Історія передоплат постачальника
Доля кожного авансу, який фірма заплатила наперед: коли гроші пішли, яким рахунком закрилися і скільки з них ще не відпрацьовано. Питання, на яке відповідає звіт, звучить приблизно так: «ми переказали постачальнику передоплату — товар уже прийшов чи гроші досі висять?»
Де шукати: Модулі → Розрахунки з постачальниками → Звіти → Історія передоплат постачальника
Розбір на прикладі
Беремо весь 2026 рік:
Звіт згрупований за номерами передоплат, і кожна група — це маленька історія:
- передоплата №15 (ТОВ «Будцентр Плюс»): 16/01/2026 платіж №25 на 15 500.00 → того ж дня рахунок постачальника №37 забрав ці 15 500.00 → баланс 0.00, аванс відпрацьований;
- передоплата №16: платіж №29 на 49 100.00 і рахунок №40 на ту саму суму → теж закрита;
- передоплата №17: платіж №35 від 14/08/2026 на 5000.00 — і все. Рядка з рахунком немає, баланс 5000.00: гроші пішли, товару ще немає.
Унизу — «Усього в базовій валюті 5000.00»: у підсумок входять лише незакриті залишки, тому число одразу відповідає на питання «скільки грошей зараз лежить у постачальників».
Колонка «Вид» показує, чим був кожен рух: «Платіж постачальнику» — гроші пішли, «Рах/ф постачальника» — аванс зарахований у рахунок (сума зі знаком мінус). Номер поруч — це номер відповідного документа, за ним можна перейти й подивитися його цілком.
Звідки беруться числа
Рядок з'являється в момент проведення документа. Платіж з авансом дописує рух «+», рахунок постачальника, який зараховує цей аванс, дописує рух «−». Знімете ОК — рух зникне, історія переписується разом із документами.
Номер передоплати система дає сама, якщо в рядку платежу стоїть галочка «Згенерувати № передоп.»; його ж можна вписати руками, коли постачальник просить посилатися на конкретний рахунок-проформу.
Баланс — це сума всіх рухів однієї передоплати. Нуль означає «відпрацьовано повністю», додатне число — залишок авансу, який ще нічим не закрито.
Валюта в дужках біля номера — валюта самої передоплати. Аванси в різних валютах не додаються між собою; підсумок у базовій валюті перераховує залишки за курсом, а за яким саме — вирішує налаштування передоплат.
Параметри
| Параметр | Що робить |
|---|---|
| Період | За датою платежу передоплати: у звіт потрапляють передоплати, сплачені в періоді, — з усіма їхніми рухами, навіть пізнішими. Передоплата, сплачена раніше, не потрапить, навіть якщо її зарахували в періоді |
| Постачальник | Один постачальник |
| Категорія постачальника | Усі постачальники однієї категорії |
| Рахунок авансу | Відбір за рахунком обліку виданих авансів |
| Передоп. № | Конкретна передоплата |
| Відкриті передоплати | Лишити тільки незакриті аванси |
Галочка «Відкриті передоплати» — головний робочий режим звіту: вона прибирає всі відпрацьовані аванси й лишає тільки ті гроші, за якими фірма ще чекає товару. Відкритий — аванс, який не закрило проведення: його залишок у валюті аванса не нуль, навіть якщо в гривні через курсову різницю вийшов нуль.
Типові ситуації
Аванс закрився, а в звіті висить. Період тут ні до чого: звіт показує всі рухи передоплати, навіть датовані пізніше за період. Найімовірніше, рахунок, який зарахував передоплату, ще не затверджений — рух «−» з'являється лише з його проведенням.
Постачальник каже, що аванс відпрацьований, а баланс не нульовий. Найчастіше рахунок провели без зарахування передоплати: аванс лишився сам по собі, борг за рахунком — сам по собі. Відкрийте рахунок постачальника й перевірте вкладку передоплат.
Треба зрозуміти, під що платили. У журналі платежів біля авансу видно номер замовлення постачальнику, під яке пішли гроші.
Сума в підсумку менша, ніж сума всіх платежів. Так і має бути: підсумок рахує тільки залишки. Повний рух грошей показує журнал платежів.