Рахунки клієнтам

Клієнт сказав «беру». Далі буде три різні дії: віддати товар, виставити рахунок, отримати гроші. Кожну оформлює свій документ. А замовлення клієнта — те місце, де домовленість записана цілком і звідки всі три виростають. У меню воно стоїть під назвою «Рахунки клієнтам»; із «Рахунками-фактурами» його не плутайте — це сусідній реєстр і зовсім інший документ.

Де шукати: Модулі → Рахунки клієнтам → Регістри → Рахунки клієнтам

Сам собою цей документ нічого не рухає: залишки на складі лишаються як були, борг клієнта не виникає, проведень немає. Але він робить три речі, яких не робить більше ніхто:

• показує майбутній відтік товару — у картці товару кількість, замовлену клієнтами, видно окремо від наявної. Саме з неї починається планування закупівлі;
• тримає резерв — з галочкою «Зарезервовано» товар вважається зайнятим під цього клієнта;
• збирає прибуток по угоді — коли товар поїхав, у замовленні видно собівартість і заробіток по кожному рядку.

І він же стежить за виконанням: у кожному рядку окремо видно, скільки вже відвантажено і скільки увійшло в рахунки.

Не плутайте з Рахунками-фактурами: там борг клієнта і проведення в головній книзі, тут — домовленість, яка ще нічого не змінила.

Чому реєстр називається «Рахунки клієнтам». Саме з цього документа друкують рахунок на оплату — той, який надсилають клієнту, щоб він заплатив. Звідси й назва. За змістом же це замовлення: що, скільки і почому ви зобов'язалися віддати. Рахунок-фактура — сусідній реєстр та інший документ: він створює борг і проведення, а цей не створює нічого.

Документ живе в модулі Рахунки клієнтам.

Шлях документа

Кожен наступний документ створюється з попереднього, з меню картки, і переносить у себе рядки. Порядок можна порушувати: рахунок дозволено виставити до відвантаження, а гроші взяти наперед. Незмінне одне — склад міняє тільки відвантаження, а борг створює тільки рахунок.

Звідки беруться цифри

Ціна в рядку не вводиться вручну — вона підтягується. Знати звідки корисно, бо саме тут ховається більшість питань «чому в клієнта інша ціна».

Що	Звідки береться
Прейскурант	Підставляється з картки клієнта, а якщо там порожньо — з категорії, до якої клієнт належить, а якщо й там — з прейскуранта його умови оплати. Типовий прейскурант користувача новий документ бере, лише коли ні картка клієнта, ні його категорія прейскуранта не дали. Тому різні клієнти законно бачать різні ціни на той самий товар
Ціна	З прейскуранта документа (порожній — з прейскуранта умови оплати). Якщо в прейскуранті цієї позиції немає — базова ціна з картки товару
Знижка	Відсоток — з матриці знижок документа, яку приносить картка клієнта чи його категорія. Знижку сумою («Знижка абсолютна») вписують руками. Яка з двох головна — на закладці A і в яку з них іде різниця, коли суму рядка правлять руками, — вирішує налаштування модуля
Ставка ПДВ	Рядок бере ставку з картки клієнта, а якщо там порожньо — з картки товару, його групи або загальних налаштувань. Поле «ПДВ» на вкладці «Прейскурант» задає ставку всім рядкам, лише якщо ви самі його змінили
Собівартість	Її проставляє відвантаження — за фактичною собівартістю партій, які поїхали. Причому лише тоді, коли в налаштуваннях модуля увімкнено «Оновлювати собівартість у рахунку по відвантаженню», і лише для відвантажень, затверджених після ввімкнення; інакше колонка так і лишиться порожньою
Приб.	Сума рядка без ПДВ мінус кількість × собівартість — прибуток усього рядка, а не одиниці. Поки собівартості немає, витрати вважаються нульовими, і прибуток рядка дорівнює всій його сумі без ПДВ

Далі рахується сума рядка, і тут є розвилка, через яку найчастіше і плутаються.

Чи входить ПДВ у ціну — вирішує прейскурант, а якщо прейскурант не заданий — налаштування рахунку-фактури. Від цього залежить не сума податку, а те, що означає число в колонці «Ціна»:

• ціни з ПДВ: Сума = Кількість × Ціна − Знижка, а податок виділяється з цієї ж суми;
• ціни без ПДВ: Сума = Кількість × Ціна − Знижка + ПДВ.

В обох випадках колонка «Сума» — це сума з податком. Тому перевіряти документ множенням ціни на кількість можна тільки в першому випадку; у другому число законно більше.

Розбір на прикладі

Перша колонка журналу — «Статуси», і вона заміняє собою звіт. Чотири значки показують, що за замовленням уже зроблено: візок — відвантаження, аркуш — рахунок, вантажівка — експрес-накладна, символ валюти — оплата.

Колір значка однаковий для всіх чотирьох:

Колір	Що означає
Світло-сірий	документа такого роду за замовленням немає
Темно-сірий	документ є, але не затверджений; у значків відвантаження й рахунку — ще й коли затверджене повернення або кредит-нота скасували частину зробленого і замовлення виконане не повністю
Помаранчевий	зроблено частково (відвантажено або оплачено частину)
Зелений	закрито повністю

Червоний знак оклику наприкінці — за замовленням є незакрита передоплата: гроші прийшли, а зарахувати їх ще нема в що (докладно — Статуси документа і значки в списку).

ТОВ «Будівельник» замовило три позиції: дрилі, каски й молотки. Оплата — через 30 днів після відвантаження.

У шапці — те, що стосується всієї угоди: клієнт, дата, «Умови сплати» 30 (від них порахується строк оплати в рахунку) і «Продавець» SA. Поле «№ замовлення клієнта» порожнє — його заповнюють, коли клієнт веде свою нумерацію і потім питає «що там з нашим замовленням 4417».

Прапорці праворуч — три різні речі. «ОК» затверджує документ. «Закрито» ставлять, коли замовлення далі не виконуватиметься. «Зарезервовано» тримає товар під клієнта; тут воно не стоїть.

Ціни: три позиції — три різні джерела

Це і є та сама розвилка з попереднього розділу, тільки на живих числах. У документі вказаний прейскурант RRP, і кожен рядок отримав ціну по-своєму:

Товар	У картці товару	У прейскуранті RRP	У замовленні
Дриль ударний Einsem	1 600	1 200	1 200
Каска будівельна	179	немає	179
Молоток слюсарний Mont	155	160	160

Дриль пішов дешевше за картку, молоток — дорожче, а каска взяла ціну з картки, бо в прейскуранті її просто немає. Тому питання «чому в документі не та ціна, що в картці товару» майже завжди означає «подивіться, який прейскурант у шапці».

Тепер порахуйте перший рядок: 3 × 1 200 = 3 600, а в колонці «Сума» стоїть 4 320. Різниця — ПДВ. Прейскурант RRP зберігає ціни без податку, тому 20 % додаються зверху, і в «Сумі» вже сидить податок.

Де видно сам податок

Закладка B показує ставку і суму податку по кожному рядку окремо: 720 на дрилі, 716 на касках, 480 на молотках. Ставка 20 стоїть у кожному рядку: рядок бере ставку з картки клієнта, товару, групи товарів або загальних налаштувань, а поле «ПДВ» на вкладці «Прейскурант» переписує рядки, лише коли ви самі його змінюєте.

Унизу картки три підсумки: «Проміжний підсумок» 9 580 — це сума без податку, «Сума ПДВ» 1 916 і «Усього» 11 496 — те, що клієнт має заплатити.

Що з замовлення вже виконано

Дрилі відвантажили, решта поки чекає. Подивіться, як це видно:

У рядку дрилів стоять трійки, у касок і молотків — нулі й порожньо. Три колонки — три різні стани, і плутати їх не варто:

• «Відв. (не з…)» — скільки виписано у відвантаження включно з незатвердженими. Тобто товар уже вписали в документ, але він може ще лежати на складі;
• «Відв.» — скільки відвантажено насправді, тільки за затвердженими документами;
• «Рах/ф» — скільки увійшло в рахунки-фактури.

Різниця між першими двома і є відповіддю на питання «чому склад показує товар, а менеджер каже, що він проданий»: відвантаження створене, але не затверджене.

Поки хоч у одному рядку відвантажено менше, ніж замовлено, із замовлення можна відвантажувати далі. Повне відвантаження лише ставить у шапці ознаку «відвантажено повністю» — «Закрито» система сама не ставить ніколи, це робиться вручну. Наступне відвантаження з нього запропонує те, що ще не вписано в жодне відвантаження, зокрема незатверджене: замовлено мінус «Відв. (не з…)», тут 20 касок і 15 молотків. Товар із незатвердженого відвантаження повторно не пропонується.

Прибуток по угоді

Прибуток по угоді видно, коли собівартість уже прийшла в рядки, тобто коли товар поїхав. Ось інше замовлення того самого ТОВ «Будівельник» — №2002: обидва його рядки повністю відвантажено відвантаженням №13.

Відвантаження записало в рядки собівартість партій, що поїхали: 1 071,25 за одиницю в першому рядку і 39,60 — у другому, де відвантажено дві одиниці. Разом це 1 150,45. «Усього прибуток» 228,74 — це «Проміжний підсумок» 1 379,19 мінус ці 1 150,45; рахується він по рядках, за правилом із таблиці вище. «Маржа %» 16,59 — той самий прибуток, поділений на «Проміжний підсумок», тобто на суму без податку, а не на «Усього» 1 655,03.

Проводок замовлення не робить

У «Записах операцій» після затвердження замовлення не з'явиться нічого, і товар на складі не ворухнеться. Замовлення — це зобов'язання перед клієнтом, а не операція: доки товар не поїхав і рахунок не виставлено, ні виручки, ні боргу немає.

Далі по ланцюжку проводки з'являються у строгому порядку: відвантаження списує собівартість, рахунок створює виручку і борг клієнта, платіж перетворює борг на гроші. Тому за замовленням не можна судити ні про прибуток, ні про заборгованість — воно відповідає лише на питання «що ми пообіцяли і скільки з цього вже віддали».

Валюта, доставка й адреси

Ці вкладки заповнюються з картки клієнта й довідників і рідко потребують рук. Але саме в них шукають відповідь на «звідки такий курс» чи «чому в рахунку не та адреса».

«Валюта» — валюта документа і курс до основної. Курс записано парою «З» : «В базову», так само як у курсах валют: «1 EUR = 49,31 грн» — це «З» 1 і «В базову» 49,31. Пара підставляється сама, коли вибирають валюту: береться останній курс, не пізніший за дату замовлення. Замовлення «Будівельника» — у гривнях, тому обидва числа дорівнюють 1.

«Умови доставки» — як товар поїде до клієнта:

• «Умови доставки» і «Спосіб доставки» вибирають із довідників умов поставки і способів відвантаження: хто платить за доставку і чим повезуть;
• «Маршрут» — довільна позначка для логістики;
• «Заг. кіль-сть» — скільки одиниць у документі разом: тут 38 = 3 дрилі + 20 касок + 15 молотків;
• «Усього вага», «Усього об'єм» і «Фрахт» вписують руками, коли вони потрібні в друкованій формі. Замовлення їх не рахує, і фрахт до «Усього» не додається;
• «Р/ф перед доставкою» дозволяє виставити рахунок-фактуру раніше, ніж товар поїхав. Нове замовлення бере цю галочку з налаштування рахунку-фактури. Без неї «Створити рахунок-фактуру» бере в рахунок лише те, що вже відвантажено, і рядки, які у відвантаження не їдуть (тип «Робота/Послуга», а також тип «Вільний» без позначки «Набір»);
• «Відділення» — службове поле обміну з інтернет-магазином, руками його не заповнюють. Відділення Нової Пошти вказують на вкладці «Нова Пошта».

«Адреса рах./ф.» і «Адреса доставки» — дві адреси клієнта: юридична, яка йде в рахунок, і та, куди везти товар. Обидві беруться з адресної книги клієнта. Коли вибирають клієнта, система ставить у першу вкладку його юридичну адресу з галочкою «За замовч.», а в другу — так само позначену адресу доставки. «Код адреси» дає вибрати іншу адресу цього клієнта зі списку, і поля нижче заповняться з неї. «Тип адреси» приходить з адресної книги, руками не міняється. «Відображення» — адреса одним рядком: з адресної книги вона приходить готовою (у звичайної адреси — з назвою на початку), а якщо поля поправити руками, рядок складеться заново з них, уже без назви.

У новому замовленні №2001 того самого ТОВ «Будівельник» вибір клієнта сам поставив сюди юридичну адресу 901702 — Київ, вул. Будівельників, 12, оф. 5 — і рядок «Відображення» з назвою фірми попереду.

Якщо вибрана адреса — адреса Нової Пошти (в адресній книзі в неї стоїть «НП Api»), її дані лягають на вкладку «Нова Пошта», і в замовленні вмикається «Доставка Новою Поштою». Сама ця вкладка з'являється, лише коли Нову Пошту увімкнено у вікні «НП Налаштування». На ній — одержувач, відділення або адреса, спосіб оплати й відправник для експрес-накладної.

Саме так вийшло з адресою доставки «Будівельника» 901703: це відділення Нової Пошти, тому поля адреси порожні, а «Відображення» складене з даних одержувача — ПІБ, місто, номер і адреса відділення, телефон.

Вкладка «Prom»

Вона заповнюється лише в замовлень, що приїхали з торгового майданчика: їх приносить завантаження замовлень Prom, і клас замовлення в них — PROM. Руками сюди не пишуть — це копія того, що покупець указав на майданчику.

• Код статусу і Статус — стан замовлення на самому Prom. Код зіставляється з вашим станом через статуси Prom, назва зберігається як є, для очей;
• Причина скасування — приходить, коли покупець або майданчик скасували замовлення;
• Нотатки клієнта — те, що людина написала в коментарі до замовлення: часто саме там «зателефонуйте після 18:00» або «потрібен інший колір»;
• Варіант доставки, Адреса доставки, Вартість доставки — як покупець обрав отримувати товар;
• Спосіб оплати — як збирається платити.

Поля довідкові: система за ними нічого не рахує і в проводки вони не йдуть. Їхній сенс — щоб менеджер не відкривав кабінет майданчика заради одного рядка.

Виняток один — «Код статусу». Змінений у незатвердженому замовленні, при збереженні він іде на Prom. Разом зі статусом скасування (або коли заповнена «Причина скасування») туди йде й текст причини, який бачить покупець: те, що стоїть у «Причина скасування», а без неї — нейтральна фраза, що замовлення скасоване продавцем. Іде статус лише тому замовленню Prom, номер якого стоїть у «№ замовлення клієнта» цілком числом (пробіли по краях не заважають) і якого не несе жодне інше замовлення класу PROM: інакше статус не надсилається, а журнал сервера називає причину й замовлення. Копія замовлення номера Prom не переносить. Збій зв'язку з Prom збереження не скасовує — статус на майданчику тоді лишається старим. У затвердженому замовленні поля цієї вкладки змінює лише завантаження замовлень Prom.

Порядок роботи

1. Вибрати клієнта

Код клієнта підтягує майже всі умови угоди: назву й адресу, валюту, умови сплати, продавця, прейскурант, матрицю знижок і ставку ПДВ. Тобто половина документа заповнюється тим, що один раз занесли в картку контакту.

Якщо клієнт новий, картку доведеться створити спершу: замовлення на неіснуючий код не збережеться.

2. Заповнити умови

«Умови сплати» обов'язкові для затвердження — без них ОК не пройде, вони на першій вкладці.

А от «Склад», «ПДВ» і «Прейскурант» лежать разом на вкладці «Прейскурант» — не на «Умовах», де їх шукають найчастіше. Усі три впливають на числа: прейскурант дає ціни, ставка ПДВ — податок, склад визначає, звідки піде товар і чи можна резервувати.

У замовленні №2002 тут прейскурант ОПТ, матриця знижок ПОСТІЙНИЙ, ставка ПДВ 20 і склад СКЛ. Решта полів вкладки описана в довіднику полів.

Змінивши прейскурант на вже заповненому документі, ви перерахуєте всі рядки. Те саме зробить умова оплати з власним прейскурантом: оберете її, і прейскурант документа зміниться на прейскурант умови, а ціни всіх рядків перерахуються, ті, що ви виправили руками, теж. Умова без прейскуранта чи з тим самим прейскурантом ціни в рядках не чіпає. Зміна дати перерахує курс валюти, але ціни в рядках лишить як були.

3. Внести рядки

Код товару підтягує назву й ціну, ставка податку приходить із картки клієнта, товару, групи товарів або загальних налаштувань (а після того як ви самі змінили поле «ПДВ» на вкладці «Прейскурант» — з нього). Кількість вводиться вручну, сума рахується сама.

Товару ще немає в довіднику? Рядок з таким кодом можна внести й зберегти замовлення; назву й ціну тоді вводите самі. Провести його не вийде, поки не заведете картку товару, і до того цей рядок не входить у кількість, замовлену клієнтами.

4. Вирішити щодо резерву

Галочка «Зарезервовано» зайняла б товар під цього клієнта. Резерв не змінює залишок, але зменшує доступну кількість для інших замовлень. Якщо в налаштуваннях модуля заборонене перевищення резерву, зарезервувати складського товару більше, ніж вільно на складі документа (наявне мінус зарезервоване іншими), система не дасть.

5. Затвердити

ОК і зберегти. Замовлення стає домовленістю, з якої можна створювати наступні документи. Кількість, замовлена клієнтами, у картці товару зросла ще під час першого збереження замовлення, до ОК; затвердження її не змінює. Зменшують її затверджені відвантаження і закриття замовлення.

6. Далі — з меню документа

• «Створити відвантаження» — віддати товар зі складу;
• «Створити рахунок-фактуру» — виставити рахунок;
• «Створити платіж» — прийняти гроші;
• «Створити замовлення постачальнику» — закупити те, чого немає, під це замовлення;
• «Створити замовлення на виробництво» — виготовити товари, які мають технологічну карту: окреме замовлення на виробництво на кожен такий рядок, з терміном виконання — плановою датою відвантаження; повторний запуск — лише на непокриту різницю;
• «Статус виробництва» — на якому етапі виробництво за цим рахунком;
• «Статус рахунку клієнта» — що з нього вже виконано;
• «Друк чеку», «Відправити е-лист» — друкована форма і відправка клієнту.

Як переконатися, що документ правильний

1. Валюта і умови сплати — ті, про які домовились із клієнтом, а не типові з картки.
2. «Усього» збігається з тим, що ви назвали клієнтові. Якщо ні — спершу подивіться, чи входить ПДВ у ціну прейскуранта.
3. На закладці B у кожного оподатковуваного рядка заповнені ставка і сума ПДВ. Поле «ПДВ» на вкладці «Прейскурант» переписує рядки, лише коли ви самі його змінюєте, а порожнє податку рядків не обнуляє.
4. Якщо ставили резерв — склад заповнений.
5. Прибуток на закладці з собівартістю не від'ємний. Від'ємний означає, що ви продаєте нижче за закупівлю — інколи свідомо, але частіше це помилка в ціні.

Змінні друку

Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.

Поля заголовка:

Основне

Змінна	Що підставляється
SO_No	Номер
Contact_Code	Клієнт (код)
Contact_Name	Клієнт (назва)
SO_NameF	Назва
SO_Ok	ОК
SO_Res	Зарезервовано
SO_NpDelTo	Доставка у
SO_NpPayType	Спосіб оплати
SO_Gp	Маржа %
SO_TotalGp	Усього прибуток
SO_TaxSum	Сума ПДВ
SO_Total	Усього
SO_Subtotal	Проміжний підсумок

Умови

Змінна	Що підставляється
SO_OrdDate	Дата замовл.
SO_PayD	Умови сплати
SO_PlShipDate	Запл. дата відвант.
SO_DespDate	Дата відправлення
SO_DespTime	Час відправлення
SO_OurCont	Відповідальний
SO_CustC_No	Контакт клієнта
OBJ_No	Об'єкт (код)
OBJ_Comment	Об'єкт (назва)
SO_Refer	Посилання
SO_Sel_No	Продавець
SO_Proj	Проект
SO_OrdClass	Клас замовл.
SOrderT_No	Тип замовл. (код)
SOrderT_Comment	Тип замовл. (назва)

Валюта

Змінна	Що підставляється
SO_Currency	Валюта
CurCode_No	Валюта (код)
CurCode_Comment	Валюта (назва)
SO_RateFrom	З
SO_RateTo	В базову

Прейскурант

Змінна	Що підставляється
PrList_Code	Прейскурант (код)
PrList_Comment	Прейскурант (назва)
DiscTable_Code	Матриця знижок (код)
DiscTable_Comment	Матриця знижок (назва)
QPriceL_No	Прайс-лист ком. пропозиції (код)
QPriceL_Comment	Прайс-лист ком. пропозиції (назва)
SO_SalesGr	Відділ
SO_Lang	Мова
Loc_Code	Склад (код)
Loc_Name	Склад (назва)
SO_CommF	Коментар
SO_Comm2	Коментар 2
SO_Comm3	Зовнішній вигляд
SO_CommFQuaPL	Коментар із прайс-листа

Адреса рах./ф.

Змінна	Що підставляється
SO_InvAddrCode	Код адреси (Адреса рах./ф.)
SO_InvAddrType	Тип адреси (Адреса рах./ф.)
SO_InvCountry	Країна (Адреса рах./ф.)
SO_InvRegion	Регіон (Адреса рах./ф.)
SO_InvCity	Місто (Адреса рах./ф.)
SO_InvStreet	Вулиця (Адреса рах./ф.)
SO_InvBuilding	Будинок (Адреса рах./ф.)
SO_InvFloor	Поверх (Адреса рах./ф.)
SO_InvApartment	Квартира (Адреса рах./ф.)
SO_InvRepresent	Відображення (Адреса рах./ф.)

Адреса доставки

Змінна	Що підставляється
SO_DelAddrCode	Код адреси (Адреса доставки)
SO_DelAddrType	Тип адреси (Адреса доставки)
SO_DelCountry	Країна (Адреса доставки)
SO_DelRegion	Регіон (Адреса доставки)
SO_DelCity	Місто (Адреса доставки)
SO_DelStreet	Вулиця (Адреса доставки)
SO_DelBuilding	Будинок (Адреса доставки)
SO_DelFloor	Поверх (Адреса доставки)
SO_DelApartment	Квартира (Адреса доставки)
SO_DelRepresent	Відображення (Адреса доставки)

Нова Пошта

Змінна	Що підставляється
SO_NpFullName	Повна назва
SO_NpPhone	Телефон
SO_NpStreet	Вулиця (Нова Пошта)
SO_NpBuilding	Будинок (Нова Пошта)
SO_NpAddrBuild	те саме, що SO_NpBuilding
SO_NpApartment	Квартира (Нова Пошта)
SO_NpRegion	Регіон (Нова Пошта)
SO_NpAvance	Аванс
SO_NpSender	Відправник
SO_NpContact	Контактна особа
SO_NpDel	Доставка Новою Поштою

Умови доставки

Змінна	Що підставляється
ShipD_No	Умови доставки (код)
ShipD_Comm	Умови доставки (назва)
ShipM_No	Спосіб доставки (код)
ShipM_Comm	Спосіб доставки (назва)
SO_Route	Маршрут
SO_Branch	Відділення
SO_TotQty	Заг. кіль-сть
SO_TotWeight	Усього вага
SO_TotVol	Усього об'єм
SO_FrPrice	Фрахт
SO_InvBefDel	Р/ф перед доставкою

Інші змінні

Змінна	Що підставляється
SO_CustC_Name	Назва (Контакт клієнта)
SO_Sel_Email	Ел. пошта відповідального
SO_Sel_FName	Ім'я відповідального
SO_Sel_LName	Прізвище відповідального
SO_Sum_UA	Сума прописом українською
SO_Sum_ENG	Сума прописом англійською
SO_Sum_RU	Сума прописом російською

Поля рядків:

Змінна	Що підставляється
SO_Mat_No	Номер позиції рядка
SO_Mat_ArtCode	Товар
SO_Mat_Spec	Назва
SO_Mat_Qty	Кількість
SO_Mat_Price	Ціна
SO_Mat_Sum	Сума
SO_Mat_Reb	%
SO_Mat_rowGP	Приб.
SO_Mat_Ship1	Відв. (не затв.)
SO_Mat_Ship2	Відв.
SO_Mat_Invd	Рах/ф
SO_Mat_Obj	Об'єкти
SO_Mat_BPrice	Собівартість
SO_Mat_SerNr	Серійний №
SO_Mat_Loc	Склад
SO_Mat_Pos	Позиція
SO_Mat_PicDate	Дата відбору
SO_Mat_PicTime	Час відбору
SO_Mat_InLoadDate	Дата рах/ф
SO_Mat_InLoadTime	Час надходження
SO_Mat_DespRowDate	Дата відправлення
SO_Mat_DespRowTime	Час відправлення
SO_Mat_UnitCode	О.В.
SO_Units	те саме, що SO_Mat_UnitCode
SO_Mat_UnitFacQ	К-ть О.В.
SO_Mat_UnitXVal	Ширина
SO_Mat_UnitYval	Висота
SO_Mat_UnitZval	Глибина
SO_Mat_UnitFPrice	Ціна за одиницю
SO_Mat_Tax	ПДВ
SO_Mat_TaxSum	ПДВ Сума
SO_Mat_Barcode	Штрихкод товару
SO_Unit_Name	Назва одиниці виміру

Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника:

• Клієнт — Контакти
• Об'єкт — Об'єкти
• Валюта — Валюти (CurCode_*)
• Прейскурант — Прейскуранти
• Матриця знижок — Матриця знижок (DiscTable_*)
• Прайс-лист ком. пропозиції — Прайс-листи комерційної пропозиції
• Склад — Склади (Loc_*)
• Реквізити фірми — назва, адреси, банківські рахунки, керівники, користувач, який друкує: Інформація про компанію

Часті ситуації

Клієнт передумав щодо частини позицій. Поки по рядку нічого не відвантажено й не виставлено, кількість можна зменшувати, а рядок видаляти. Нижче за вже виставлену кількість система не дасть опустити: «Не можна зменшувати кількість, товари були реалізовані». Нижче за вже відвантажену — теж, і рахуються всі відвантаження рядка, навіть ще не проведені: «Кількість не може бути меншою за вже відвантажену». Спершу зменште або видаліть відвантаження (проведене — спершу зніміть з нього ОК), тоді — кількість у замовленні. Обидва правила стежать саме за зменшенням: якщо за рядком уже виставлено чи відвантажено більше, ніж замовлено, замовлення зберігається — правила спрацьовують, лише коли кількість у рядку зменшують.

Повернути товар «мінусом» у рядку. Відʼємну кількість у рядку замовлення система не приймає — ні при першому збереженні, ні пізніше: «Кількість не може бути від'ємною», і підсвічує «Кількість» цього рядка. Повернення від клієнта оформлюється окремим документом — Повернення.

Товару немає на складі. Замовлення це не блокує — воно фіксує домовленість, а не наявність. З меню створіть замовлення постачальнику: воно успадкує позиції, і закупівля піде під конкретного клієнта.

Замовлення виконано не повністю і більше не буде. Поставте галочку «Закрито» — замовлення перестане висіти у відкритих і звільнить резерв. Резерв, що вже стояв, закриттю не заважає — його знімає саме закриття. А от увімкнути «Зарезервовано» тим самим збереженням, що й «Закрито», чи на вже закритому замовленні не можна: «Неможливо зарезервувати товари та закрити рахунок клієнту одночасно!» з порадою зняти один із двох прапорців.

Ціни в документі не ті. Перевірте прейскурант на однойменній вкладці: саме він, а не картка товару, дає ціну. Прейскуранти бувають із періодами дії, тож на різні дати ціна може відрізнятись.

Клієнт хоче знижку на весь рахунок. Знижка задається в рядку, а не на документ. Загальну знижку доведеться рознести по рядках — або завести клієнтові матрицю знижок, тоді відсотки підставлятимуться в нові рядки самі.

Змінили валюту замовлення. Ціни рядків і знижки фіксованою сумою («Знижка абсолютна») переводяться в нову валюту: спершу в основну за курсом, що стояв у замовленні, потім у нову — за курсом на дату замовлення. Якщо в товару є ціна в прейскуранті чи в картці, вона після цього береться звідти вже в новій валюті.

Довідник полів

Шапка

Поля над вкладками видно завжди; решта розкладена по вкладках, і в стовпці «Де» вказано, на якій саме.

Поле	Де	Опис
Номер	завжди	Номер замовлення, присвоюється автоматично
Клієнт, Назва	завжди	Контрагент і його назва з картки
№ замовлення клієнта	завжди	Номер замовлення в обліку клієнта — за ним його шукають, коли клієнт дзвонить
ОК	завжди	Затвердження документа
Закрито	завжди	Замовлення більше не виконується; знімає резерв
Зарезервовано	завжди	Тримати товар під цього клієнта
Дата замовл.	Умови	Дата документа
Умови сплати	Умови	Визначають строк оплати; обов'язкові для затвердження
Запл. дата відвант.	Умови	Коли обіцяли віддати товар
Дата, Час відправлення	Умови	Коли товар фактично поїхав
Відповідальний, Контакт клієнта	Умови	Хто веде угоду з вашого боку і з боку клієнта
Об'єкт	Умови	Об'єкти аналітики документа
Посилання	Умови	Довільне посилання: номер листа, тендера, договору
Резервувати до	Умови	Термін резерву: після нього резерв знімає служба «Закінчення терміну резервування», коли її запускають; частково відвантажене замовлення вона не чіпає
Продавець	Умови	Менеджер, за яким рахують продажі
Проект	Умови	Прив'язка до проєкту
Клас замовл., Тип замовл.	Умови	Класифікація замовлення для звітів; тип буває обов'язковим за налаштуванням
Валюта, З, В базову	Валюта	Валюта документа і курсова пара до основної: «З» одиниць валюти документа = «В базову» основної
Умови доставки, Спосіб доставки	Умови доставки	Хто платить за доставку і чим повезуть — з довідників умов поставки і способів відвантаження
Маршрут	Умови доставки	Довільна позначка для логістики
Відділення	Умови доставки	Службове поле обміну з інтернет-магазином; руками не заповнюють
Заг. кіль-сть	Умови доставки	Скільки одиниць разом по всіх рядках
Усього вага, Усього об'єм, Фрахт	Умови доставки	Вписують руками для друкованої форми; до суми замовлення не входять
Р/ф перед доставкою	Умови доставки	Рахунок-фактуру можна виставити до відвантаження; нове замовлення бере галочку з налаштування рахунку-фактури
Прейскурант	Прейскурант	Джерело цін і ознаки «ПДВ у ціні»
Матриця знижок	Прейскурант	Схема знижок, застосована до документа
Прайс-лист ком. пропозиції	Прейскурант	Заповнюється, коли клієнт оформив замовлення сам на сторінці прайс-листа комерційної пропозиції. Поки воно стоїть, ні зміна клієнта, ні умова оплати прейскурант не міняють
Склад	Прейскурант	Склад відвантаження; обов'язковий для резерву
ПДВ	Прейскурант	Код ПДВ шапки; рядкам задає ставку, лише коли ви самі його змінили
Відділ	Прейскурант	Код відділу вільним текстом: вибору з довідника тут немає, і замовлення за ним нічого не рахує — його бачить лише друкована форма
Мова	Прейскурант	Мова друкованих форм
Коментар	Прейскурант	Довільний текст, три рядки
Коментар із прайс-листа	Прейскурант	Що клієнт написав, оформлюючи замовлення на сторінці прайс-листа
Код адреси	Адреса рах./ф., Адреса доставки	Адреса з адресної книги клієнта; з неї заповнюються поля нижче
Тип адреси	Адреса рах./ф., Адреса доставки	Тип адреси з адресної книги; лише для читання
Країна, Регіон, Місто, Вулиця, Будинок, Поверх, Квартира	Адреса рах./ф., Адреса доставки	Сама адреса
Відображення	Адреса рах./ф., Адреса доставки	Адреса одним рядком; складається з полів вище
Поля вкладки	Нова Пошта	Одержувач, відділення або адреса, оплата й відправник для експрес-накладної. Вкладка є, лише коли Нову Пошту увімкнено у вікні «НП Налаштування»

Рядки товарів

Матриця має кілька закладок; на всіх видно код, кількість і назву, далі — різне.

Поле	Закладка	Опис
Товар	усі	Код позиції
Кількість	усі	Замовлена кількість
Назва	усі	Найменування товару
Ціна	A	Ціна одиниці з прейскуранта
% або Знижка абсолютна	A, E	Знижка на рядок: на закладці A — та, що головна за налаштуванням модуля, друга — на закладці E
Сума	A	Сума рядка з ПДВ
Об'єкти	B	Об'єкти аналітики рядка
ПДВ	B	Ставка податку по рядку
ПДВ Сума	B	Сума податку по рядку
Собівартість	C	Закупівельна вартість одиниці
Приб.	C	Прибуток рядка: сума без ПДВ мінус кількість × собівартість
Відв. (не затв.)	D	Скільки виписано у відвантаження, включно з незатвердженими
Відв.	D	Скільки фактично відвантажено — тільки за затвердженими документами
Рах/ф	D	Скільки увійшло в рахунки-фактури
Без резерву	D	Не резервувати цей рядок
Серійний №	E	Серійні номери позиції
Склад	F	Склад рядка, якщо він інший, ніж у шапці

Колонки собівартості й прибутку видно не всім — лише з правом «Показувати собівартість»; без нього закладка C показує тільки товар, кількість і назву.

Підсумки документа

Поле	Опис
Заг. кіль-сть	Скільки одиниць замовлено разом по всіх рядках
Проміжний підсумок	Сума замовлення без податку
Сума ПДВ	Податок по документу
Усього	Сума до сплати клієнтом
Усього прибуток	Прибуток по документу: сума прибутків рядків
Маржа %	«Усього прибуток» як відсоток від суми без ПДВ
Валюта	Валюта документа