Статті надходжень/витрат
Довідник причин, з яких гроші надходять у касу або йдуть із неї: зарплата, підзвіт, податки, паливо, відсотки за кредитом. Кожна стаття — це рахунок, на який система віднесе суму під час проведення касового документа.
Де шукати: Модулі → Касова книга → Регістри → Статті надходжень/витрат
Найпростіше думати про статтю так: гроші завжди йдуть з одного місця в інше. Куди саме — відомо зі способу оплати (каса, банк, термінал). Звідки або навіщо — каже стаття. Тому в касовому документі стаття і є кореспондуючим рахунком проводки.
Розбір на прикладі
Сім статей — це весь набір, яким користується фірма на стенді. У списку видно лише код, коментар і об'єкти; рахунок захований у картці. Відкриваємо статтю ЗАРПЛАТА:
Полів усього чотири:
- Код — те, що ви наберете в рядку касового документа. Вигадується один раз і не змінюється: система заборонить правку коду, бо на нього вже посилаються проведені документи. Помилилися в коді — заводьте нову статтю, стару закривайте.
- Коментар — назва статті. Підставляється в рядок документа як коментар за замовчуванням, тому пишіть його так, як хочете бачити в журналі.
- Рахунок — головне поле. 661 «Розрахунки за заробітною платою» означає: виплатили зарплату — зменшили борг по зарплаті. Рахунок береться з плану рахунків.
- Об'єкти — аналітика, яка піде у проводку за замовчуванням. Заповнюється рідко: частіше об'єкт указують у самому рядку документа, бо він у кожної виплати свій.
Праворуч два прапорці:
- Закрито — стаття більше не пропонується в нових документах, але лишається у старих. Так виводять з обігу застарілі статті, не ламаючи історію. Зважте: касовий документ із закритою статтею не збережеться і при повторному збереженні старого — спершу замініть у ньому статтю.
- Запитувати номер нарах. з/п — позначає статтю як «тільки для зарплатних виплат»: витрата з каси з нею зберігається, лише якщо в ній стоїть «Номер нарахування з/п». Вручну номер не вводиться — він ставиться сам, коли витрату створюють із нарахування зарплати пунктом «Створити виплату» або «Створити податкові платежі». У надходженні в касу номера нарахування немає, і прапорець там нічого не обмежує. «Погашене» в нарахуванні зростає лише від рядків, створених із нього: рядок іншої статті (наприклад, комісію банку) у таку витрату дописати можна, а зарплатний рядок, дописаний вручну, нарахування не врахує — працівник лишиться в ньому невиплаченим. Вікно витрати попереджає про такий рядок одразу після збереження, якщо в нього та сама стаття, що й у рядків, створених із нарахування; рядок іншої зарплатної статті (наприклад, відпускних у виплаті зарплати) попередження не ловить — перевіряйте такі рядки самі.
Як стаття перетворюється на проводку
Візьмемо три документи зі стенда — вони показують усю механіку.
Надходження 1500.00 за статтею ПІДЗВІТ (рахунок 372), готівкою:
| Рахунок | Дт | Кт |
|---|---|---|
| 301 Готівка в національній валюті | 1500.00 | |
| 372 Розрахунки з підзвітними особами | 1500.00 |
Гроші прийшли в касу (301 — рахунок способу оплати), борг підзвітної особи зменшився (372 — рахунок статті).
Витрата 18000.00 за статтею ЗАРПЛАТА (рахунок 661), готівкою — та сама пара, дзеркально:
| Рахунок | Дт | Кт |
|---|---|---|
| 661 Розрахунки за заробітною платою | 18000.00 | |
| 301 Готівка в національній валюті | 18000.00 |
Витрата трьома рядками — податки із зарплати через банк (спосіб оплати БГ, рахунок 311):
| Рахунок | Дт | Кт |
|---|---|---|
| 6411 Розрахунки по ПДФО | 3600.00 | |
| 311 Поточні рахунки в національній валюті | 3600.00 | |
| 642 Розрахунки за обов'язковими платежами | 900.00 | |
| 311 Поточні рахунки в національній валюті | 900.00 | |
| 651 За розрахунками із соціального страхування | 4400.00 | |
| 311 Поточні рахунки в національній валюті | 4400.00 |
Кожен рядок дає свою пару проводок. Рахунок грошей у них повторюється, рахунок статті — свій у кожної. Звідси практичне правило: одна стаття — одна причина. Не зсипайте «податки» в одну статтю, якщо в обліку вони йдуть на різні рахунки.
Типові ситуації
«Такої статті надх./витр. не існує» під час збереження документа — такої статті в довіднику немає. Окреме повідомлення «Статтю надх./витр. закрито» означає інше: стаття є, але закрита — закриті в підказці не показуються й у нові документи не приймаються.
Потрібен об'єкт у рядку. Якщо за рахунком статті налаштований контроль об'єктів, провести документ без об'єкта не вийде: система відповість «Введіть об'єкт з типом …». На стенді так налаштований рахунок 661 — зарплату не можна виплатити «взагалі», лише конкретному співробітникові.
Стаття не впливає на проводки. Перевірте налаштування контролю проводок: якщо вимкнені ознаки створення записів операцій для надходження й витрати з каси, документи проводитимуться, але проводок не з'явиться.
Стаття не видаляється: «Запис реєстру «Статті надходжень/витрат» використовується в: Витрати з каси!» Статтю можна видалити, лише поки її не тримає жоден запис: рядок надходження чи витрати з каси (і непідтвердженого документа теж), стаття в налаштуванні нарахування зарплати (аванс, зарплата, відпускні, ПДФО, військовий збір, ЄСВ), плановий платіж платіжного календаря. Інакше документ лишився б зі статтею, якої в довіднику вже немає, і більше не зберігся б. Стаття більше не потрібна — позначте «Закрито»: у нових документах її вже не обрати.
Куди дивитися далі
- Надходження в касу і Витрати з каси — документи, в яких використовуються статті;
- Звіт по статтях надходження/витрати — весь довідник разом із рахунками, одним списком;
- Спосіб оплати — друга половина проводки: звідки й куди йдуть гроші;
- Об'єкти — аналітика, яка ділить суми за співробітниками, напрямами, проєктами.
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| CLCorsp_Code | Код |
| CLCorsp_Closed | Закрито |
| CLCorsp_Comment | Коментар |
| CLCorsp_PayrollNumber | Запитувати номер нарах. з/п |
| CLCorsp_Account | Рахунок |
| CLCorsp_Objects | Об'єкти |