Кадровий облік

Модуль про людей і гроші, які вони отримують. Він відповідає на два різні питання, і плутати їх дорого: хто в нас працює (картки, контракти, відпустки) і скільки їм нарахувати (ставки податків, розрахунок, проводки).

Розділ між ними проходить по контракту. Картка працівника каже, хто це такий: ім'я, контакти, особисті дані. Контракт каже, на яких умовах він працює: посада, оклад, валюта, схема відпусток. Тому підвищення окладу не переписує картку людини — воно заводиться окремим документом, і в базі лишається історія.

Маршрут: від картки до виплаченої зарплати

Працівник (хто це) → Контракт (умови) → Зміни в контрактах (історія)
        ↓
Календар: тип робочих днів · свята · схема відпусток → Відпустки
        ↓
Ставки податків + Налаштування нарахування (який запис — ПДФО, який — ВЗ, який — ЄСВ)
        ↓
Нарахування зарплати: кому скільки нараховано, скільки утримано, скільки до виплати
        ↓
Проводки: 921/661 нарахування · 661/6413 ПДФО · 661/642 ВЗ · 921/651 ЄСВ
        ↓
Виплата через касу або банк

Співробітники — картка людини.
Контракт із класом — умови роботи; клас відповідає на бухгалтерське питання, на який рахунок відносити витрати на цю людину.
Зміни в контрактах — окремий документ на кожну зміну умов, щоб лишалася історія «з якої дати й чому стало інакше».
Календар: тип робочих днів каже, які дні тижня вихідні, свята — які дати неробочі, схема відпусток — скільки днів на рік належить. З них рахуються відпустки.
Ставки податків з датами початку дії і налаштування нарахування зарплати, яке каже, який запис довідника грає роль ПДФО, який — військового збору, а який — внеску роботодавця.
Нарахування зарплати — документ, що перетворює умови контракту на суми й формує проводки.

Що важливо розуміти

Умови змінюють документом, а не правкою. Оклад підвищили — заводять зміну по контракту. Переписаний контракт стирає минуле, і розрахунок за старий місяць уже не повторити.

Ставку податку шукають на дату розрахунку. Кожен запис довідника ставок має дату початку дії; нарахування бере ту, що діяла на дату документа. Тому зміна закону не ламає торішні розрахунки.

Довідник ставок сам по собі німий. Система не здогадується, який із десятка записів є ПДФО, а який — ЄСВ: це задано в настройці нарахування. Помилка тут — найчастіша причина, чому нарахування падає або рахує не те.

Клас контракту розкладає зарплату по рахунках. Офісний персонал — адміністративні витрати, виробничий — собівартість. Без класу зарплата лягає в облік однією купою, і собівартість продукції виходить неправдивою.

Проводки нарахування читаються парами. Нарахування йде на витрати, утримання зменшують борг перед працівником, внесок роботодавця — знову витрати:

Дт	Кт	Що це
921	661	нараховано зарплату
661	6413	утримано ПДФО
661	642	утримано військовий збір
921	651	нараховано ЄСВ (внесок роботодавця)

Рахунки податків беруться зі ставок. У новій компанії ПДФО стоїть на 6413 «Розрахунки з податку на доходи фізичних осіб»: рахунок 6411 звіт «Баланс» показує як податок на прибуток. У базах, заведених раніше, ПДФО часто на 6411 — так, як записано в їхній ставці.

Гроші видає касовий ордер, а не нарахування. Нарахування рахує й формує борг перед працівником. Дія «Створити виплату» в меню нарахування готує видатковий касовий ордер на суми «до виплати», «Створити податкові платежі» — на ПДФО, військовий збір і ЄСВ. Статті для них беруться з вкладки статей настройки нарахування; у новій компанії там уже стоять ЗАРПЛАТА, ПДФО, ВЗ і ЄСВ. Не плутайте її з виплатою персоналу з модуля витрат — та закриває підзвіт, а не зарплату.

Своїх звітів у модуля немає. Підсумки дивляться у фінансах: оборотка по рахунку 661 у розрізі об'єктів і є відомість розрахунків із працівниками. 661 — це «Рахунок оплати праці» з налаштування «Використання фінансових рахунків»; якщо там інший рахунок, дивіться його. Нарахування бере цей рахунок у своє поле «Рахунок оплати праці», і проводка йде на рахунок, що стоїть у документі: змінили його в нарахуванні — дивіться й той.

З чого почати в новій базі

Тип робочих днів і свята — календар, на якому все тримається.
Схеми відпусток — по категоріях персоналу.
Класи контрактів — рахунки витрат на персонал.
Ставки податків і налаштування нарахування зарплати — без них розрахунок не піде.
Співробітники і їхні контракти — далі перше нарахування.

Часті задачі

Треба	Куди йти
прийняти людину на роботу	Співробітники + контракти
підвищити оклад або перевести	Зміни в контрактах
оформити відпустку	Відпустки
задати, скільки днів відпустки належить	Схема відпусток
внести неробочі дати	Свята · тип робочих днів
оновити ставки податків	Ставки податків, відрахувань, нарахувань
порахувати зарплату за місяць	Нарахування зарплати
розкласти витрати на персонал по рахунках	Клас контракту
не забути привітати з днем народження	Завдання на день народження
подивитися борг перед працівниками	Оборотка по рахунку оплати праці (зазвичай 661)

Усі об'єкти модуля

Документи: контракти · зміни в контрактах · відпустки · нарахування зарплати

Довідники: співробітники · клас контракту · схема відпусток · свята · тип робочих днів · ставки податків, відрахувань, нарахувань

Налаштування: налаштування нарахування зарплати

Службові операції: завдання на день народження

Куди дивитися далі

Касова книга — через неї виплачують зарплату.
Фінанси — рахунки 661, 651 і звіти по них.
Витрати — підзвіт, який плутають із зарплатою.
CRM — завдання на погодження відпусток і нагадування про дні народження.