Перейти до змісту

Перший місяць у системі. Частина 1: запуск бази

Порожня база — це не система, це форма для системи. Перш ніж виписати перший рахунок, їй треба розповісти, хто в ній працює, чим ви торгуєте, де тримаєте товар, якими рахунками рахуєте гроші і що у вас уже є на руках на момент старту.

Цей путівник — про порядок. Кожен крок тут спирається на попередній, і спроба перестрибнути зазвичай закінчується тим, що довідник доводиться переробляти. Частина 1 доводить базу до стану «можна починати працювати»; частина 2 проводить перший повний цикл — від закупівлі до грошей на рахунку; частина 3 закриває перший місяць.

Подробиці по кожному вікну — у статтях, на які ведуть посилання. Тут лише послідовність і причини.

Чому порядок саме такий

Дані в ERPJS посилаються одні на одних, і посилання завжди йде знизу вгору:

люди → компанія й валюта → товари та склади → контрагенти → рахунки й податки → нумерація → вхідні залишки

Картка товару вимагає одиницю виміру, а вказана група мусить бути в довіднику груп. Документ вимагає склад і контрагента. Проводка вимагає рахунок. Тому довідники заводять від простого до складного, а залишки — наприкінці, коли є куди їх покласти.

Крок 1. Хто працюватиме

Починають з людей, бо від них залежить решта: документи підписуються користувачами, а права визначають, що людина побачить.

  1. Створіть ролі — не за людьми, а за посадами: касир, комірник, бухгалтер. П'ятеро касирів працюють однаково, отже роль одна.
  2. Заведіть користувачів і призначте їм ролі.
  3. Аж тепер — картки працівників. Код працівника може бути будь-яким — збігатися з логіном він не мусить, і користувача для людини, якій не потрібен вхід, заводити не треба. Обов'язкові код, ПІБ і дата народження: під час збереження система заводить у календарі дію «день народження», і її автор та виконавець — користувач, який зберіг картку.

Крок 2. Компанія й валюта

Інформація про компанію — одна картка на фірму: назва, адреса, банківські реквізити, керівник. Саме вона підставляється в кожен рахунок і друковану форму, і саме її бачить клієнт.

Базова валюта — валюта обліку. У ній рахуються всі проводки, залишки й звіти; суми в інших валютах перераховуються за курсом на дату операції. Змінити її потім налаштування дозволить, але накопичених проводок не перерахує: попередній облік лишиться в старих одиницях, і звіти змішають непорівнянні числа. Тому це рішення ухвалюють один раз, до першого документа.

Тут-таки варто подумати про об'єкти — аналітичні мітки проводок: підрозділ, проєкт, напрям, машина. Вони дають змогу бачити доходи й витрати в потрібному розрізі, не плодячи рахунків. Ввести об'єкти можна й потім, але документи, проведені без них, залишаться без розрізу — а це якраз перші місяці роботи.

Крок 3. Що продаєте і де тримаєте

Порядок усередині кроку жорсткий, бо кожен наступний довідник посилається на попередній:

  1. Одиниці виміру — штуки, години, метри. Потрібні, щоб у всій базі була одна «шт», а не «шт», «шт.» і «штук».
  2. Групи товарів — електроінструмент, витратні матеріали, засоби захисту. Картка належить щонайбільше одній групі (поле необов'язкове), а за групами потім збираються звіти, знижки й прайси. До того ж група — одне з місць, звідки документ бере бухгалтерські рахунки.
  3. Товари та послуги — картотека того, чим торгуєте і що надаєте.
  4. Склади — місця, де лежить товар. Залишок у системі завжди «стільки-то на такому-то складі», без складу залишку не існує.

Руками по одному це вводять, тільки якщо позицій десятки. На сотні рядків є XLSX імпорт — універсальне завантаження в будь-який реєстр; той самий механізм потім знадобиться для масової правки.

Крок 4. З ким працюєте

Контакти — одна картка і на клієнта, і на постачальника: роль задається ознаками в картці, а не різними довідниками.

До них додаються:

Крок 5. Правила грошей

Це крок, який найчастіше відкладають, — і дарма: без нього перший же проведений документ ляже не на ті рахунки.

  1. План рахунків — перелік рахунків обліку.
  2. Використання фінансових рахунків — рахунки за замовчуванням для всієї компанії. Документ шукає рахунок ланцюжком рядок документа → картка товару → група товарів → це вікно, і тут ланцюжок закінчується. Рахунок вартості ТМЦ шукається ще й у картці складу: після групи, до цього вікна. У виручки й рахунку витрат ланцюжки інші — вони в статті Групи товарів. Якщо рахунок не проставлено ніде, проведення впреться саме сюди.
  3. ПДВ — таблиця ставок: код, відсоток і податкові рахунки. Кожен рядок документа несе код ставки, за ним рахується податок і робиться проводка.
  4. Округлення і способи оплати — дрібниці, які видно в кожному документі й у касі.

Крок 6. Нумерація документів

Серії номерів відповідають на питання «з якого числа й до якого нумерувати». Одна серія — один реєстр: рахунки з 1001, замовлення з 2001. Без серії система нумерує наскрізно від одиниці — це працює, але потім за номером не зрозуміти, що це за документ, а перенумерувати проведені документи вже не можна. Тому серії заводять до першого документа, а не після сотого.

Крок 7. Вхідні залишки

Момент, коли стара система закінчується, а ERPJS починається. Заносять три речі, і кожну — своїм способом.

Сальдо рахунків — початкові сальдо: дата й рядки «рахунок → дебет або кредит». Підсумки дебету й кредиту мають зійтися, «Різниця» — нуль. Врахуйте дві особливості: суми діють одразу після збереження, незалежно від прапорця ОК, і у звітах вони додаються до проводок окремими записами. Саме вони несуть у бухгалтерію склад і борги на дату старту — тому стартові документи нижче вводять без проводок.

Залишки товару — надходженням на дату старту: кількість і собівартість по кожній позиції. Інвентаризація для цього не годиться — вона фіксує результат підрахунку, але залишків не змінює.

Борги контрагентів — незакритими рахунками: виставлені, але неоплачені документи вводяться як звичайні рахунки з їхніми справжніми датами, щоб строки оплати й старіння боргу рахувалися правильно. У кожному такому рахунку зніміть «Оновити склад»: товар уже лежить на складі надходженням на дату старту, і проведений рахунок списав би його вдруге.

Проводки на час старту — вимкнути. Надходження й рахунки при проведенні самі роблять проводки на рахунки складу, дебіторів і кредиторів — ті самі, що вже стоять у початкових сальдо, і в бухгалтерії суми задвоїлися б. Тому, поки вносите стартові надходження й старі рахунки, зніміть у Записах із підсистем позначки «Надходження», «Рах/ф клієнтам» і «Рахунки-фактури постачальника», а після — поставте знову.

Якщо даних багато і вони лежать у старій системі, вивантажте їх в Excel і завантажте файлом через XLSX імпорт — у будь-який реєстр, сотнями рядків. Служба «Імпортувати стартові дані» для цього не підходить: вона завантажує в поточну компанію стартовий набір, що постачається із сервером, а не ваші таблиці.

Як переконатися, що старт правильний

Три перевірки, кожна займає хвилину:

  • оборотка або баланс рахунків — сальдо на початок збігається з тим, що ви занесли, і дебет дорівнює кредиту;
  • статус товару — кількості по складах збігаються з фактичними;
  • відкриті рахунки клієнтів і постачальників — суми боргів сходяться з актами звірки зі старої системи.

Розбіжності на цьому етапі виправляються легко: документів ще немає, правити можна самі залишки. Після перших проведених документів та сама помилка вимагатиме сторно.

Що далі

Частина 2: перший цикл — закупівля, прихід на склад, продаж, гроші на рахунку, і що система робить на кожному кроці сама.