Касова книга за записами операцій

Залишок грошей і всі їхні рухи за період — по кожній касі й кожному рахунку. Відповідає на головне питання касира: скільки грошей має бути в касі на сьогодні і звідки взялася ця цифра.

Де шукати: Модулі → Касова книга → Звіти → Касова книга за записами операцій

Ключова відмінність від журналу надходжень і журналу витрат: ті будуються за документами каси, а касова книга — за проводками. Тому вона бачить усі документи, які торкаються рахунку каси: оплати клієнтів, роздрібні продажі, сервісні платежі, а не лише надходження й витрати.

Параметри

• Період — рамка звіту. Залишок на початок система рахує сама за всіма рухами до цієї дати.
• Спосіб оплати — показати одну касу або кілька: коди через кому. Кожен код вікно розгортає до його каси — дописує в поле всі способи оплати тієї самої каси (той самий рахунок, об'єкти й валюта). Вибір зі списку ще й заповнює порожні «Рахунки способів оплат» та «Об'єкти способів оплат» значеннями каси, коли всі вибрані каси на одному рахунку з тими самими об'єктами.
• Рахунки способів оплат — каси на одному рахунку. Рахунок — один і точний: «301» покаже каси, що лежать саме на 301, а каси на субрахунках 3011, 3012 — ні.
• Об'єкти способів оплат — відбирає каси за об'єктами, закріпленими за способом оплати. Порівнюється весь запис об'єктів способу оплати: каса з об'єктами «А,Б» знайдеться за «А,Б», але не за «А».
• Об'єкти — відбирає самі записи: лишаються ті, що несуть усі вказані об'єкти; запис без об'єктів не підходить. Відбір діє і на залишки на початок та кінець, і на рядок «Усього за рахунками».
• Виводити пусті рахунки — показати й каси, у яких немає ні залишку, ні руху за період. Типово знята. Коли вибрано спосіб оплати, його каса без залишку й руху показується й без галочки, якщо на ній є хоч один запис — до періоду чи в ньому (у періоді — хай і відсіяний фільтром «Об'єкти»); каса без жодного запису — лише з галочкою.

Фільтри кас діють разом. Якщо разом вони не дають жодної каси — скажімо, спосіб оплати лежить на рахунку 301, а в «Рахунках способів оплат» стоїть 311, — звіт не запуститься й скаже: «Жоден спосіб оплати не відповідає вибраним фільтрам».

Розбір на прикладі

Звіт розбитий на блоки по касах. У кожної — сальдо на початок, обороти за період і залишок на кінець; для валютної каси — ще залишки на початок і кінець у валюті. Згори і знизу — підсумок по всіх касах. Коли блоків кілька, кожен показано згорнутим рядком; клік по заголовку каси розгортає її рухи.

У прикладі сім кас, бо у фірми три готівкові (гривня, євро, долар) на рахунку 301, дві безготівкові на 311 і дві валютні на 312. Перший блок — головна каса:

Каса	Рахунок	Сальдо на початок	Надходження	Витрата	Залишок
ГГ, готівка гривня	301	−147295.42	12820.00	18000.00	−152475.42

Каса — це спосіб оплати разом з його рахунком, об'єктами й валютою. Кілька способів оплати, у яких усе це збігається, — одна каса: звіт покаже їх одним блоком, з кодами через кому в заголовку. Блок показує записи рахунку з об'єктами й валютою цієї каси. Тому дві каси на одному рахунку, які різняться, наприклад, лише валютою, а записи рахунку їх не розрізняють, покажуть однакові цифри — це не помилка: це два погляди на ті самі гроші.

Тому в підсумку по всіх касах кожен запис рахується один раз. Якби підсумок складав блоки, він завищував би залишок у стільки разів, скільки кас бачать той самий запис.

Записи рахунку, що не належать жодній касі. Запис на рахунку каси без об'єкта жодної каси, з об'єктом, якого немає в жодного способу оплати, або курсова переоцінка в базовій валюті на валютному рахунку до жодної каси не потрапляє. Якщо такі записи є і в сумі не дають нуля, під підсумком по касах звіт додає ще два рядки — на початок і на кінець періоду: «Записи рахунків поза касами» — їхня сума, і «Усього за рахунками» — залишок рахунків з усіма записами, як у Головній книзі (з фільтром «Об'єкти» — лише записи з цими об'єктами). Для рахунків-активів (каса й банк) так само рахують «Гроші зараз» у Платіжному календарі і плитка дашборда «Гроші на рахунках». Рядки з'являються лише без відбору каси (способу оплати чи об'єктів способів оплат): з відбором звіт — про вибрану касу.

Рухи однієї каси

Фільтр за способом оплати (тут — ГГ за серпень 2026) лишає один блок — і він одразу розгорнутий у власне касову книгу, стрічку рухів:

Тут видно, з яких документів гроші приходили й ішли:

Дата	Документ	Об'єкт	Надходження	Витрата	Поточне сальдо
01/08/2026	Рахунки-фактури №140		1080.00		−146215.42
01/08/2026	Платежі №67		1580.00		−144635.42
03/08/2026	Платежі №66		7710.00		−136925.42
05/08/2026	Надходження в касу №2	ГОЛУБ	1500.00		−135425.42
07/08/2026	Витрати з каси №19	ГОЛУБ		18000.00	−153425.42
11/08/2026	Сервісні платежі №14		950.00		−152475.42

Колонка поточне сальдо — залишок після кожної операції, наростаючим підсумком. За нею шукають момент, коли каса пішла в мінус або розійшлася з фактичним залишком.

Зверніть увагу: з шести рухів лише два — документи каси. Решту принесли рахунки-фактури, платежі клієнтів і сервіс. Тому серед документів журналу надходжень за той самий місяць цієї каси стосується лише один (№2), а каса поповнилася п'ять разів.

Номер у колонці «№» — посилання на запис операції, з якого зроблено рядок; сам документ відкривається з її меню — «Відкрити оригінальний запис». Рядок «Початкових сальдо» відкриває документ одразу.

Як цим користуватися

Щоденна звірка каси. Залишок на кінець періоду — те, що має лежати в грошовій скриньці. Розходиться з фактом — шукайте по стрічці рухів момент розбіжності.

Від'ємний залишок — сигнал, а не помилка звіту. Він означає, що з каси видали більше, ніж у неї завели: частину надходжень не проведено або не занесено взагалі. Ще одна причина — оплата лягла на рахунок каси без її об'єкта чи валюти: тоді вона в рядку «Записи рахунків поза касами», а не в залишку каси. Перевірте непроведені документи, цей рядок і надходження, які пройшли повз систему.

Звірка з журналами. Журнал надходжень показує документи надходження в касу всіх кас (типово — і непроведені), касова книга — проведені записи рахунку однієї каси. Тому прямо їх не віднімають: у касовій книзі є ще оплати клієнтів, роздріб, сервіс, «Початкові сальдо» й ручні записи операцій, а в журналі — документи інших кас і чернетки.

Банк теж каса. Для системи «каса» — це будь-який рахунок зі способів оплати. Тим самим звітом дивляться рух по розрахунковому рахунку і звіряють його з банківською випискою.

Куди дивитися далі

• Надходження в касу і Витрати з каси — документи, які рухають касу напряму;
• Журнал надходжень, Журнал витрат — ті самі гроші в розрізі документів каси;
• Спосіб оплати — які каси має фірма і на яких рахунках вони лежать;
• Оборотно-сальдова відомість — залишок того самого рахунку очима бухгалтера.