Перший місяць у системі. Частина 3: закриття місяця

Коло з частини 2 пройдено, документи за місяць введено. Лишилось те, що роблять один раз наприкінці: порахувати зарплату, нарахувати амортизацію, звести доходи з витратами і заборонити правки заднім числом.

Закриття — це не одна кнопка. Це послідовність, і порядок у ній важливий: кожна операція рахує те, що вже лежить в обліку, тому запущена завчасно вона порахує неповні дані.

Крок 0. Переконатися, що місяць введено цілком

Перш ніж закривати, перевірте два питання.

Чи всі документи затверджені. Незатверджений документ не робить проводок: він є на екрані, але для обліку його не існує. Пройдіться журналами місяця й подивіться на галочку ОК — у журналах рахунків найпомітніші кольорові позначки: рядок без позначки означає, що документ так і не затвердили.

Чи всі документи взагалі введено. Надходження без рахунка постачальника, відвантаження без рахунка клієнту — звична картина наприкінці місяця. Колонка «Статуси» в журналах замовлень показує такі прогалини швидше за будь-який звіт: сірий значок там, де має бути зелений.

Якщо хоч один документ дійшов до вас пізніше — вводити його після закриття можна, але результат закриття доведеться перераховувати.

Крок 1. Зарплата

Нарахування з/п перетворює умови контрактів на суми: кому скільки нараховано, скільки утримано податків, скільки лишається до виплати. Відсотки утримань беруться зі ставок податків — того запису, що діяв на дату розрахунку, а не поточного.

Проведений документ робить проводки: нарахування лягає на рахунок оплати праці, утримання — на податкові рахунки. Гроші на руки йдуть окремо — через касу або банк, і саме ця виплата закриває залишок за рахунком розрахунків із персоналом.

Порядок тут такий: спершу нарахування, потім виплата. Виплата без нарахування зависне авансом, а борг перед працівником так і лишиться в обліку.

Крок 2. Амортизація основних засобів

Амортизація ОЗ — щомісячне здешевлення майна. Один запуск — одне нарахування на задану дату: сума кроку рахується за моделлю з картки основного засобу, проводка лягає на рахунки виду ОЗ, залишкова вартість у картці зменшується.

Служба сама пропускає те, що нараховувати не треба: закриті об'єкти, невведені в експлуатацію, вже замортизовані до ліквідаційної вартості і вже нараховані в поточному періоді моделі (у помісячної — у цьому місяці; судить «Дата аморт.» картки). Тому запускати її можна спокійно: другий запуск у тому ж місяці нічого не нарахує.

Крок 3. Закриття періоду

Закриття періодів — документ із трьома галочками, і кожна робить свою операцію датою документа:

переоцінити валютні залишки — за курсом на дату документа;
закрити доходи й витрати — перенести сальдо результатних рахунків на рахунки фінрезультату; пари «який рахунок куди» беруться зі зіставлення рахунків;
вивести прибуток або збиток — на рахунок нерозподіленого прибутку.

Дата документа тут головна: за нею береться курс, до неї рахуються сальдо і нею датуються всі створені проводки. Тому закриття серпня датують 31 серпня, а не тим днем, коли до нього дійшли руки.

Запускати закриття має сенс лише після зарплати й амортизації — інакше їхні витрати у фінрезультат не потраплять і місяць доведеться закривати заново.

Крок 4. Звітність

Три звіти відповідають на три різні питання:

оборотка — що відбувалося: обороти й сальдо по кожному рахунку. Це робоча перевірка бухгалтера;
баланс рахунків — «було/стало» без оборотів, найшвидший погляд на місяць;
прибуток і збитки — готова форма № 2: рядки, методика й рахунки зашиті заздалегідь, налаштовувати нічого. Якщо потрібна своя структура — управлінський звіт, порівняння з бюджетом — це конструктор фін. звітів, він друкує за вашим визначенням.

Перевірка, що закриття спрацювало: після нього обороти дохідних і витратних рахунків закриті, а результат видно на рахунку прибутку. Якщо доходи досі висять на своїх рахунках, отже або галочку закриття не було відмічено, або в зіставленні рахунків немає пари для цього рахунка.

Крок 5. Заборонити правки заднім числом

Останній крок — і про нього найчастіше забувають. Закриття внесення змін відповідає на питання «до якої дати документи вже не можна правити». Звітність здано, період закрито — поставте дату, і документ із датою до неї включно вже не провести, не розпровести й не змінити так, щоб переписалась проводка. Блокування судить проводку, тому не зупиняє користувачів, вписаних у «Завжди відкрито для користувачів», документи без проводок (замовлення, пропозиції) і типи, яким вимкнено проводки в «Записах із підсистем».

Без цього кроку будь-який користувач може відкрити документ минулого місяця й виправити суму. Звіт, який ви вже здали, після цього не зійдеться з базою, а знайти причину буде непросто.

Що варто налаштувати один раз

Три речі, які в перший місяць роблять руками, а потім вони працюють самі:

звітні періоди — замість введення дат «з» і «по» щоразу період вибирається кодом;
зіставлення рахунків — пари для закриття результатних рахунків; заповнюється один раз і використовується щомісяця;
записи з підсистем — рубильник автоматичної бухгалтерії: які підсистеми створюють записи операцій. Якщо в головній книзі бракує подій цілого класу (наприклад, усіх складських рухів), причина, найпевніше, тут, а не в документах.

Часті питання кінця місяця

Закрили місяць, а потім прийшов документ. Введіть його справжньою датою і переробіть закриття в тому самому документі закриття: зніміть галочки (пізніші раніше за ранні або всі одним збереженням) — їхні проводки видаляться, — і поставте знову. Само закриття не перераховується, а другий документ закриття того ж місяця галочок не прийме. Якщо період уже замкнено налаштуванням заборони правок, дату заборони доведеться тимчасово посунути.

Прибуток у звіті не сходиться з очікуваннями. Перше, що перевіряють, — собівартість: чи рознесені додаткові витрати і чи не пішов товар із нульовою ціною приходу. Це найчастіша причина завищеного прибутку.

Амортизацію нарахували не тим місяцем. Повторний запуск у тому ж місяці нічого не нарахує, але запуск із датою наступного місяця — це вже наступний крок. Зайве нарахування знімає служба «Видалення останньої амортизації»: вона скасовує саме останнє нарахування по об'єкту.

В обороті немає складських рухів. Дивіться не документи, а налаштування записів з підсистем: у підсистеми могло бути знято мітку, і тоді документи проводяться, але записів операцій не створюють.

Далі — робочий ритм

Перший місяць пройдено цілком: базу заведено, коло закупівлі й продажу зроблено, період закрито. Далі повторюється те саме, і більшість кроків переходить у звичку. Варто повернутися до двох речей, коли з'явиться час:

аналітика: якщо об'єкти не заводили на початку, саме час — доходи й витрати стануть видні в розрізі підрозділів і проєктів;
автоматизація: регламентні завдання вміють робити за розкладом те, що ви поки робите руками.