Основні засоби
Картотека майна, що служить довго і дешевшає поступово: транспорт, будівлі, обладнання. Кожна картка — один об'єкт з інвентарним номером, вартістю придбання і моделлю амортизації. Сама картка проводок не робить: рухи в обліку створюють дві служби — введення в експлуатацію і щомісячна амортизація, а картка накопичує їхній результат у залишковій вартості.
Де шукати: Модулі → Основні засоби → Регістри → Основні засоби
Розбір на прикладі
Автомобіль у демо-базі — інвентарний 20_1, придбаний за 250 000:
- Шапка: інвентарний номер, назва, категорія ASSET_2 і вид ТРАНСПОРТ. Категорія — це шаблон: обираєш її, і вид з моделлю підставляються самі. Вид — це рахунки: за ним ввід і амортизація знають, куди проводити (для транспорту в демо: баланс 105, знос 131, витрати 921).
- Вкладка «Закупівля»: дата 31/01/2024, вартість одиниці 250 000, кількість 1, постачальник.
- Вкладка «Моделі»: модель амортизації 5 — «5 років лінійно» — і дата «Використовується з» 31/01/2024, яку проставило введення в експлуатацію. Стовпець «Модель 2» — для паралельного (напр., податкового) обліку: своя модель і своя дата «Використовується з».
- Вкладка «Сума»: залишкова вартість 237 499,99 і «Дата аморт.» 30/04/2024 — амортизацію нараховано тричі (лютий–квітень) по 4 166,67 = 250 000 ÷ 5 років ÷ 12 місяців; дата лише читається, її веде служба амортизації. Поруч — «Залишок (модель 2)» і «Дата аморт. (модель 2)»: те саме для моделі 2.
Значок зв'язків у тулбарі (5) — усі транзакції об'єкта: покупка, ввід, три нарахування. Пункт «ОЗ статус» меню вікна (кнопка меню ліворуч у шапці) відкриває досьє об'єкта з тими ж подіями списком.
Життєвий цикл
- Картка — руками (кнопка «Новий») або службою «Створення ОЗ» з рядків рахунку постачальника. Обов'язкові: інвентарний номер (без пробілів, ком і двокрапок), назва, категорія, вид, вартість і дата придбання, модель.
- Введення в експлуатацію — проводка з капітальних інвестицій (152) на балансовий рахунок виду (105); картка отримує «Використовується з». Кожна модель вводиться окремо — своєю проводкою і своєю датою.
- Амортизація — щомісяця: Дт витрати виду (921) Кт знос (131), залишкова вартість зменшується, «Дата аморт.» рухається вперед. Моделі 1 і 2 нараховуються окремо, кожна — від свого залишку.
- Вибуття — продаж чи списання: документ знімає об'єкт з балансу. Картка закривається сама (прапорець «Закрито»), коли загальний залишок ОЗ стає нулем: проведені акти вибуття списали всю її кількість — одним актом чи останнім із кількох часткових. Зняття проведення повертає залишок і відкриває картку знову. Поки від картки щось лишається, вона відкрита.
Поля
| Поле | Призначення |
|---|---|
| Інвентарний № | Унікальний код об'єкта; без пробілів, ком, двокрапок |
| Назва, Коментар | Як об'єкт називається в списках і звітах |
| Категорія | Категорія ОЗ — шаблон виду й моделі |
| Вид | Вид ОЗ — набір рахунків проводок |
| Класифікація | Додаткова класифікація (не обов'язково) |
| Відділ | Відділ ОЗ — де об'єкт живе |
| Закупівля: дата, вартість (од.), кількість, постачальник | Первісні дані придбання |
| Моделі: Модель 1/2 | Моделі амортизації; друга — для паралельного (напр., податкового) обліку |
| Використовується з | Проставляє введення в експлуатацію — для кожної моделі своє, у стовпці моделі |
| Сума: залишкова вартість, дата аморт. | Пишуть введення й амортизація моделлю 1. Дата руками не правиться; залишкову вартість поправити можна, але проводок така правка не робить. Від нового залишку рахують методи «Амортизація 100%» і «Від залишкової вартості»; «Лінійний» і далі нараховує від первісної вартості, а новий залишок міняє лише те, коли нарахування скінчаться, і суму останнього |
| Сума: залишок (модель 2), дата аморт. (модель 2) | Те саме для моделі 2: пишуть введення й амортизація моделлю 2 |
| Об'єкти | Аналітика для проводок об'єкта |
| Закрито | Об'єкт вибув — амортизація його більше не нараховує. Введення в експлуатацію прапорець не перевіряє: закриту картку, ще не введену вибраною моделлю, служба введе |
Змінні друку
Значення, доступні в шаблонах друкованих форм цього документа. Як записати змінну в шаблоні — див. Друковані форми.
Поля заголовка:
| Змінна | Що підставляється |
|---|---|
| FixA_No | Інвентарний № |
| FixA_Comment | Назва (Інвентарний №) |
| Cat_No | Категорія (код) |
| Cat_Desc | Категорія (назва) |
| Class_No | Класифікація (код) |
| Class_Desc | Класифікація (назва) |
| FixA_Closed | Закрито |
| Typ_No | Вид (код) |
| Typ_Comment | Вид (назва) |
| FixA_PurDate | Дата закупівлі |
| FixA_WarrantyNo | № гарантії |
| FixA_Comment2 | Коментар |
| FixA_Quantity | Кількість |
| FixA_Vendor | Постачальник |
| FixA_Purchase_cost | Вартість закупівлі (од.) |
| OBJ_No | Об'єкти (код) |
| OBJ_Comment | Об'єкти (назва) |
| FixA_Vendor_Name | Назва — поле «Найм. постач.» |
| FixA_Department | Відділ (код) |
| FixA_Emp_No | Працівник |
| FixA_Name | Відділ (назва) |
| Dep_No | Модель 1 (код) |
| Dep_Desc | Модель 1 (назва) |
| FixA_UserFDate | Використовується з |
| FixA_EndDate | Дата кінця |
| FixA_Residual | Залишкова вартість |
| FixA_Fiscal | Лікв. вартість |
| FixA_Depreciation_data | Дата аморт. |
| FixA_Mod2_No | Код |
| FixA_Mod2_Desc | Опис |
| FixA_Emp_Email | Ел. пошта відповідального |
| FixA_Emp_FName | Ім'я відповідального |
| FixA_Emp_LName | Прізвище відповідального |
| FixA_Expl_Acc | Рахунок |
Записи, на які документ посилається полями форми (склад, клієнт, валюта…), дають у шаблон і решту своїх змінних — код і назва вже названі в таблицях вище, інше описано в статті довідника:
- Категорія — Категорії основних засобів
- Вид — Види основних засобів
- Об'єкти — Об'єкти
- Модель 1 — Моделі розрахунку амортизації (
Dep_*)
Часті ситуації
Амортизація «не бере» об'єкт. Типові причини: не введений в експлуатацію саме цією моделлю (порожнє «Використовується з» у її стовпці), стоїть «Закрито», залишкова вартість цієї моделі вже дійшла до «Лікв. вартість», або від попереднього нарахування цієї моделі ще не минув її період (місяць, квартал…).
Залишкова вартість не зійшлася з обороткою по 105/131. Картка — не бухгалтерія, а її дзеркало: якщо проводки правили руками в Записах операцій, картка про це не знає. Порівнюйте історію зв'язків картки з проводками рахунку зносу.
Інвентарний номер не зберігається. У номері пробіл, кома чи двокрапка — ці символи заборонені (номер живе в посиланнях і історіях, роздільники його ламають).
Інвентарний номер не змінюється. Після збереження картки номер змінити не можна: за ним живуть історія амортизації, проводки, списання й оренда. Система відмовить: «Код змінювати не можна».
Один запис на десять однакових стільців. Так можна: «Кількість» 10, амортизація рахується від вартості × кількість. Але вибуття половини стільців зручніше з окремими картками — заводьте партію картками, коли плануєте часткові списання.
Картка не видаляється. Видалити можна лише картку, з якою в обліку ще нічого не сталося. Введену в експлуатацію система не видалить («Неможливо видалити запис із заповненою датою введення в експлуатацію») — спершу служба «Видалити введення ОЗ в експлуатацію». З нарахованою амортизацією — «Цей основний засіб неможливо видалити»: спершу нарахування знімає служба «Видалення останньої амортизації». Заповнена «Дата кінця» теж не дає видалити («Неможливо видалити запис з заповненою датою кінця амортизації») — очистіть її в картці. І картку, на яку посилається документ, — рядок «Вибуття основних засобів» (навіть ще не затвердженого) чи об'єкт оренди, — система не видалить: «Запис реєстру «Основні засоби» використовується в: Вибуття основних засобів». Спершу приберіть картку з документа.