Перейти до змісту

Правила затвердження

Правило відповідає на питання «хто має погодити документ, перш ніж його проведуть». Наприклад: кожен рахунок-фактуру, перш ніж провести, затверджує керівник.

Де шукати: Модулі → Система → Регістри → Правила затвердження

Розбір на прикладі

Журнал правил затвердження

У журналі — реєстр, для якого діє правило, контакт і коментар. Тут одне правило — для рахунків-фактур; його й розберемо.

Правило затвердження

Правило для реєстру INVOICES, коментар «Погодження рахунків понад 50 000».

Вкладка «Типи завдань» ліворуч задає, яке завдання отримає затверджувач, а праворуч — якими результатами завдання він відповідає:

Поле Значення Що означає
Тип завдання APPROVED тип завдання, яке створюється затверджувачу
Затверджено — результат «затверджено» — тут порожньо
Відхилено REJECTED результат «відхилено»

Знімок зроблено до того, як «Затверджено» стало обов'язковим: таке правило тепер не збережеться — «Поле «Затверджено» має бути заповнене!». «Відхилено» і «Відмінено» можна лишити порожніми: тоді такого рішення в правилі просто немає. Завдання, закрите без вибраного результату, нічого не вирішує — запит чекає, доки затверджувач поставить результат.

Три прапорці праворуч задають строгість процедури: чи вимагати результат, чи автоматично ставити ОК на затверджених записах, чи дозволяти скасування запитів.

Друга вкладка, «Правила», тримає самі умови: хто затверджує (логін у колонці «Затверджувач»), як його сповістити і чи потрібен наступний рівень. Порога за сумою немає: правило стосується документа на будь-яку суму, а сума в коментарі — просто текст.

Як це працює в житті

Документ проводять — ставлять «ОК» і зберігають → система перевіряє правило свого реєстру → якщо затвердження ще немає, вона знімає «ОК», зберігає документ чернеткою, створює завдання затверджувачу і повідомляє «Запит на затвердження відправлено!» → провести документ вийде, коли затверджувач його затвердить. Чернетка, збережена без «ОК», на затвердження не йде; надіслати її, не проводячи, можна командою «Запит на затвердження» з меню документа.

Типи дій (APPROVED, REJECTED) — звичайні записи довідника типів. Обов'язкові «Тип завдання» і «Затверджено»: без них правило не зберігається, а код типу завдання, якого немає в довіднику, вікно не прийме («Даного типу діяльності не існує!»).

Типові ситуації

Погодження потрібне на двох рівнях. Два рядки матриці: перший — керівник відділу, і в його рядку «Наст. рівень» — «Обов'язково»; другий — директор. Директор отримає завдання, коли керівник затвердить, а документ пройде, коли затвердить і директор. Із «Не обов'язково» в рядку керівника провести документ можна вже після керівника, директор отримує завдання; але якщо директор поставить «Відхилено», документ не проведеться (а якщо його вже провели, відхилення проведення не знімає).

Правило не створюється. Не заповнено «Регістр», «Тип завдання» чи «Затверджено». Код «Тип завдання», якого немає в довіднику типів дій, вікно не прийме. Коди результатів («Затверджено», «Відхилено», «Відмінено») з довідником не звіряються: правило з кодом, якого там немає, збережеться.

Затверджувач закрив завдання, а документ досі чекає. У завданні не вибрано «Результат» — це не рішення, запит чекає далі. Нехай затверджувач поставить результат; щоб завдання не закривали без нього, увімкніть у правилі «Вимагати результат».

Рівень «Всі» не проходить, хоча всі, у кого є завдання, затвердили. Рівень «Всі» пройдено, лише коли завдання є в кожного затверджувача рядка: якщо чиєсь відкрите завдання видалили, йому ставиться нове, і документ чекає його рішення. Одне «Відхилено» в рівні «Всі» відхиляє документ, навіть коли решта затвердила: повторне проведення відповідає «Запит відхилено!», а не надсилає завдання тому, хто відхилив.

Щоразу «Запит на затвердження відправлено!», а завдань немає. У матриці правила лише рядки, де «Тип» чи «Дія» — «Немає»: такі рядки пропускаються, завдання не створюється жодного, а проведення все одно знімає «ОК». Так буває лише з правилом, збереженим до 25.10.2026: тепер відкрите правило без жодного діючого рядка не зберігається — «Жоден рядок правила затвердження не діє: заповніть «Тип», «Затверджувач» і «Дія» хоча б в одному рядку!». Додайте рядок із типом «Користувач» і дією «Один» чи «Всі» або закрийте правило («Закрито»): закрити його можна й не виправляючи рядків.

Друге загальне правило того самого реєстру не зберігається. Загальне правило (без контакту) у реєстру може бути одне. Діє це в межах компанії: у сусідній компанії тієї ж бази правила заводяться свої.

Куди дивитися далі