Перший місяць у системі. Частина 2: перший цикл

База заповнена, залишки занесені — частина 1 на цьому закінчується. Тепер належить пройти коло цілком: купити товар, покласти його на склад, продати й отримати гроші. Перше таке коло варто пройти свідомо, бо далі воно повторюється сотні разів, і помилка, закладена зараз, тиражуватиметься.

Головне правило, яке пояснює майже всю поведінку системи:

у колі купівлі й продажу склад змінюють прихід і відвантаження, борг створює рахунок, гроші рухає платіж.

Замовлення — і клієнтські, і постачальнику — не рухають ні склад, ні гроші. Вони існують, щоб фіксувати намір і пов'язувати документи між собою.

Поза цим колом залишок змінюють ще шість документів: списання зі складу, переміщення, інвентаризація, повернення від клієнта, повернення постачальнику й виробництво. У першому циклі вони не потрібні, але, побачивши рух складу без приходу й відвантаження, шукайте його серед них. І ще один виняток усередині кола — рахунок-фактура з позначкою «Оновити склад» (див. нижче).

Половина перша: закупівля

Замовлення постачальнику

З нього зручно починати, хоча обов'язковим воно не є: прихід можна оформити й без замовлення. Але замовлення дає дві речі, яких інакше не буде: видно, що вже замовлено і їде (це враховується, коли клієнт питає «а є?»), і всі наступні документи створюються з нього, переносячи рядки.

Замовлення постачальнику не змінює залишок. Товару ще немає.

Надходження

Надходження — момент, коли товар з'являється. Воно кладе кількість на склад із шапки і фіксує собівартість кожної позиції; у замовленні проставляється, скільки вже прийшло, і замовлення лишається відкритим, доки не приїде все.

Саме собівартість із надходження піде потім у відвантаження і в проводку — тому важливо, щоб ціна в приході була справжньою.

Додаткові витрати

Якщо до ціни постачальника додаються доставка, мито, послуги брокера — їх рахує Розмитнення, і робити це треба до надходження: надходження створюють прямо з розмитнення, і товар стає на склад уже з повною собівартістю. Уже оприбуткований товар розмитнення заднім числом не переоцінює — відвантаження забере ту собівартість, з якою товар став на склад, і прибуток у звітах буде завищеним.

Рахунок постачальника

Рахунок постачальника створює борг: із цього документа ми винні гроші. Перше, що роблять при розбіжностях, — звіряють суму рахунка із сумою надходження: товар міг приїхати за однією ціною, а рахунок прийти за іншою.

У журналі рахунків ліворуч від номера стоїть кольорова позначка — вона і є відповідь на питання «кому платити сьогодні»: червона означає, що день оплати настав (рахунок червоніє вже в сам цей день) або минув, жовта — що він ще не настав чи дату оплати не вказано, зелена — що рахунок закрито. Сіра позначка — постачальника заблоковано; у чернетки рахунку позначки немає зовсім.

Платіж постачальнику

Платіж постачальнику гасить борг. Одним документом можна закрити кілька рахунків, а можна заплатити наперед — тоді сума ляже авансом і чекатиме на рахунок.

Перевірка першої половини

Відкрийте журнал замовлень постачальникам і подивіться на колонку «Статуси»: чотири значки показують, що за замовленням уже сталося — надходження, рахунок постачальника, додаткові витрати, оплата. Світло-сірий означає «такого документа немає», темно-сірий — «є, але не затверджений», помаранчевий — «частково», зелений — «закрито». Закупівля пройшла повністю, коли зелені надходження, рахунок і оплата. Значок розмитнення зеленіє, лише коли розмитнення оформлено на всю кількість замовлення; у закупівлі без додаткових витрат він лишається світло-сірим, і це нормально (докладно — Статуси документа і значки в списку).

Між половинами: що сталося зі складом

Три питання, які варто поставити до першого продажу:

• скільки лежить — статус товару: кількість по складах, плюс скільки вже обіцяно клієнтам і скільки їде від постачальників;
• скільки вільно — резерви: «Доступно» = склад мінус те, що зарезервовано під замовлення. Обіцяти клієнту треба саме доступне, а не фізичний залишок;
• за якою ціною — собівартість у картці приходу; якщо вона нульова, отже витрати ще не рознесені або ціну в приході не заповнено, і продаж дасть неправильний прибуток.

Половина друга: продаж

Комерційна пропозиція

Комерційна пропозиція — необов'язковий перший крок: ціна, яку ви назвали клієнту, з обмеженим строком. З неї створюється замовлення, рядки переносяться самі.

Замовлення клієнта — «Рахунок клієнтам»

Замовлення клієнта в системі називається «Рахунок клієнтам», а їхній журнал — «Рахунки клієнтам». Воно фіксує, що клієнт хоче і за якою ціною. Склад воно не чіпає, але вміє резервувати товар: зарезервоване перестає бути доступним для інших замовлень, хоча фізично лежить на місці.

Умови оплати підставляються з картки клієнта — з них потім порахується строк оплати в рахунку.

Відвантаження

Відвантаження — у схемі з відвантаженнями єдиний документ, який зменшує залишок. При затвердженні воно закриває партії за FIFO і записує їхню собівартість у рядки, знімає резерв із того, що поїхало, і проставляє в замовленні, скільки виконано. Цін продажу в ньому немає: відвантаження — про рух товару, а не про гроші. Суми в ньому лише собівартісні — колонки «Собівартість» і «Усього» на окремій закладці рядків, і бачать їх лише ті, кому дозволено бачити собівартість.

Рахунок клієнту

Рахунок-фактура створює борг клієнта і строк оплати. Порядок можна порушувати — рахунок дозволено виставити й до відвантаження, — але пам'ятайте, що до відвантаження товар зі складу не пішов, скільки б рахунків не було виписано.

Виняток — продаж без відвантажень. Якщо в Налаштуванні рахунку-фактури стоїть «Списувати склад по рах/ф», кожен новий рахунок отримує позначку «Оновити склад» і при затвердженні сам списує товар. Відвантажень тоді не роблять: інакше товар спишеться двічі.

Оплата

Оплата клієнта збільшує залишок на рахунку або в касі. Що вона гасить, вирішує рядок оплати, а не відвантаження. Вибрано рахунок-фактуру — гаситься борг за ним, навіть якщо товар ще не поїхав. Вказано номер передоплати або стоїть «Згенерувати № передоп.» (так створює оплату «Створити платіж» у замовленні) — сума стає незакритою передоплатою: нашим боргом перед клієнтом, а не виручкою. У журналі рахунків клієнтам таке замовлення позначається червоним знаком оклику, а перелік сум видно в реєстрі «Відкриті передоплати клієнта».

Перевірка другої половини

У журналі рахунків клієнтам та сама колонка «Статуси»: візок — відвантаження, аркуш — рахунок-фактура, вантажівка — ТТН (товарно-транспортна накладна), символ валюти — оплата. Угода закрита, коли зелені візок, аркуш і валюта і немає червоного знака оклику. Вантажівка зеленіє лише від проведеної ТТН: якщо накладних ви не оформлюєте, вона лишається світло-сірою. Темно-сірий тут означає не лише непроведений документ: після проведеного повернення від клієнта чи кредит-ноти візок або аркуш теж стають темно-сірими.

Як переконатися, що коло пройшло правильно

• Товар: залишок зменшився рівно на відвантажене, собівартість у відвантаженні дорівнює тій, що була в приході.
• Гроші: борг клієнта погашено оплатою, борг постачальнику — платежем; у журналах рахунків не лишилось червоних позначок по закритих угодах.
• Облік: оборотка показує рух по рахунках запасів, розрахунків і доходів; сума продажу потрапила в дохід, а собівартість — у витрати.

Якщо в обороті по рахунку запасів порожньо, а товар фізично пішов, шукайте три причини: документ не затверджено; рахунки не проставлено — тоді проведення зупинилося на налаштуванні «Використання фінансових рахунків»; у налаштуванні «Записи із підсистем» знято позначку відвантажень — тоді відвантаження проводяться без жодної проводки, мовчки.

Помилки першого кола

Продали більше, ніж є. Дивилися на залишок, а не на «Доступно»: частина товару була зарезервована під інше замовлення.

Прибуток виявився завищеним. Розмитнення оформили вже після надходження: товар став на склад без мита й доставки, відвантаження забрало цю неповну собівартість, і заднім числом це вже не виправити — лише сторнувати й провести заново.

Рахунок є, товару немає. Рахунок виписали до відвантаження і вирішили, що склад змінився. Він не змінився: у схемі з відвантаженнями залишок рухає лише відвантаження (виняток — рахунок із позначкою «Оновити склад», див. вище).

Оплата не погасила борг. У рядку платежу замість рахунка вказано номер передоплати або стоїть «Згенерувати № передоп.» — гроші лягли авансом. Перевірте, до чого прив'язана сума: до рахунка чи до передоплати. Рядок зовсім без рахунка й номера передоплати система не збереже: «Вкажіть номер р/ф або передоплати».

Замовлення назавжди лишилося відкритим. Приїхало менше, ніж замовлено, а залишок замовлення ніхто не закрив. Таке замовлення висить у «частково» — його закривають вручну, коли ясно, що решти не буде.

Що далі

Частина 3: закриття місяця — зарплата, амортизація, закриття періоду і звітність.