Чому запис не видаляється

Картку завели «на пробу», більше вона не потрібна — а видалити не виходить: система відповідає «Запис реєстру «Товар» використовується в: Ціни!», і запис лишається на місці. Це не збій і не брак прав. Так працює захист: довідник, на який уже хтось посилається, система не віддає.

Що захищається і навіщо

Код картки живе не в ній самій. Він записаний у кожному документі, де цю картку обрали: у рядку рахунку, у надходженні, у прейскуранті, у технологічній карті. Видалити картку — означає лишити всі ці записи з посиланням у нікуди: у документі залишиться код, за яким уже нічого немає, звіт покаже порожню назву, а собівартість і залишки не буде з чого перерахувати.

Тому перед видаленням система обходить місця, де картку могли згадати, і на першій же знахідці відмовляє. Така перевірка стоїть у десятках довідників і документів — товари, контакти, склади, одиниці виміру, рахунки, об'єкти, співробітники, надходження й далі за списком.

Два різні повідомлення

Відмови бувають двох видів, і це не одне й те саме:

Повідомлення	Що за ним стоїть	Чи можна обійти
«Товар використовується в документах!»	по картці є рух по складу або залишок	ні
«Запис реєстру «Товар» використовується в: Ціни!»	на картку посилається запис, названий після двокрапки	так — прибрати це посилання

Історія руху перевіряється першою, ще до посилань; складський статус (залишок, резерв, замовлена кількість) — після них, тож перша відмова може прийти й тоді, коли всі посилання вже прибрано. Рух по складу — це вже доконаний факт обліку: прихід, відвантаження, інвентаризація. Скасувати його видаленням картки не можна за жодних обставин, такий товар лишається в системі назавжди.

Друге — звичайне посилання: рядок у прейскуранті, позиція в технологічній карті, штрих-код. Його можна прибрати, і тоді картка звільниться.

Розбір на прикладі

Товар SRV00001 «Діагностика» заведений, не продавався, по складу не рухався. Спроба видалити його відповідає:

Запис реєстру «Товар» використовується в: Ціни!

«Ціни» — це реєстр цін, де для товару задана продажна ціна. Порядок такий: відкрити реєстр цін, знайти рядок із цим товаром, видалити його — і після цього картка видалиться.

Другий приклад із тієї самої бази. Товар РОЗПИЛ «Розпил» — це робота, вона по складу не рухається взагалі, але відповідь інша:

Запис реєстру «Товар» використовується в: Технологічні карти!

Отже, товар стоїть рядком у технологічній карті — приберіть рядок із карти (або видаліть саму карту, якщо вона була пробною).

Система називає лише першу причину

Перевірка зупиняється на першій знахідці. Якщо картку згадано в трьох місцях, ви побачите тільки одну назву — приберете посилання, спробуєте знову й отримаєте наступну. Це не помилка: перелік місць довгий, і перебирати його доведеться по одному.

Звідси практичний висновок: якщо після зняття одного посилання повідомлення змінилося — ви рухаєтесь правильно. Якщо не змінилося — посилання лишилось (наприклад, рядок видалили в одному прейскуранті, а такий самий є в другому).

Якщо прибрати посилання не можна — закрийте картку

Товар, який продавався, видалити не вдасться ніколи: у нього є історія руху, і вона потрібна для звітів за минулі періоди. Але прибрати його з повсякденної роботи можна — для цього в картці є позначка «Закрито» — у шапці, праворуч від позначки «Набір».

Що змінюється в закритої картки:

• вона не пропонується при доборі товару в документи — у рахунку, відвантаженні, технологічній карті, таблиці робіт її просто не видно в списку вибору;
• затвердити документ з нею не можна: під час проведення рахунку система відповість «Товар … закритий». Виняток — замовлення постачальнику: рядок, за яким товар уже отримано чи прийшов рахунок, закриття картки не блокує;
• на Prom вона більше не вивантажується: служби «Prom Оновити баланс» і «Prom Оновити ціни» закриті картки пропускають, і на Prom лишаються останні вивантажені ціна й залишок. На Rozetka закриття не діє: оновлення цін і залишків Rozetka його не враховує і далі відправляє ціну та залишок такого товару.

При цьому картка лишається на місці: старі документи, звіти й залишки по ній читаються, як раніше. Для «завели помилково, а видалити не можна» це правильний вихід.

Як це виглядає в інших довідниках

Формат повідомлення залежить від довідника, суть одна:

• контакт — «Код контакту використовується у документах: Надходження, Замовлення постачальникам, Повернення постачальникам, Рахунки-фактури постачальника, Основні засоби, Отримані ПН!». Тут система перелічує всі місця одразу, а не перше;
• одиниця виміру — «Запис реєстру «Одиниця виміру» використовується в: Рахунки-фактури!»;
• користувач — «Запис реєстру «Користувач» використовується в: Завдання!», а другим рядком — порада закрити його позначкою «Закрито». Логін шукається в документах і налаштуваннях усіх компаній бази: користувач у системі один на всі компанії;
• в інших довідниках повідомлення-посилання будується за тим самим зразком: після слів «Запис реєстру» в лапках — назва довідника, після двокрапки — перше місце, де запис знайшовся.

Типові ситуації

Видалив ціну, а товар усе одно не видаляється. З'явилося наступне посилання — прочитайте нове повідомлення, воно називає вже інше місце.

Товар не рухався, а система пише «Товар використовується в документах». Крім історії руху перевіряється складський статус — рядок залишку по складу. Заважає будь-яка ненульова величина в ньому: залишок, резерв чи замовлена кількість (її ставить і чернетка замовлення клієнта). Суто нульовий рядок без історії руху видаленню не заважає — його знищить саме видалення картки. Тож шукайте документ, що тримає резерв чи замовлену кількість. Виняток — спільна картка групи компаній: рядок статусу в іншій компанії групи заважає й нульовий, система назве компанію — «Товар має рядки складського статусу в іншій компанії групи (…): спільну картку не можна видалити, поки вони є».

Картка потрібна для історії, але заважає в списках. Закрийте її позначкою «Закрито» — з добору вона зникне, зі звітів ні.

Помилилися в коді вже створеної картки. Код — ключ, за яким на картку посилаються документи; міняти його в картки, що працювала, не можна. Заведіть нову і закрийте стару.

Треба прибрати не картку, а помилковий рядок із проведеного документа. Це інша операція: спершу зніміть з документа «ОК», див. Як повернути документ у редагування.