Виплати персоналу
Документ, яким фірма віддає співробітникові гроші, які йому винна: відшкодовує витрачене з власної кишені або доплачує перевитрату по відрядженню. Зазвичай створюється не руками, а кнопкою з авансового звіту.
Де шукати: Модулі → Витрати → Регістри → Виплати персоналу
Не плутайте з виплатою зарплати: та йде витратою з каси за статтею ЗАРПЛАТА і закриває рахунок 661. Виплата персоналу закриває рахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами» — борг за підзвітними грошима.
Розбір на прикладі
Відкриваємо виплату №3 від 12/08/2026:
Співробітник купив канцелярію за свої 800.00 грн, відзвітував авансовим звітом, і фірма повернула йому гроші готівкою.
У шапці:
- Спосіб оплати — ГГ, готівка. Як і в касових документах, спосіб оплати вирішує, з якого рахунку підуть гроші.
- Коментар і об'єкти — призначення виплати й аналітика.
- ОК — позначка, що виплата відбулася.
У таблиці на вкладці «Сплата» — кому платимо:
| Особа | Погашене |
|---|---|
| SA | 800.00 |
Одним документом можна розрахуватися одразу з кількома співробітниками — по рядку на кожного. У рядку — свій спосіб оплати, банківський рахунок («Р/рах») і об'єкти, а ім'я співробітника («ПІБ») підставляється саме: так зручно частину суми віддати готівкою, а частину перерахувати на картку.
Унизу — валюта, погашене й оплачено в базовій валюті.
Зверніть увагу на лічильник зв'язків у шапці вікна: він показує 1. Це зв'язок з авансовим звітом, з якого виплата створена, — за ним документи видно один з одного і в дереві документів.
Як створюється
Штатний шлях — з проведеного авансового звіту: команда «Створити виплати персоналу» в меню документа. Система сама підставить співробітника, суму й валюту звіту, сьогоднішню дату, зв'яже документи і відкриє створену виплату — лишиться вказати спосіб оплати.
Якщо створювати документ вручну, зв'язку зі звітом не буде: сума й співробітник не звіряються з підзвітом, і знайти, за що саме платили, потім складніше.
Що відбувається при проведенні
Позначка ОК створює запис операцій, якщо в налаштуванні «Записи із підсистем» на вкладці «Готівка та ін.» стоїть галочка «Виплати персоналу». Без неї виплата проводиться без запису: борг перед співробітником не закриється, і система про це не попередить.
Дві перевірки перед ОК. Якщо для виплат діють правила затвердження, галочка одразу не стане: піде запит («Запит на затвердження відправлено!»), і поставити ОК вийде після погодження. А виплати, створені з одного авансового звіту, разом не можуть перевищити його суму — на зайвій система відмовить: звіт буде переплачено, — і назве, скільки вже виплачено й скільки лишилось.
| Рахунок | Дт | Кт |
|---|---|---|
| 372 Розрахунки з підзвітними особами | 800.00 | |
| 301 Готівка в національній валюті | 800.00 |
Дебет 372, кредит — рахунок способу оплати. Борг перед співробітником закрився, гроші пішли з каси. Рядок зі своїм способом оплати кредитує рахунок цього способу, рядок без нього — рахунок способу з шапки. Якщо в співробітника в налаштуваннях користувача заданий особистий «Фін. рахунок», дебетується він, а не 372.
Це дзеркало авансового звіту: звіт кредитував рахунок співробітника, виплата його дебетує. Обидва документи вибирають цей рахунок однаково: особистий, якщо заданий, інакше 372. Коли обидві суми збіглися, розрахунки зі співробітником закриті в нуль.
В іноземній валюті нуль виходить у валюті документа. Якщо курси звіту і виплати різні, у базовій валюті на рахунку лишається курсова різниця: виплата її не закриває, її знімає переоцінка валютних цінностей при закритті періоду.
Типові ситуації
Виплату не можна видалити. Спершу зніміть позначку ОК — проведений документ система видалити не дасть.
Заплатили менше, ніж у звіті. Виправте суму в рядку: вона не зобов'язана збігатися зі звітом, залишок так і висітиме на 372 до наступної виплати.
Співробітник винен фірмі, а не навпаки. Тоді виплата не потрібна: залишок повертають у касу надходженням за статтею підзвіту.
Треба перевірити, з ким розрахувалися. Дивіться оборотно-сальдову відомість по рахунку 372 у розрізі об'єктів або обороти по об'єктах, якщо аналітика за співробітниками ведеться об'єктами.
Куди дивитися далі
- Авансові звіти — документ, з якого створюється виплата;
- Статті авансового звіту — на які рахунки відносяться витрати;
- Витрати з каси — видача підзвітних і виплата зарплати;
- Спосіб оплати — з якого рахунку йдуть гроші;
- Журнал виплат персоналу — усі виплати за період із підсумками за способом оплати.
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| PersonnelPayments_Number | Номер |
| PersonnelPayments_PaymentMethod | Спосіб оплати |
| PersonnelPayments_Date | Дата |
| PersonnelPayments_Comment | Коментар |
| PersonnelPayments_Objects | Об'єкти |
| PersonnelPayments_OK | ОК |
| PersonnelPayments_Currency | Валюта |
| PersonnelPayments_FrRate | Курс |
| PersonnelPayments_ToRateB1 | Курс баз. валюти |
| PersonnelPayments_PayVal | Погашене |
| PersonnelPayments_BasePayVal | Оплачено (Базова валюта) |
| PersonnelPayments_Pers_Bank_acc | Персональний банківський рахунок |
| PersonnelPayments_ExtraCost | Ком. банку |
Поля рядків:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| MNo | Номер позиції рядка |
| MPerson | Особа |
| MPaymentVal | Погашене |
| MPersBancAcc | Р/рах |
| MPaymentMode | Спосіб оплати |
| MObjects | Об'єкти |
| MComment | ПІБ |
| MLinkNumber | Посилання № |
| MSortingCode | Код сорт. |