Замовлення постачальникам
Товар, який ви продаєте, спершу треба купити. Замовлення постачальнику — документ, у якому записано, що саме ви замовили, за якою ціною і на який склад це приїде.
Де шукати: Модулі → Замовлення постачальникам → Регістри → Замовлення постачальникам
Сам собою він нічого не змінює: на складі товару не додається, боргу перед постачальником не виникає, проведень немає. Але він робить три речі, яких не робить жоден інший документ закупівлі:
- показує майбутнє надходження — кількість, замовлену в постачальників, видно окремо від наявної: пункт меню картки товару «Статус товару» відкриває звіт, де поруч стоять колонки «На складі» і «Замовлено постачальнику». Саме з неї видно, що товар уже в дорозі й замовляти вдруге не треба;
- тримає ціну домовленості — ту, про яку домовились із постачальником, а не ту, що в довіднику;
- стежить за виконанням — у кожному рядку окремо видно, скільки вже приїхало і скільки увійшло в рахунки постачальника.
Не плутайте з рахунком постачальника: там ваш борг і проведення в головній книзі, тут — домовленість, яка ще нічого не змінила. І з надходженням теж: склад змінює воно, а не замовлення.
Документ живе в модулі Замовлення постачальникам.
Шлях документа
Далі можливі дві дороги. Якщо постачальник вітчизняний — товар приїжджає надходженням прямо на склад. Якщо це імпорт — між замовленням і складом стає розмитнення: мито, акциз і доставка (а в компанії-неплатника ПДВ — і митний ПДВ) спершу лягають на партію, і лише потім товар потрапляє на склад за повною собівартістю.
Рахунок постачальника зазвичай роблять із надходження: товар приїхав — папір слідом. Але якщо постачальник виставляє рахунок наперед, до відвантаження, його створюють прямо із замовлення. З того самого меню створюють і платіж постачальнику (передоплата), і замовлення на послуги — перевезення чи послуги брокера.
Звідки беруться цифри
| Що | Звідки береться |
|---|---|
| Ціна | З картки товару, з поля «Собівартість у базовій валюті» — тобто скільки ця позиція коштувала вам минулого разу, перерахована за курсом валюти замовлення. Якщо в картці порожньо (товар купуєте вперше), ціна не підставиться взагалі — вводьте руками. І в будь-якому разі її можна перебити: домовленість із постачальником сильніша за історію |
| Ставка ПДВ | Поле «Ставка ПДВ» у шапці, звідти розходиться по рядках |
| Умови сплати | З картки постачальника; з них рахується дата сплати майбутнього рахунка |
| Фрахт | Вартість доставки, яку ви вносите самі. Система розкладає її по рядках пропорційно кількості × ціні без ПДВ, а в сумі замовлення вона стоїть окремим рядком — «Усього з фрахтом». Змінили потім кількість, ціну чи товар у рядку — фрахт розкладається наново, і його сума не змінюється. Виняток — замовлення, за яким уже щось отримано чи виставлено: там частки рядків лишаються, і фрахт шапки стає сумою рядків |
| Собівартість | У замовленні її ще немає. Вона з'явиться в надходженні: ціна плюс розподілені на партію фрахт і додаткові витрати |
Колонки в цьому документі підписані чесніше, ніж у продажу: «Ціна без ПДВ» і «Сума з ПДВ» — одразу видно, що з чим порівнювати. Сума рядка рахується як кількість × ціна плюс податок зверху.
Розбір на прикладі
Колонка «Статуси» відповідає на питання «що за цим замовленням уже сталося». Чотири значки: візок — надходження, аркуш — рахунок постачальника, вантажівка — додаткові витрати, символ валюти — оплата. Світло-сірий означає «такого документа немає», темно-сірий — «є, але не затверджений», помаранчевий — «частково», зелений — «закрито повністю».
Набір значків той самий, що в замовленнях клієнтів, але вантажівка тут означає не накладну перевізника, а дод. витрати: для закупівлі важливо, чи ввійшла доставка в собівартість.
ТОВ «Будцентр Плюс» — постачальник інструменту. Замовляємо в нього дрилі й шуруповерти на склад СКЛ.
У шапці зібрано все, що стосується угоди цілком:
- «Постачальник» V0001 підтягує назву, валюту, умови сплати й ціни;
- «Склад» СКЛ — куди приїде товар. Це поле важливіше, ніж здається: від нього залежить, на який склад стане партія і де її потім шукати;
- «Умови сплати» PP — тут це передоплата, тобто платити треба до відвантаження;
- «Ставка ПДВ» 20 — з неї рахується податок у рядках;
- «Дата операції» 12/08/2026 — дата самої домовленості.
Праворуч два прапорці. «ОК» затверджує замовлення. «Завершено» ставлять, коли замовлення більше не виконуватиметься, — воно зникає з переліку відкритих.
Рядки
Два рядки: 5 дрилів по 1 071,25 і 3 шуруповерти по 1 620. Порахуйте перший: 5 × 1 071,25 = 5 356,25, а в колонці «Сума з ПДВ» стоїть 6 427,50 — різниця і є податок, який додався зверху.
На закладці B — податок кожного рядка: 1 071,25 у дрилів (20 % від 5 356,25) і 972,00 у шуруповертів.
Унизу картки чотири підсумки: «Усього без ПДВ» 10 216,25, «Усього ПДВ» 2 043,25, «Усього з ПДВ» 12 259,50 і окремо «Усього з фрахтом». Останній збігається з попереднім, бо доставку в цьому замовленні не рахували; якби фрахт був, він стояв би тут і потім розійшовся б по собівартості товару.
Що з замовлення вже виконано
Приїхали тільки дрилі. Ось як це видно:
У рядку дрилів стоять п'ятірки, у шуруповертів — нулі. Три колонки — три різні стани:
- «Пост.1» — скільки виписано в надходження разом із незатвердженими. Тобто товар уже вписали в документ, але на склад він може ще не стати;
- «Пост.2» — скільки надійшло насправді, лише за затвердженими документами;
- «Рах/ф» — скільки увійшло в рахунки постачальника.
Різниця між першими двома — відповідь на питання «постачальник каже, що відвантажив, а на складі нема»: надходження створене, але не затверджене.
Поруч стоять ще дві колонки — «Розмит.1» і «Розмит.2»: для імпорту вони показують, скільки з рядка вже пройшло розмитнення.
Замовлення лишається відкритим, поки хоч в одному рядку надійшло менше, ніж замовлено. Наступне надходження з нього запропонує те, що ще не вписано в жодне надходження, зокрема незатверджене: замовлено мінус «Пост.1», тут три шуруповерти. Якщо весь залишок уже в чернетці надходження, нове не створиться — затвердьте або видаліть чернетку.
Куди пішли ці дрилі
Ланцюг закупівлі не закінчується сам у собі, і на цьому прикладі його видно наскрізь:
- Замовлення №50 — домовились про 5 дрилів по 1 071,25 і 3 шуруповерти по 1 620;
- Надходження №40 — приїхали лише дрилі, стали на склад СКЛ за собівартістю 1 071,25 за штуку;
- Рахунок постачальника №47 — з'явився борг 6 427,50 за те, що приїхало;
- далі ці самі дрилі поїхали клієнту відвантаженням — і в його рядку собівартості стоїть та сама 1 071,25.
Тобто число, за яким ви купили, доживає до звіту про прибуток без жодного ручного перенесення. Саме тому ціну в замовленні варто ставити реальну, а не орієнтовну.
Проводок замовлення не робить
У «Записах операцій» після затвердження замовлення не з'явиться нічого. Це не недоробка: замовлення — намір, а не факт. Нічого не приїхало, ніхто нікому поки не винен, і відображати в обліку нема чого.
Перша проводка в цьому ланцюжку — у надходження: товар стає на склад. Борг перед постачальником створює вхідний рахунок. Тому за замовленням не можна судити про стан розрахунків — воно живе у звітах за замовленнями, а не в головній книзі.
Порядок роботи
1. Вибрати постачальника
Код постачальника підтягує назву, валюту, умови сплати й ціни. Якщо постачальник новий, спершу заводиться картка: замовлення на неіснуючий код не збережеться.
2. Перевірити склад і ставку ПДВ
«Склад» визначає, куди стане товар, «Ставка ПДВ» — податок у рядках. Обидва поля в шапці, обидва підставляються самі й обидва варто переглянути очима.
3. Внести рядки
Код товару підтягує назву й ціну, кількість вводите ви. Ціна приходить з минулого надходження, тому перевіряйте її окремо: якщо постачальник змінив умови, у документі стоятиме стара цифра, поки ви її не поправите.
Товару ще немає в довіднику — є лише артикул постачальника? Рядок з таким кодом можна внести й зберегти замовлення чернеткою; назву й ціну тоді вводите самі. Провести таке замовлення не вийде, поки не заведете картку товару, і до того цей рядок не входить у кількість, замовлену в постачальників.
4. Затвердити
ОК і зберегти. У статусі товару одразу виросте «Замовлено постачальнику» (незатверджене замовлення туди не входить), і з замовлення можна створювати наступні документи.
5. Далі — з меню документа
- «Створити надходження» — коли товар приїхав;
- «Створити Р/ф постачальника» — коли прийшов рахунок;
- «Створити платіж постачальнику» — передоплата, якщо платите наперед;
- «Створити розмитнення» і «Ств. замовл. на додатк. посл. по розмитненню» — для імпорту: митні платежі та послуги перевізника чи брокера;
- «Статус замовлення постачальнику» — що з нього вже виконано;
- «Відкрити проведення ГК» — проведення, якщо документ їх зробив.
Як переконатися, що документ правильний
- «Усього з ПДВ» збігається з тим, що назвав постачальник.
- «Склад» — той, куди товар реально приїде.
- «Ставка ПДВ» заповнена. Порожня дасть нулі в податку, і документ усе одно збережеться.
- Ціни в рядках — ті, про які домовились, а не «як у довіднику».
- Якщо доставку оплачуєте окремо — фрахт унесений, інакше собівартість вийде заниженою.
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| Number | Номер |
| Vendor | Постачальник |
| Location | Склад |
| Trans_Date | Дата операції |
| Pay_Terms | Умови сплати |
| Vendor_Name | Назва |
| Objects | Об'єкти |
| Project | Проект |
| VAT | Ставка ПДВ |
| Salesman | Продавець |
| Sum_With_VAT | Сума з ПДВ |
| Currency | Валюта |
| Inv_Rate | Курс |
| Sum_UA | Сума прописом українською |
| Sum_ENG | Сума прописом англійською |
| Total_VAT | Усього ПДВ |
| Total_w/o_VAT | Усього без ПДВ |
| Freight_Base_Curr | Фрахт, баз. валюта |
| Total_With_Freight | Усього з фрахтом |
Поля рядків:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| No | Номер позиції рядка |
| Item_Code | Товар |
| Qty | Кількість |
| Units | О.В. |
| Description | Опис |
| Price_w/o_VAT | Ціна без ПДВ |
| Price_With_VAT | Ціна з ПДВ |
| Sum_With_VAT | Сума з ПДВ |
| VAT | Ставка ПДВ |
| Sum_VAT | Сума ПДВ |
| Cost_Acc | Рахунок |
| Objects | Об'єкт |
| Freight | Фрахт |
| Unit_Name | Назва одиниці виміру |
Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника:
- Курси валют (
System_rate) - Реквізити фірми — назва, адреси, банківські рахунки, керівники, користувач, який друкує: Інформація про компанію
Часті ситуації
Приїхала частина замовлення. Це нормальний хід: створіть надходження на те, що приїхало. Замовлення лишиться відкритим на різницю, і наступне надходження запропонує залишок.
Постачальник підняв ціну після замовлення. Правте ціну в рядку надходження до його затвердження — собівартість перерахується, і на склад стане правильна. Замовлення для цього не годиться: у затвердженому ціну не змінити, а створене з нього надходження зберігає свою копію ціни. Якщо надходження вже затверджене, ціну змінює вже не замовлення.
Замовлення виконане не повністю і більше не буде. Поставте «Завершено» — воно піде з відкритих, а неотриманий залишок зникне з «Замовлено постачальнику» у статусі товару: решти вже не чекають. Зняли позначку — залишок повернеться.
Зменшити кількість, коли частина вже приїхала. Нижче за вже отриману кількість рядок не опуститься: «Кількість не може бути меншою ніж отримано!» (так само — нижче за вже виставлену постачальником у рахунку). Обидва правила стежать саме за зменшенням: якщо отримано чи виставлено вже більше, ніж замовлено, замовлення зберігається — правила спрацьовують, лише коли кількість у рядку зменшують. Відʼємну кількість система не приймає зовсім — «Кількість не може бути від'ємною»; товар назад постачальнику оформлюється окремим документом — Повернення постачальникам.
Товар імпортний. Якщо в картці постачальника на вкладці «Умови» стоїть «Не резидент», «Створити надходження» із замовлення відмовить: «Постачальник — нерезидент! Будь ласка, створіть митне оформлення перед надходженням!». Створіть із замовлення розмитнення («Створити розмитнення»), а надходження — вже з проведеного розмитнення: тоді мито (а в неплатника ПДВ — і митний ПДВ) ляже в собівартість. Ознака — резидентність постачальника, а не валюта замовлення; надходження, заведене вручну, цієї перевірки не проходить.
Замовлення під конкретного клієнта. Його зручніше створювати не тут, а з замовлення клієнта — тоді позиції перенесуться самі, і буде видно, під яку угоду ви закуповуєте.
Довідник полів
Шапка
| Поле | Опис |
|---|---|
| Номер | Номер замовлення, присвоюється автоматично |
| Постачальник, Назва | Контрагент і його назва з картки |
| Склад | Куди приїде товар |
| Підпис | Хто оформив замовлення |
| Умови сплати | Визначають дату сплати майбутнього рахунка |
| Об'єкти | Об'єкти аналітики документа |
| Продавець | Менеджер, за яким рахується закупівля |
| Дата операції | Дата домовленості |
| Проект | Прив'язка до проекту |
| Ставка ПДВ | Ставка, яка розходиться по рядках |
| ОК | Затвердження документа |
| Завершено | Замовлення більше не виконується |
Рядки товарів
| Поле | Закладка | Опис |
|---|---|---|
| Товар, Опис | усі | Код позиції та назва |
| Кількість, О.В. | усі | Скільки замовлено і в яких одиницях |
| Ціна без ПДВ | A | Ціна одиниці без податку |
| Сума з ПДВ | A | Сума рядка з податком |
| Ставка ПДВ, Сума ПДВ | B | Ставка і сума податку рядка |
| Рахунок, Об'єкт | B | Рахунок витрат і аналітика рядка |
| Пост.1 | C | Виписано в надходження, разом із незатвердженими |
| Пост.2 | C | Надійшло насправді, лише затверджені |
| Розмит.1, Розмит.2 | C | Скільки з рядка пройшло розмитнення |
| Рах/ф | C | Скільки увійшло в рахунки постачальника |
| Фрахт, Дод. витрати 1-5 | C | Доставка та інші витрати, які лягають у собівартість |
Підсумки документа
| Поле | Опис |
|---|---|
| Валюта, Курс | Валюта замовлення і курс до основної |
| Фрахт, Баз. вал. | Вартість доставки в базовій валюті |
| Усього ПДВ | Податок по документу |
| Усього з фрахтом | Сума замовлення разом із доставкою |
| Усього без ПДВ | Сума до податку |
| Усього з ПДВ | Сума, яку виставить постачальник |