колонці «%» рядки отримують самі.
- «Статус гарантії» — успадковується із замовлення: «Без гарантії» — платний ремонт, «Гарантія» — коштом сервісу (див. нижче).
- Матриця — рядки двох сортів: послуги (Діагностика 250, Заміна деталей 700 — товари типу «сервіс») і запчастини (звичайні складські товари). Кількість, ціна, знижка, сума з ПДВ.
- Низ — валюта з курсом (сервіс може вести розрахунки в окремій валюті — налаштування «Валюта сервісу»), ПДВ і «Усього».
Що робить OK
Проведення — точка неповернення (зняти OK не можна: «Роботи вже проведені!»; помилковий наряд виправляють кредитовим, див. нижче). У момент OK:
- запчастини списуються зі складу «Склад» за собівартістю FIFO; серійні номери — з балансу серійників;
- робляться проводки (див. блок нижче);
- сума додається в замовлення: «Загальна варт. ремонту» і «Залишок до оплати» замовлення № 19 виростуть на «Усього» наряду; у чат замовлення падає повідомлення «створено таблицю робіт … на суму …»;
- замовлення потрапляє в реєстр відкритих (неоплачених) замовлень, поки оплата не закриє борг.
Які проводки робить документ
Наряд № 12 із демо — із замовлення на обслуговування (діагностика 250 + два відрізні круги по 55 + заміна деталей 700 = 1 060):
| Дт | Кт | Сума | Що це |
|---|---|---|---|
| 361 | 702 | 1 060,00 | борг клієнта і дохід — уся сума наряду |
| 902 | 281 | 14,70 | собівартість запчастин, списана зі складу за FIFO |
Роботи-послуги собівартості не мають — вони дають лише перший рядок. Запчастини додають другий: зі складу пішло два круги на 14,70 собівартості, а клієнту вони продані за 110. Якщо в замовленні була передоплата, з'явиться ще пара «аванси отримані → дебітори» — передоплата зараховується в борг.
Якщо в рядках є ПДВ, кожен такий рядок додає ще пару «продажі → непідтверджене податкове зобовʼязання» (рахунок зобовʼязання — з коду ПДВ рядка): ПДВ виділяється з виручки. Пара та сама і тоді, коли в проводці є залік передоплати, і для запчастини з нульовою собівартістю. У кредитовому наряді — дзеркально: «непідтверджене податкове зобовʼязання → повернення».
Рахунки цих ланцюжків — у налаштуванні «Використання фінансових рахунків»: дебітори, продажі, собівартість, склад.
Проводки наряд робить, лише якщо в налаштуванні «Записи із підсистем» на вкладці «Логістика» стоїть позначка «Таблиці робіт»; без неї наряд проводиться без запису операцій і без попередження, а запчастини списуються зі складу, як завжди. Проведення наряду незворотне, тож проводку пізніше він уже не отримає — лише записом операцій уручну.
Гарантійний наряд — безкоштовний для клієнта
У наряді зі статусом «Гарантія» ціни й суми в самому наряді лишаються — їх видно в картці й на друку, — але при проведенні сума наряду не додається до замовлення: клієнт не винен нічого, боргу, доходу й ПДВ не виникає. Собівартість використаних запчастин при цьому списується не в собівартість продажів, а на гарантійний рахунок — витрати сервісу видно окремо.
Наряд з бюджету проєкту
Наряд створюють і з бюджету проєкту: картка бюджету → меню ▾ → «Створити таблицю робіт бюджету». Такий наряд отримує клієнта бюджету, код проєкту й об'єкти проєкту, статус «Без гарантії» — але замовлення на обслуговування в нього немає («Зам. на обсл. №» порожнє). Тому OK такого наряду робить менше:
- запчастини списуються зі складу, як у будь-якому наряді; проводка собівартості — за тим самим правилом «Записи із підсистем»;
- боргу клієнта, доходу й ПДВ немає: пару «дебітори / продажі», а з нею й ПДВ рядків (він списується з тієї самої виручки), наряд проводить лише як частина замовлення на обслуговування (і не в гарантії) — ПДВ нарахує рахунок клієнту з пропозиції;
- суму нікуди не додано — замовлення немає;
- роботи й послуги в бухгалтерію не потрапляють; їхню вартість видно лише у звіті «Інформація про проект» — за вартістю рядка бюджету, а без неї — за ціною закупівлі з картки товару.
Дохід проєкту дає не наряд, а рахунок клієнту з комерційної пропозиції бюджету (меню того самого бюджету → «Створити комерційну пропозицію бюджету») з кодом проєкту в шапці. Тож наряд і рахунок виручку не задвоюють: наряд — витрати проєкту, рахунок — його дохід.
Кредитовий наряд
Помилково проведений наряд сторнують: меню картки (кнопка ▾) → «Створити кредитову таблицю робіт». Вона створює чернетку з мінусовими кількостями в рядках («Номер кред.» вказує на оригінал). «Статус гарантії» кредитовий наряд бере в оригіналу: до гарантійного наряду він теж «Гарантія» — сторно не чіпає борг і дохід, а собівартість повертає з гарантійного рахунку; до інших — «Без гарантії». Запчастини повернуться на склад і сума зніметься з замовлення, коли кредитовий наряд проведуть — галочка OK і зберегти. Після цього роблять правильний наряд. Там само в меню — «Відкрити запис операції»: проводки цього наряду.
Порядок роботи
1. Створити із замовлення
У картці замовлення — меню ▾ → «Створити таблицю робіт». Клієнт, знижка, прайс, гарантійність, майстер — успадкуються. Замовлення має бути збережене, пристрій прийнятий, статус не «В очікуванні», відділ вибраний.
2. Наповнити
Рядки матриці: послуги і запчастини (пошук по коду або через лупу). Для запчастин важливий «Склад» — з нього піде списання. Перевірити «Усього».
3. Провести
Галочка OK + збереження. Після цього в наряді можна змінити лише коментар — помилку виправляє кредитовий наряд.
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| Location | Склад |
| Number | Номер |
| No | Номер — поле «Ні» |
| Cust_Name | Назва |
| Order_Date | Дата замовлення |
| Date | Дата |
| Serv_Master | ПІБ |
| Cred_No | Номер кред. |
| Item_Code | Код виробу із сервісного замовлення |
| Description | Назва виробу із сервісного замовлення |
| Sum_With_VAT | Сума з ПДВ |
| Currency | Вал. |
| Comment | Коментар |
| Cust_Phone | Телефон |
| Serial_No | Серійний номер виробу |
| Item_Comment | Рекламації клієнтів |
| Warr_Months | Гарант. (міс.) |
| Prepay_Sum | Сума передплати |
| Pers_Discount | Кредитна карта |
| Warr_No | Гар.т. № |
| Other | Інше |
| Warr_to_Date | Гар.т. до дати |
| Appearance | Зовнішній вигляд |
| Cust_Addr | Юр. адреса |
| Cust_Tax_No | ІПН |
| Cust_Bank | Банк |
| Cust_Bank_Acc | Р/рах |
| Date_UA | Дата словами українською |
| Rep_Cost | Сума ремонту прописом (із сервісного замовлення) |
| Sum_pay | Залишок до оплати |
| Sum_UA | Сума прописом українською |
| Sum_ENG | Сума прописом англійською |
| Total_VAT | Сума ПДВ |
| Total_Art | Кількість позицій у документі |
| Total_w/o_VAT | Усього без ПДВ |
| Warr_Status | Гарантійний статус |
Поля рядків:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| MNo | Номер позиції рядка |
| Qty_serv/parts | Кількість |
| Descr_serv/parts | Назва |
| Price | Ціна |
| Discount | % |
| Sum_With_VAT | Сума з ПДВ |
| VAT | Ставка ПДВ |
| Sum_VAT | Сума ПДВ |
| Sum_w/o_VAT | Сума рядка без ПДВ |
| Units | Од. вимірюв. |
| Unit_Name | Назва одиниці виміру |
Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника:
- Реквізити фірми — назва, адреси, банківські рахунки, керівники, користувач, який друкує: Інформація про компанію
Часті ситуації
«Роботи вже проведені!» — спроба зняти OK. Проведений наряд незворотний: помилку виправляє кредитовий наряд + новий правильний.
«У проведеному документі можна правити лише коментар!» — у проведеному наряді змінили щось, крім коментаря. Порада у відмові — «Проведення таблиці робіт не знімається: щоб сторнувати її, створіть кредитову таблицю робіт»: так і робіть, а потім створіть новий правильний наряд.
Наряд не створюється із замовлення. Пристрій не прийнято, замовлення в «В очікуванні» або не вибраний відділ — деталі в статті замовлень.
Запчастини немає на складі. Списання йде зі складу, вказаного в полі «Склад» наряду — перевірте склад і залишок товару.
Знижка не підтяглась. «Таблиця знижок» береться з картки клієнта (або його категорії) у момент створення наряду із замовлення — перевірте поле в наряді й картку клієнта.
Гарантійний наряд із цінами, а в замовленні боргу немає. Так і задумано: «Гарантія» цін не обнуляє — вони лишаються в наряді й на друку, — але при проведенні сума наряду не додається до замовлення, тож клієнт не платить.
«Собівартість повернення товару «…» не вдалося визначити за первинною таблицею робіт» — при проведенні кредитового наряду: у ньому рядок складського товару, якого немає в оригіналі (додали вручну чи продублювали кредитовий наряд), або товар в оригіналі кількома рядками з різною собівартістю. Собівартість повернення береться лише з оригіналу того самого клієнта. Видаліть рядок або створіть кредитовий наряд пунктом меню оригіналу «Створити кредитову таблицю робіт».
«Кількість складського товару в таблиці робіт не може бути від'ємною» — при проведенні звичайного наряду: у ньому складський товар зі знаком мінус. Повернення товару оформлюють кредитовим нарядом. Послугу зі знаком мінус проводити можна.
«У кредитовій таблиці робіт кількість складського товару не може бути додатною» — кредитовий наряд повертає товар на склад, тож кількість у ньому зі знаком мінус.
«Кредитова таблиця робіт не може повернути на склад більше, ніж списала первинна таблиця» — товару в кредитовому наряді більше, ніж лишилось повернути: у другому рядку повідомлення видно, скільки оригінал списав, скільки вже повернули інші проведені кредитові й скільки можна повернути. Рахується за товаром і серійним номером. Оригінал має бути проведений і того самого клієнта.
Довідник полів
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер, Дата | Номер наряду (автоматично) і дата |
| Клієнт, Назва, Контактна особа | Успадковані із замовлення |
| Зам. на обсл. № | Замовлення, в яке впаде сума |
| Серв. майстер, ПІБ | Виконавець (користувач системи) |
| Склад | Звідки списуються запчастини |
| Таблиця знижок | Матриця знижок клієнта; дає колонку «%» |
| Статус гарантії | Не встановлено / Гарантія (безкоштовно, витрати на гарантійний рахунок) / Без гарантії |
| Номер кред. | В кредитовому наряді — номер оригіналу |
| Прейскурант | Джерело цін рядків |
| OK | Проведення: списання + проводки + сума в замовлення; незворотне |
| Матриця: Послуга/деталь, Кількість, Ціна, %, Сума з ПДВ | Рядки робіт (тип «сервіс») і запчастин (складські товари) |
| Вал., Курс | Валюта наряду (валюта сервісу) з курсом |
| Ставка ПДВ, Сума ПДВ, Усього | Податок і підсумок |