Замовлення обслуговування
Це головний документ сервісного центру: один запис — один пристрій одного клієнта, прийнятий у ремонт. Замовлення веде пристрій через увесь шлях — приймання, діагностику, узгодження, ремонт, видачу й оплату — і само розсилає SMS клієнту та роздає завдання виконавцям.
Де шукати: Модулі → Замовлення обслуговування → Регістри → Замовлення обслуговування
Реєстр живе в модулі Замовлення обслуговування.
Список
Список — робочий стіл приймальника: дата приймання, номер, пристрій, скарга, офіційний номер, статус дзвінка, поточний статус ремонту і дата його завершення. Через нього видно чергу: що чекає на діагностику, що в ремонті, що готове до видачі.
Розбір на прикладі
Замовлення № 19 з демо-бази — пройдений до кінця цикл: дриль прийнято 06/08, відремонтовано і видано з оплатою готівкою.
- Шапка — номер (система дає сама), «Оф. номер» для паперового бланка, відділ (без нього не створити наряд), хто створив.
- Клієнт. Достатньо ввести код або будь-який телефон — система знайде контакт і сама підтягне ім'я, телефони, e-mail, адресу, VIP-статус. Нового клієнта окремо заводити не треба: якщо коду немає, а телефон та ім'я введено, при збереженні система сама створить контакт із кодом, рівним телефону. «Замовл. клієнта» показує, скільки замовлень цей клієнт уже приносив (разом із цим).
- Пристрій. Код — з довідника «Пристрої на обслуговуванні»: назва і бренд заповняться самі. Серійний номер, комплектація («Батарея», «Зар. пристрій», «Інше»), пароль пристрою, зовнішній вигляд — усе, що фіксують при прийманні. Праворуч — «Скарги клієнта» зі слів клієнта.
- Статус (колонка праворуч) — дванадцять станів від «В очікуванні» до «Відмова». Це не просто позначка: зміна статусу запускає автоматику (див. нижче).
- Блок приймання/видачі — галочки «Пристрій прийняв» і «Видав» з датами, місцями та людьми: приймальник, відповідальний, сервісний майстер.
- Гроші (правий нижній кут) — «Загальна варт. ремонту» набігає з нарядів, нижче — чим оплачено (готівка, картка, передоплата) і «Залишок до оплати». Кнопка «Сплатити» фіксує оплату на дату, вказану у вікні оплати, «Платежі» показує їх історію.
Що відбувається автоматично
Зміна статусу — головний важіль документа:
- клієнту летить SMS: при переході в «На діагностиці» (текст приймання), при «Готове» (з сумою до сплати) і при «Відмова». Тексти й вимикач — у налаштуванні «Налаштування тексту SMS»; якщо в контакту прив'язаний Telegram і бот запущено, повідомлення піде туди замість SMS — і вимикач SMS його не зупиняє;
- виконавцям створюються завдання за налаштуванням «Автоматичні завдання» — хто відповідає за який статус, той і отримує задачу;
- окремо від автоматичних є ручна відправка: меню замовлення → «Відправити смс». Номер і текст видно перед відправкою, їх можна поправити. Це дія того, хто замовлення веде, тому вона доступна лише з правом редагувати замовлення обслуговування; хто їх лише переглядає, отримає «Доступ заборонений»;
- дати етапів («Діагн. завершено», «Ремонт заверш.», дата видачі) документ проставляє сам.
Приймання і видача рухають склад пристроїв. Галочка «Пристрій прийняв» кладе пристрій на склад приймання — окремий склад клієнтських пристроїв, не товарний. «Видав» — знімає. Тож завжди видно, чиї пристрої зараз фізично в майстерні; де пристрій зараз, де його прийняли і де видали, показує «Звіт про історію сервісних пристроїв».
Повторний ремонт система впізнає сама. Щойно в замовленні введено серійний номер, вона шукає попередні замовлення на той самий виріб із тим самим серійним номером — будь-якого клієнта — і, якщо гарантія з того ремонту ще діє на дату нового замовлення, сама ставить перемикач «Гарантія» з повідомленням «Цей товар покритий гарантійними умовами з його серійним номером у замовленні №». Те саме робить і збереження нового замовлення, створеного повз вікно (API, імпорт). Гарантійне замовлення не збережеться без «Гар.т. №» і «Гар.т. до дати». Якщо попереднє замовлення було в того самого клієнта, приймальник отримує ще й повідомлення «Це пристрій клієнта на гарантії! Замовлення обслуговування: №». При видачі система рахує «Закінч. гарантії» = дата видачі + «Гарант. (міс.)».
Наряди і гроші
Роботи й запчастини в замовленні не редагуються — їх ведуть у «Таблицях робіт». Пункт меню картки (кнопка ▾) «Створити таблицю робіт» заводить наряд, що успадковує клієнта, його знижку, прайс і гарантійність. Замовлення при цьому має бути збережене, пристрій — прийнятий, статус — не «В очікуванні», відділ — вибраний.
Кожен проведений наряд додає свою суму в «Загальна варт. ремонту». Далі оплата: кнопка «Сплатити» на збереженому замовленні відкриває вікно зі способами оплати відділу замовлення — у ньому вводять суми й дату платежу. Поля «Готівка», «Кредитна карта» і «Сума передплати» система заповнює сама; поки «Загальна варт. ремонту» нульова, оплата йде як передплата. Без способів оплати у відділі вікно не відкриється. Переплату не пропускає галочка «Заборонити переплату» в налаштуванні «Обов'язкові для заповнення поля» («Переплата заборонена!»); без неї зайва сума зробить залишок від'ємним — це переплата: «Залишок до оплати» покаже її мінусом, а видачі вона не заважає. Мета — щоб боргу не лишилось: «Залишок до оплати» нуль або мінус. Якщо передоплата повністю покрила наряд, замовлення вважається оплаченим на дату наряду: воно потрапляє у звіт за оплаченими замовленнями без окремої «Сплатити».
Оплата рахує від збереженого замовлення, тож платіж зі старого вікна чи з двох вікон додається до вже записаного. У суму можна ввести кому як десятковий знак; те, що не є числом, система не прийме: «Сума оплати не є числом!». Повернути гроші клієнту — ввести суму з мінусом: спершу повертається передоплата понад вартість ремонту, решта збільшує борг клієнта.
Видача можлива лише зі статусів «Готове» або «Відмова» і лише без боргу: «Залишок до оплати» нуль або мінус (переплата видачі не заважає), інакше — «Закрийте залишок до оплати». Судиться сама видача: наряд, проведений після неї, може дати борг, і замовлення далі зберігається й оплачується частинами. Якщо пристрій віддають із боргом — окрема галочка «Видав без спл.»: без боргу (нуль чи переплата) вона не ставиться («Заборгованостей по замовленню немає», тоді — звичайне «Видав»), і система заводить про це задачу відповідальному.
У меню картки також: «Статус замовлення» — звіт «Статус замовлень на обслуговування» (хронологія статусів замовлення), історія пристроїв клієнта, дебіторка клієнта і друк етикеток на пристрій (що саме друкувати — у налаштуванні «Налаштування друку етикеток»).
Порядок роботи
1. Прийняти пристрій
Новий запис: клієнт (код або телефон), пристрій, серійний номер, комплектація, скарга. Зберегти. Потім поставити «Пристрій прийняв» із місцем приймання — і зберегти ще раз: галочка ставиться тільки на вже збереженому документі.
2. Діагностика й узгодження
Статуси «На діагностиці» → «На узгодженні» → «Узгоджено» (або «Клієнт думає»). Створити наряд, внести роботи.
3. Ремонт і готовність
«В ремонті» → «Готове» — клієнт отримає SMS із сумою. Якщо ремонт неможливий — «Відмова» (з причиною) — SMS теж піде.
4. Видати й отримати оплату
Внести оплату, «Сплатити», поставити «Видав» із місцем видачі. Гарантійний строк на ремонт — у «Гарант. (міс.)».
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| Cust_Phone | Телефон |
| Number | № |
| Code | Відділ (код) |
| Trans_Date | Дата замовл. |
| Cust_Name | Ім'я клієнта |
| Gave_Out | Дата видачі |
| Item_Code | Пристрій/код |
| Description | Назва |
| Serial_No | Серійний № |
| Appearance | Зовнішній вигляд |
| Item_Comment | Коментар |
| Battery | Батарея : |
| Charger | Зар. пристрій : |
| Other | Інше : |
| Warr_No | Гар.т. № |
| Warr_to_Date | Гар.т. до дати |
| Cust_Complaints | Рекламації клієнтів |
| Pers_Discount | Кредитна карта |
| Prepay_Sum | Сума передплати |
| Rep_Cost | Загальна варт. ремонту |
| Warr_Months | Гарант. |
| Sum_pay | Залишок до оплати |
Поля рядків:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| No | Номер позиції рядка |
| Qty | Замовл. пристр. |
| Description | Назва |
| Sum | Сума |
| Unit | Код одиниці виміру |
| Unit_Name | Назва одиниці виміру |
| WS_Discount | % |
Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника:
- Відділ — Відділи
- Реквізити фірми — назва, адреси, банківські рахунки, керівники, користувач, який друкує: Інформація про компанію
Часті ситуації
«Не ставте галочку "пристрій прийнято" та збережіть документ». Приймання фіксується на збереженому замовленні: спершу зберегти без галочки, потім поставити її.
Не створюється таблиця робіт. Три типові причини: пристрій не прийнято (немає галочки), замовлення в статусі «В очікуванні», не вибраний відділ.
Не дає видати пристрій. Видача працює лише в «Готове» чи «Відмова» і без боргу («Залишок до оплати» нуль або мінус). Або закрийте борг оплатою, або (якщо віддаєте без грошей) — «Видав без спл.».
SMS не пішла. У клієнта немає телефону в замовленні, або SMS вимкнені чи не заповнені в «Налаштуванні тексту SMS», або не налаштований SMS-шлюз. Якщо в контакту прив'язаний Telegram, повідомлення пішло туди, а не SMS. Telegram відмовив (клієнт заблокував бота чи видалив чат) — замовлення однаково зберігається, причина — у журналі сервера, а SMS замість повідомлення не надсилається.
Не міняється статус. Для будь-якого статусу, крім «В очікуванні», потрібен сервісний майстер («Вкажіть код сервісного майстра»), для «На діагностиці» — ще й прийнятий пристрій («Необхідно прийняти пристрій»). Новий документ зберігається лише в «В очікуванні».
Надійшло повідомлення про гарантію. Цей самий виріб із цим серійним номером уже був у ремонті, і гарантія з того ремонту ще діє — система впізнала пристрій і сама поставила «Гарантія». Заповніть «Гар.т. №» і «Гар.т. до дати»: без них гарантійне замовлення не збережеться.
Не міняється відділ. Після внесеної оплати відділ замовлення зафіксований.
Довідник полів
| Поле | Опис |
|---|---|
| №, Оф. номер | Внутрішній номер (автоматично) і офіційний номер бланка |
| Відділ | Відділення сервісу з реєстру «Відділи»; обов'язковий для нарядів, фіксується після оплати |
| Код клієнта, Ім'я, Тел. 1/2, E-Mail, Адреса | Клієнт; заповнюється за кодом або телефоном |
| Замовл. клієнта | Скільки замовлень у цього клієнта (рахує система) |
| Пристрій/код, Назва, Бренд | Пристрій з довідника «Пристрої на обслуговуванні» |
| Серійний № | Серійник; за ним (разом із кодом виробу, будь-якого клієнта) система впізнає повторний гарантійний ремонт |
| Батарея, Зар. пристрій, Інше, Пароль пристр. | Комплектація і доступ, зафіксовані при прийманні |
| Скарги клієнта, Зовнішній вигляд, Коментар | Опис проблеми і стану |
| Статус | 12 станів циклу; зміна запускає SMS і завдання |
| Пристрій прийняв / Видав / Видав без спл. | Рух пристрою: на склад приймання і назад |
| Приймальник, Відповідальний, Серв. майстер | Люди замовлення (користувачі системи) |
| Гарантія / Без гарантії | Тип ремонту; успадковується нарядом |
| Гарант. (міс.), Закінч. гарантії | Гарантія на ремонт; дата рахується при видачі |
| Статус сповіщення | Результат дзвінка клієнту |
| Причина відмови | Довідник причин, якщо ремонт не відбувся |
| Готівка, Кредитна карта, Сума передплати | Чим оплачено |
| Загальна варт. ремонту, Залишок до оплати | Сума нарядів і несплачений залишок |