Акт звірки взаємних розрахунків

Документ для контрагента, а не для внутрішнього користування: готовий бланк із двома колонками — ліворуч ваші дані, праворуч порожнє місце для даних другої сторони, унизу рядки для підписів. Такий акт друкують, підписують і надсилають клієнту, щоб зафіксувати, хто кому винен на певну дату.

Де шукати: Модулі → Розрахунки з клієнтами → Звіти → Акт звірки взаємних розрахунків

Від решти звітів дебіторки він відрізняється призначенням: історичний аналіз і неоплачені рахунки — інструменти для себе, а це — папір для контрагента.

Розбір на прикладі

Клієнт обов'язковий. Акт складають з конкретним контрагентом; якщо поле лишити порожнім, система покаже попередження і звіт не запуститься.

Читається згори вниз:

• Період і сторони — з параметрів і з налаштування компанії;
• Сальдо початкове — стан розрахунків на початок періоду: 4 798,32 у дебеті (клієнт винен) і 1 580,00 у кредиті (ми винні йому, зазвичай це передоплата);
• рядки руху за період — кожен документ окремо: 10/08/2027 №154 Продаж 3 900,00 у дебеті; оплата з указаним у рядку рахунком підписана «Сплата», без рахунка — «Передплата», і цей підпис не змінюється, коли аванс згодом зарахують;
• Обороти за період — 3 900,00 у дебеті й 0,00 у кредиті (лише рядки періоду);
• Сальдо кінцеве — 8 698,32 проти 1 580,00 (початкове сальдо плюс рух за період);
• словесний висновок під таблицею: скільки і на чию користь. Дебет і кредит кінцевого сальдо кожної валюти висновок згортає в одне число: тут 8 698,32 − 1 580,00 = 7 118,32 на користь вашої фірми. На кадрі — ще давній вигляд, де обидві суми названо окремо.

Права колонка порожня навмисно. Її заповнює контрагент своїми даними — у цьому й сенс звірки: дві сторони підставляють свої числа й дивляться, де вони розійшлись.

Що варто знати

У рядку «та …» у шапці і у фразі висновку стоїть назва клієнта з картки. Окремого поля для повної юридичної назви в картці клієнта немає, тож акт бере те, що записано в полі «Назва». (Виняток — службове поле повної назви, якого у вікні картки немає: якщо його заповнили імпортом, акт підписує сторону ним.) Якщо для підпису потрібна повна юридична назва (наприклад, «Товариство з обмеженою відповідальністю…» замість «ТОВ…»), запишіть її в «Назву» або виправте в надрукованому акті.

Рядок «за договором» теж порожній — реквізит договору в бланку не заповнюється автоматично.

Оплата в касі при продажу. Рахунок, частину якого клієнт оплатив у касі одразу (у чеку — готівкою, карткою чи іншим способом), іде рядком «Продаж» із сумою рахунку в дебеті й оплаченою в касі частиною в кредиті: сальдо змінює лише неоплачений залишок — так само, як борг рахунку після проведення. Рахунок, оплачений при продажу цілком (тип «Готівка» або готівкова умова оплати), стоїть однаковою сумою в обох графах.

Дебет і кредит — з погляду вашої фірми. Дебет — заборгованість клієнта перед вами (продажі), кредит — ваші зобов'язання перед ним (оплати, передоплати). Кожна валюта — окремим сальдо; оплата рахунку в іншій валюті (рахунок у EUR, гроші в гривні) стоїть у валюті рахунку — сумою, яку зняло проведення платежу за курсом на дату платежу.

Параметри

Параметр	Що робить
Період	Проміжок, за який показані обороти; сальдо рахуються на його початок і кінець
Клієнт	Контрагент акту. Обов'язковий

Часті ситуації

Звіт не запускається. Не заповнений клієнт — це єдиний обов'язковий параметр.

Сальдо не збігається з даними клієнта. Для того акт і потрібен: пройдіть рядки руху й знайдіть документ, якого немає в іншої сторони. Найчастіше це рахунок, виписаний в останні дні періоду, або оплата, зарахована не на той рахунок.

Потрібен акт за весь час роботи. Поставте період від першого року роботи — початкове сальдо тоді буде нульовим, і в акт потрапить уся історія.

Акт треба надіслати клієнту. Друкуйте у PDF або вивантажуйте в Excel кнопками у верхньому лівому куті вікна результату.