Списання зі складу
Товар зіпсувався, розбився або більше не годиться до продажу. Списання прибирає його зі складу і відносить вартість на витрати.
Де шукати: Модулі → Склад → Регістри → Списання зі складу
Від переміщення воно відрізняється тим, що товар не з'являється більше ніде: кількість на фірмі зменшується. Від продажу — тим, що грошей за нього не буде: замість виручки виникає витрата. Тому в документа два однаково важливі результати:
- склад зменшується на списану кількість;
- вартість іде у витрати — на рахунок, указаний у шапці.
Списується товар за собівартістю, а не за ціною продажу: у витрати потрапляє те, у скільки він вам обійшовся.
Документ живе в модулі Склад. Зазвичай його створюють вручну; списання нестачі за інвентаризацією виписує служба «Порівняння інвентаризації» — про це нижче, у «Частих ситуаціях».
Що воно робить при проведенні
- зменшує залишок на складі з шапки;
- забирає партії за FIFO — ідуть найстаріші, і їхня собівартість визначає суму списання;
- робить проводку: сума в дебет рахунку з поля «Рахунок списання», у кредит — складський рахунок товару.
Розбір на прикладі
У журналі — номер, склад, дата операції і затвердження. №6 ще не затверджене — із залишку товар зникне лише при проведенні. Розберемо №2 від 16/06/2026.
На складі пошкодився товар після падіння — окуляри та рукавиці.
У шапці вирішують два поля:
- «Склад» СКЛ — звідки йде товар;
- «Рахунок списання» — куди лягає витрата. Це той рахунок, на якому потім буде видно, у скільки обійшлися втрати. Помилка тут не змінить склад, але спотворить звітність;
- «Дата операції» 16/06/2026 — день, яким товар зникає із залишку;
- «Коментар» — причина. «Списання пошкодженого товару після падіння стелажа» відрізняє побутову втрату від бою при навантаженні чи браку постачальника, а через півроку це вже не відновити з пам'яті.
У рядках на вкладці «Товари»:
- «FIFO» 52,00 — собівартість однієї одиниці: вартість партій, з яких узято товар (спершу найстаріші), поділена на кількість рядка; вистачило однієї партії — це її ціна, знадобилися дві — середня за ними;
- «FIFO по рядку» 104,00 — вартість усіх партій, узятих рядком; «FIFO» рахується саме з неї: 104,00 : 2 = 52,00.
Унизу — «Сума списання» 147,50 і «Заг. кіль-сть» 5,00: 104,00 за окуляри плюс 43,50 за рукавиці, дві пари і три пари.
Сусідня вкладка «Додаткові дані» тримає одне поле — «Дата інвент.». Руками його не заповнити: дату ставить «Порівняння інвентаризації», коли саме виписує списання по нестачі. Далі ця дата йде в історію товару і повʼязує списання з тією самою інвентаризацією. У документа, набраного руками, поле порожнє — так і має бути.
Собівартість тут не вводиться руками і не береться з картки товару — система підставляє її з партій складу. Тому дві однакові позиції, куплені в різний час, спишуться за різною ціною, і це не помилка, а FIFO.
Колонки «FIFO», «FIFO по рядку» і суму «Сума списання» бачить лише той, чия роль має право «Показувати собівартість» (за замовчуванням вимкнене). Без нього колонок немає, поле суми порожнє, і в друкованій формі ці значення теж порожні.
Що змінилося після проведення
На складі стало на дві пари окулярів і три пари рукавиць менше. На рахунку витрат з'явилися 147,50, і на стільки ж зменшилася вартість запасів. У звіті про прибуток ця сума стане у витрати того періоду, до якого належить дата документа.
Які проводки робить документ
Проводка списання влаштована так: дебетується рахунок витрат із шапки, кредитується складський рахунок. Точно таку саму за формою проводку робить відвантаження — там собівартість теж іде зі складу у витрату. Різниця не у проводці, а в тому, що стоїть з іншого боку: відвантаження — частина продажу, і навпроти його собівартості стане виручка з рахунку клієнту; у списання виручки немає, тому втрата видна цілком.
| Дт | Кт | Сума | За що |
|---|---|---|---|
| 947 | 281 | 104,00 | дві пари окулярів |
| 947 | 281 | 43,50 | три пари рукавиць |
Кожна списана партія дає в проводці свою пару рядків — дебет і кредит: позиція, зібрана з двох постачань, дасть дві пари з різними сумами. Тут підсумок 147,50 збігається з полем «Сума списання», але не завжди: поле складає вартість партій без округлення, а проводка округлює кожну партію окремо, тож на партіях із частками копійки суми можуть розійтися на копійку-дві.
Проводку списання робить, лише якщо в налаштуванні «Записи із підсистем» на вкладці «Логістика» стоїть позначка «Списання зі складу»; без неї документ проводиться без запису операцій і без попередження.
Звідки беруться рахунки
Дві сторони проводки з'являються по-різному, і різниця тут принципова.
Дебет стоїть у документі — але потрапив туди сам. Поле «Рахунок списання» заповнюється при створенні: система бере рахунок із налаштування «Використання фінансових рахунків», закладка «Склад», поле «Втрати складу» — у прикладі це 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей». Списання, яке виписало «Порівняння інвентаризації», отримує інший рахунок тієї ж закладки — «Нестача тов. по інвент.». Далі він ваш: підставлений рахунок можна і треба міняти, бо бій при навантаженні, псування при зберіганні й нестача за інвентаризацією нерідко йдуть на різні статті витрат. Дублікат документа бере рахунок оригінала, а не типовий із налаштування. Рахунку, якого немає в плані рахунків, документ не збереже. А існуючий, але не той, провестися не завадить — товар зі складу піде, а втрата опиниться не там, де її шукатимуть. Зупинить проведення лише закритий рахунок або рахунок, що вимагає об'єкт певного типу, коли такого об'єкта в документі немає (див. «Коли програма відмовить»).
Кредит у документі не показано взагалі — система обчислює його при проведенні, окремо за кожним рядком, за ланцюжком:
- картка товару;
- група товарів;
- картка складу;
- налаштування «Використання фінансових рахунків» → «Склад» → «Рах. вартості ТМЦ».
Перша непорожня ланка й виграє. Тому в одному документі різні позиції можуть піти з різних складських рахунків — якщо в них різні групи, — а списання тих самих окулярів наступного місяця дасть іншу проводку, якщо тим часом змінили рахунок у картці товару.
Проводки не буде у двох випадках: сума списання нульова (партії зайшли на склад із нульовою вартістю) або генерацію проводок за списаннями вимкнено в налаштуваннях. Сума судиться такою, якою йде в проводку, — по кожній партії, з округленням сум, заданим у компанії (зазвичай до копійок): 1000 шт по 0,004 — це проводка на 4,00, а одна штука по 0,004 округлюється в нуль і проводки не дає.
Порядок роботи
1. Створити документ
Модуль Склад → реєстр «Списання зі складу» → «Новий».
2. Заповнити шапку
Склад, дата, рахунок списання і коментар із причиною. У новому документі вже стоять сьогоднішня дата, рахунок списання з налаштування і склад із картки користувача — разом з об'єктами цього складу в полі «Об'єкти». Зміните склад — його об'єкти в «Об'єкти» зміняться теж; при проведенні об'єкти складу дописуються туди ще раз, якщо їх прибрали. Дату операції ставте не раніше дня, коли товар надійшов на склад.
3. Внести рядки
Спершу товар, потім кількість: після вибору коду «Опис» і «Об'єкт» підставляються з картки товару, а кількість скидається в 0. Для товару з серійним обліком серійний номер вносять на вкладці B рядків — колонка «Серійний №».
Собівартість руками не вводиться: «FIFO» і «Суму списання» заповнить проведення за партіями складу. У новій чернетці вони порожні; документ, з якого зняли проведення, і його дублікат зберігають старі значення — при проведенні вони перераховуються заново.
4. Провести
ОК і зберегти. Товар пішов зі складу, витрата потрапила в облік. Після проведення в документі можна змінити лише коментар.
Коли програма відмовить
На будь-якому збереженні, і чернетки теж:
- порожні склад, дата, рахунок списання чи код товару в рядку — «Поле «Склад» — обов'язкове!», «Поле «Дата операції» — обов'язкове!», «Поле «Товар» — обов'язкове!», «Поле «Рахунок списання» — обов'язкове!»;
- склад, рахунок чи товар, яких немає в довідниках, — «Склад '…' не заведено!», «Рахунок «…» не задано!», «Товар '…' не заведено!»;
- від'ємна кількість — «Кількість не може бути від'ємною».
При проведенні:
- порожня або нульова кількість — «Кількість не може бути "0"!»;
- товару на складі менше, ніж списується, — «Такої кількості товару (…) немає на складі …: є …, бракує ….»;
- у серійного товару не вказано номер — «Введіть серійний номер для кожної позиції»;
- складського рахунку не знайшлося на жодній ланці ланцюжка вище — «Рахунок складу не визначено!»;
- дата операції в закритому періоді (налаштування «Закриття внесення змін», вкладка «Логістика», поле «Списання зі складу») — «Період закритий!»;
- рахунок закритий — «Неможливо зберегти закритий рахунок!»; рахунок вимагає об'єкт певного типу, а його немає — «Введіть об'єкт з типом …».
Як переконатися, що документ правильний
- Склад — той, з якого товар справді зник.
- Рахунок списання відповідає причині: втрати при зберіганні, брак і нестача за інвентаризацією зазвичай лягають на різні рахунки. Якщо сумніваєтесь — це питання до бухгалтера, а не до комірника.
- Кількість дорівнює тій, яку справді утилізували, а не тій, що здалася на око.
- Сума списання схожа на правду: якщо вона підозріло мала, товар міг зайти на склад із нульовою собівартістю, і розбиратися треба в надходженні.
- Коментар називає причину, а не повторює слово «списання».
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| Ok | ОК |
| No | Номер |
| Loc_Code | Склад (код) |
| Loc_Name | Склад (назва) |
| Cost_Acc | Рахунок списання |
| Trans_Date | Дата операції |
| Comment | Коментар |
| Objects | Об'єкти |
| Tot_FIFO | Сума списання |
| Tot_Qty | Заг. кіль-сть |
Поля рядків:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| No | Номер позиції рядка |
| Item_Code | Код |
| Qty | Кількість |
| Description | Опис |
| FIFO | FIFO |
| FIFO_line | FIFO по рядку |
| MObjects | Об'єкт |
| Serial_No | Серійний № |
| Unit_Name | Назва одиниці виміру |
| Units | Код одиниці виміру |
Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника:
- Склад — Склади (
Loc_*) - Реквізити фірми — назва, адреси, банківські рахунки, керівники, користувач, який друкує: Інформація про компанію
Часті ситуації
Списуємо нестачу, знайдену інвентаризацією. Звичайний хід: інвентаризація фіксує, що нарахували менше, а «Порівняння інвентаризації» саме виписує списання по кожному складу з нестачею — з «Дата інвент.», коментарем «За результатом інвентаризації» з датою і рахунком «Нестача тов. по інвент.» — і одразу проводить його, якщо товару вистачає. Якщо ні — списання лишається чернеткою, а той, хто запускав службу, отримує повідомлення «Не всі товари є в наявності на складі. Перевірте списання» з номером документа. Якщо ж нестачу списуєте вручну, у коментарі варто послатися на номер інвентаризації — тоді зв'язка «чому» і «на скільки» лишиться видимою.
Товар бракований, і постачальник готовий його прийняти. Тоді це не списання, а повернення постачальнику: гроші ви повернете, а не втратите.
Сума списання в проведеному документі вийшла нульовою. Отже, партії на складі лежать із нульовою собівартістю. Списати вийде, але у витрати нічого не потрапить, і втрата виявиться безкоштовною. Причина зазвичай вище ланцюжком — у надходженні. Якщо ж поле не нульове, а порожнє, — у вашої ролі немає права «Показувати собівартість».
Помилилися і провели. У проведеному списанні можна змінити лише коментар, а видалити його не можна: «Ви не можете видалити підтверджене списання!». Виправляють так: знімають «ОК» і зберігають — товар повертається в ті самі партії, проводка видаляється, документ знову чернетка; далі правлять і проводять заново. Дата операції вже в закритому періоді — зняти «ОК» не вийде: «Період закритий!», той самий замок, що й на проведенні. Зняти «ОК» дають лише два права ролі разом, обидва за замовчуванням вимкнені: «Знімати ОК із документів» і «Можливість знімати 'ОК' зі списань» (або ширше «Можливість знімати 'ОК' зі всіх складських документів»). Без другого програма відповість «Не можна розтвердити складський документ!». Немає цих прав — виправлення робить адміністратор або той, кому їх видано.
Довідник полів
Шапка
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Номер документа, присвоюється автоматично |
| Дата операції | День, яким товар іде зі складу |
| Склад | Місце зберігання, звідки списують |
| Рахунок списання | Рахунок витрат, на який лягає вартість |
| Коментар | Причина списання |
| Об'єкти | Об'єкти аналітики документа |
| ОК | Проведення: знімає товар із залишку і робить проводку |
Рядки товарів
| Поле | Опис |
|---|---|
| Код, Опис | Позиція та її назва |
| Кількість | Скільки одиниць списується |
| FIFO | Середня собівартість одиниці за партіями, з яких списано рядок |
| FIFO по рядку | Вартість усіх партій, списаних за рядком |
| Об'єкт | Аналітика рядка |
| Серійний № | Серійний номер товару з серійним обліком (вкладка B) |
Підсумки документа
| Поле | Опис |
|---|---|
| Сума списання | Загальна собівартість списаного |
| Заг. кіль-сть | Скільки одиниць списано всього |