Перейти до змісту

Записи із підсистем

Головний рубильник автоматичної бухгалтерії. Майже кожен документ ERPJS при проведенні сам створює запис операцій — рахунок-фактура, платіж, надходження, списання. Це налаштування вирішує, яким документам це дозволено: одна позначка — одна підсистема. Позначку знято — документи проводяться як завжди (склад рухається, борги рахуються), але запис операцій НЕ створюється, і в головній книзі ці події не видно.

Де шукати: Модулі → Фінанси → Налаштування → Записи із підсистем

Розбір на прикладі

Вкладка «Розрахунки»

У демо-базі всі позначки стоять — кожна підсистема пише проводки. Вікно поділене на три вкладки за природою документів.

«Розрахунки» — грошові документи обліку:

Вкладка «Логістика»

«Логістика» — усе, що рухає склад: надходження, повернення постачальникам, відвантаження, повернення від клієнтів, переміщення, списання зі складу, переоцінка складу, таблиці робіт, виробництва й операції виробництва.

Вкладка «Готівка та ін.»

«Готівка та ін.» — каса й підзвіт: надходження в касу, витрати з каси, купівля та продаж валюти, авансові звіти, виплати персоналу.

Як це працює

Позначка перевіряється в момент проведення документа. Тому:

  • «Таблиці робіт» — знята позначка: таблиця робіт при затвердженні проводки не робить і не перевіряє під неї обʼєкти; склад рухається, як і досі. Рахунки, потрібні проводці, — дебіторів і продажів у налаштуванні рахунків, складський рахунок і рахунок собівартості товару — система при затвердженні все одно вимагає: без них таблиця робіт не затвердиться. Затвердження таблиці робіт не знімається, тож отримати проводку пізніше вона не зможе — тільки записом операцій уручну.
  • «Рах/ф клієнтам» — рахунок, що сам рухає склад («Оновити склад»), за знятої позначки не пише й історії товару: залишок змінюється, а рядка в історії немає.
  • знята позначка не чіпає вже створені записи операцій — вона лише зупиняє нові;
  • позначка «Надходження» вирішує ще й рахунок у рахунку-фактурі постачальника, створеному з надходження: за поставленої позначки рядок рахунку йде на транзитний рахунок закупівлі (його кредитує проводка надходження, а рахунок постачальника закриває), за знятої — одразу на складський. Дивиться вона на позначку в момент створення рахунку, а не на те, чи є проводка в самого надходження. Перемкнули позначку між надходженням і рахунком постачальника — транзитний рахунок лишиться незакритим, а склад у головній книзі зросте двічі або не зросте зовсім. Перемикайте її, коли надходжень без рахунку постачальника немає;
  • якщо позначку повернути, старі документи проводок заднім числом не отримають: запис операцій створюється при проведенні, а воно вже відбулось. Доведеться зняти і знову поставити ОК на кожному документі (де це можливо) або ввести записи вручну. У купівлі валюти проводку робить кожен етап своїм прапорцем «Провести», і повторне ОК поверне лише проводку зарахування на рахунок. Проводки «Грошей у дорозі», купівлі й різниці по оплаті поверне тільки те саме для їхніх прапорців — зняти «Провести» з останнього етапу до першого й поставити знову по черзі — або введення вручну.

Коли це потрібно

Стартове наповнення бази. Заводите історичні документи заради складських залишків і боргів, а бухгалтерію почнете з чистої дати — знімаєте позначки, вводите документи, повертаєте позначки. У головній книзі порожньо, початкові сальдо вводите одним документом.

Облік ведеться в іншій системі. Якщо ERPJS працює як склад і продажі, а бухгалтерія живе окремо, проводки тут — зайвий шум. Знімаєте все — реєстри працюють, головна книга мовчить.

Окрема підсистема ще не готова. Класичний випадок — купівля валюти: якщо позначку «Купівля валюти» знято, документ проведеться без жодної проводки — і це найчастіша відповідь на питання «чому валютний документ не зробив запис операцій».

Типові ситуації

Документ проведений, а запису операцій немає. Перше, що треба перевірити, — позначка його підсистеми в цьому вікні. Друге — чи взагалі цей тип документа робить проводки: замовлення, пропозиції та інвентаризація не роблять їх ніколи, це не налаштовується.

Зняли позначку, а проводки все одно з'являються. Позначка діє на майбутні проведення — перевірте, чи документ не був проведений раніше, ніж ви її зняли.

Чи можна вимкнути лише один документ, а не всю підсистему? Ні, позначка керує підсистемою цілком. Видалити вручну запис операцій, який створив документ, система не дасть («Ви не можете видалити запис операції, створений з документа!»): проводка документа зникає лише зі зняттям його ОК. Якщо проводка справді зайва, а документ має лишитися проведеним, — зніміть її дію ручним записом операцій зі зворотними сумами.