Інформація про клієнта

Досьє клієнта на одному екрані: реквізити й умови, адреси, контактні особи, відкриті замовлення, неоплачені рахунки, продажі, незараховані передоплати, сервісні замовлення та завдання. Звіт відповідає на питання, що звучить перед кожним дзвінком клієнту: «що в нас із ним узагалі відбувається?»

Де шукати: Модулі → CRM (також у модулях: Розрахунки з клієнтами, Замовлення обслуговування) → Звіти → Інформація про клієнта

Він же — найшвидший спосіб підготуватися до розмови: не відкриваючи п'ять реєстрів, видно, що замовлено, що не оплачено, що продано і про що домовлялись.

Розбір на прикладі

Обов'язкове поле одне — «Клієнт»; порожнє вікно відповість «Вкажіть клієнта!». Поле «Період» заповнене загальним звітним періодом, але без галочки «Враховувати період» звіт його не дивиться і бере документи за весь час (що робить галочка — нижче).

Той самий звіт відкривається прямо з картки контакту — пункт меню «Інформація про клієнта» — і ще двома шляхами: кнопкою «i» у списку контактів і пунктом меню картки замовлення на обслуговування. Так клієнт підставляється сам, і звіт будується одразу, без вікна параметрів і за весь час.

Угорі — сама картка: телефони, пошта, прейскурант ОПТ, умови сплати 30 днів, категорія КЛІЄНТ і обидві класифікації з розшифровкою — БУД «Будівництво» і РЕКОМ «Рекомендація партнера». Поряд — контактна особа K0001 і посилання на вебвітрину комерційних пропозицій.

Нижче — «Адреси» (усіх типів, що заведені в адресах клієнта, — юридична, доставки, поштова) та «Контактні особи» з посадою й телефоном; у тому ж блоці — пов'язані фірми. Усе це ведеться в картці контакту, а тут просто зібрано разом.

Далі йдуть секції документів, у такому порядку:

• «Замовлення покупця (відкриті)» — замовлення, у яких лишився невідвантажений рядок; на прикладі їх чотири. Тут лише сума замовлення, без валюти й базової суми;
• «Рахунки-фактури (відкриті)» — проведені рахунки з неоплаченим залишком: залишок у валюті рахунку і в базовій (колонки «Сума у валюті» й «Сума у базовій валюті» показують саме залишок, а не суму рахунку), «Термін сплати», у колонці «CN» — номери кредит-нот, що їх зменшили;
• «Рахунки-фактури (продаж)» — проведені рахунки самого клієнта, у яких є хоч один рядок, — оплачені й ні: №, дата, тип («Звичайний», «Кредитний», «Готівка»; рахунок без типу — наприклад, завантажений імпортом — «Звичайний», як його й проводить облік), сума і валюта. Самих рядків тут не видно;
• «Передплати (відкриті)» — ще не зараховані в рахунки передоплати, у валюті і в базовій;
• «Замовлення на обслуговування» — усі, у будь-якому стані, з таблицею робіт, що розгортається; собівартість рядків у ній — у базовій валюті («Собівартість, UAH»), ціна й сума — у валюті наряду;
• «Завдання і події» — усі, разом із виконаними (✓/✘). Ця секція за замовчуванням згорнута — розгорніть її кліком.

Секцію без жодного документа звіт не показує: якщо, скажімо, усі рахунки клієнта закрито кредит-нотами в нуль, секції «Рахунки-фактури (відкриті)» не буде.

Що важливо знати

«Відкриті» — лише три секції: замовлення (лишився невідвантажений рядок), рахунки (лишився неоплачений залишок) і передоплати (не все зараховано). Продажі, сервісні замовлення й завдання звіт показує всі. Ознака відкритого замовлення — тільки невідвантажений рядок: позначок «Закрито» і «Проведено» звіт не дивиться.

Що робить «Враховувати період». Кожна секція відбирається за своєю датою: замовлення — за датою замовлення; відкриті рахунки й кредит-ноти — за датою рахунку; продажі, сервісні замовлення й завдання — за датою документа (у завдання — дата початку); передоплати — за датою оплати. На картку, адреси й контактних осіб галочка не впливає. Залишок відкритого рахунку з галочкою — на кінець періоду: враховуються платежі й кредит-ноти, датовані не пізніше кінця періоду, зокрема й раніше його початку. Тому рахунок, оплачений після кінця періоду, показаний відкритим на повну суму, а рахунок, оплачений наперед, — закритим. Кредит-нота, видана в періоді до рахунку з іншого періоду, окремим рядком не показується: того рахунку у вибірці немає.

Пов'язані контакти — лише в трьох секціях. Якщо в головного підприємства заведені пов'язані контакти (філії, дочірні фірми), їхні відкриті замовлення й відкриті рахунки потрапляють у звіт окремим згорнутим підблоком «розгорнути пов'язані» з кодом пов'язаного клієнта. Їхні замовлення на обслуговування стоять разом із замовленнями самого клієнта, без позначки. Продажі, передоплати й завдання — лише самого клієнта. Зв'язок двосторонній: у звіті по філії з'являться й документи головного підприємства.

Залишок за рахунком зменшують проведені платежі, зараховані передоплати й проведені кредит-ноти. Готівкові рахунки — тип «Готівка» або готівкова умова оплати — вважаються оплаченими одразу. Залишок рахується за тим самим правилом, що й у звіті «Дебіторська заборгованість»: оплата валютного рахунку зараховується за курсом самого рахунку, тож оплачений рахунок не лишається відкритим через різницю курсів. Рядок «Усього:» з підсумком у базовій валюті є й тоді, коли всі відкриті рахунки клієнта — у валюті.

Вивантаження в Excel (позначка XLSX) містить ті самі секції в тому самому порядку, що й екран, разом із «Рахунки-фактури (продаж)». Суми округлені так само, як на екрані, — за налаштуванням «Округлення» компанії; кількість і знижка — як є. Підсумок у базовій валюті стоїть лише в першому рядку «Усього», у рядках інших валют ця колонка порожня.

Типові ситуації

Звіт порожній, хоча клієнт активний. Найчастіше — увімкнена галочка «Враховувати період»: документи поза періодом відкинуто. Якщо код клієнта не існує, звіт скаже «Контакт не знайдено! Перевірте значення поля та спробуйте знову». Якщо код правильний, галочки немає, а секцій немає — у клієнта просто немає відкритих документів.

Потрібен лише борг, без решти. Це сусідні звіти: «Дебіторська заборгованість», «Відомість розрахунків з клієнтами» або «Історичний аналіз дебіторської заборгованості».

У звіті документи чужої фірми. Не чужої — пов'язаної: подивіться вкладку «Пов'язані контакти» в картці клієнта.

Потрібна така сама картина по постачальнику. Для закупівлі є дзеркальний звіт — «Інформація про постачальника», він викликається з тієї самої картки контакту.