Витрати з каси
Документ, яким фірма записує виплату грошей, не пов'язану з рахунком постачальника: зарплата, податки із зарплати, видача під звіт, господарські витрати, відсотки за кредитом. Оплати рахунків постачальникам сюди не потрапляють — для них є платежі постачальникам.
Де шукати: Модулі → Касова книга → Регістри → Витрати з каси
Попри назву, документ обслуговує не лише касу: спосіб оплати може вказувати й на банківський рахунок. «Витрата з каси» — це про виплату за статтею, а не про готівку.
Поки документ не проведений, це чернетка. Гроші «йдуть» у мить, коли ви ставите позначку ОК.
Розбір на прикладі
У журналі видно номер, затвердження, дату, підставу, суму й валюту кожної витрати. Нагорі — дві серпневі: №19, виплата зарплати за липень на 18 000, і №20, податки з неї на 8 900. Візьмемо виплату зарплати — готівкою, одним рядком:
У шапці те саме, що й у надходження: спосіб оплати (ГГ — готівка гривня, рахунок 301), працівник, об'єкти і коментар. Додалися два поля. Номер нарахування з/п заповнюється, коли витрата створена з нарахування зарплати, і пов'язує виплату з конкретним розрахунком. Під ним — Плановий платіж: його заповнює система, коли витрату створено з планового платежу — у платіжному календарі чи в меню самого платежу; руками поле не змінюється. Збережена витрата пов'язана з плановим платежем: посилання видно кнопкою з ланцюжком в обох. У дубль документа номер не переноситься.
У рядку — стаття ЗАРПЛАТА, коментар, об'єкт ГОЛУБ і сума 18000.00. Об'єкт тут не прикраса: за рахунком 661 налаштований контроль об'єктів, і без указаного співробітника система не дасть провести документ.
Кілька рядків в одному документі
Другий документ — податки з тієї самої зарплати, сплачені через банк:
Спосіб оплати — БГ (безготівка гривня, рахунок 311), рядків три: ПДФО 3600.00, військовий збір 900.00, ЄСВ 4400.00. Разом 8900.00 — система склала рядки сама.
Так зручно платити одним документом те, що йде одного дня і з одного рахунку, але за різними статтями. Розбивати на три документи не треба: в обліку кожен рядок усе одно ляже окремо.
Що відбувається при проведенні
Позначка ОК створює запис операцій. Для виплати зарплати:
| Рахунок | Дт | Кт |
|---|---|---|
| 661 Розрахунки за заробітною платою | 18000.00 | |
| 301 Готівка в національній валюті | 18000.00 |
Правило дзеркальне до надходження: дебет — рахунок статті, кредит — рахунок способу оплати. Гроші пішли з каси, борг по зарплаті зменшився.
Документ з трьома рядками дає три пари проводок:
| Рахунок | Дт | Кт |
|---|---|---|
| 6411 Розрахунки по ПДФО | 3600.00 | |
| 311 Поточні рахунки в національній валюті | 3600.00 | |
| 642 Розрахунки за обов'язковими платежами | 900.00 | |
| 311 Поточні рахунки в національній валюті | 900.00 | |
| 651 За розрахунками із соціального страхування | 4400.00 | |
| 311 Поточні рахунки в національній валюті | 4400.00 |
Рахунок грошей повторюється в кожній парі, рахунок статті у кожного рядка свій. Об'єкти рядка йдуть в обидві сторони проводки. Рядок із відʼємною сумою — повернення в касу: у його парі дебет і кредит міняються місцями, тож каса рухається на суму рядків із їхнім знаком.
Знята позначка ОК скасовує проводки цілком. У проведеному документі можна виправити лише «Коментар» у шапці: виправте й збережіть, ОК знімати не треба. Решту — зняти ОК, виправити, поставити ОК знову.
Типові ситуації
«Введіть об'єкт з типом …» — найчастіша помилка при виплаті зарплати. Рахунок 661 вимагає об'єкт типу «співробітник»; указуйте його в рядку, а не в шапці, якщо платите кільком людям.
«Оберіть спосіб оплати» — не заповнений спосіб оплати в шапці.
Платимо з банківського рахунку, а документ називається «витрата з каси». Так і задумано: спосіб оплати вирішує, з якого рахунку підуть гроші. Для банку вибирається безготівковий спосіб.
Документ проведений, а проводок немає. Ознака створення записів операцій для витрат з каси вмикається в налаштуванні контролю проводок окремо від надходжень.
Витрата створена з нарахування зарплати. Тоді в шапці стоїть номер нарахування, а стаття рядків береться з налаштування нарахування зарплати за типом нарахування (аванс, зарплата, відпускні). Стаття з прапорцем «Запитувати номер нарах. з/п» (див. статті надходження/витрати) без номера нарахування в шапці не проходить: «Стаття надх./витр. «…» використовується тільки з нарахуванням зарплати». «Погашене» в нарахуванні збільшують лише рядки, які створив пункт меню нарахування «Створити виплату». Якщо дописати сюди працівника вручну з тією самою статтею, гроші він отримає, а нарахування цієї виплати не побачить, — тому після збереження вікно попередить про такий рядок (зберегти не заважає). Попередження працює, поки у витраті лишається хоча б один рядок, створений із нарахування: якщо їх усі видалити, ручний рядок пройде без попередження. Рядок іншої статті, наприклад комісія банку, — звичайний, без попередження.
«Рядок нарахування «…» буде переплачено: уже виплачено …, лишилось виплатити …, а цей видаток платить …» — при проведенні. Виплата за нарахуванням не може перевищити залишок до виплати: зазвичай це другий видаток, створений «Створити виплату» за тим самим нарахуванням, або сума рядка, збільшена вручну. Так само перевіряються податки: «Податок «…» нарахування зарплати № … буде переплачено». Зменште суму рядка або перегляньте інші видатки за цим нарахуванням.
Куди дивитися далі
- Надходження в касу — дзеркальний документ;
- Статті надходження/витрати — звідки беруться рахунки для рядків;
- Журнал витрат з каси — усі витрати за період із рядками;
- Звіт витрат з каси — витрати в розрізі статей;
- Касова книга — залишок каси й усі рухи по рахунку;
- Нарахування зарплати — документ, з якого витрата може створюватися автоматично.
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| CashOut_OK | ОК |
| CashOut_Number | Номер |
| CashOut_NumberPayrollCalc | Номер нарахування з/п |
| CashOut_Date | Дата |
| CashOut_PaymentMethod | Спосіб оплати |
| CashOut_Objects | Об'єкти |
| CashOut_Comment | Коментар |
| CashOut_Employee | Працівник |
| CashOut_Total | Усього |
| CashOut_CurrencyCode | Валюта |
| CashOut_RateFrom | Курс |
| CashOut_RateTo | До курсу |
Поля рядків:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| MNo | Номер позиції рядка |
| MComment | Коментар |
| MCorspCode | Стаття надх./витр. |
| MSum | Сума |
| MObjects | Об'єкти |