Записи из подсистем

Главный рубильник автоматической бухгалтерии. Почти каждый документ ERPJS при проведении сам создаёт запись операций — счёт-фактура, платёж, поступление, списание. Эта настройка решает, каким документам это разрешено: одна метка — одна подсистема. Метка снята — документы проводятся как обычно (склад движется, долги считаются), но запись операций НЕ создаётся, и в главной книге этих событий не видно.

Где искать: Модули → Финансы → Настройки → Записи из подсистем

Разбор на примере

В демо-базе все метки стоят — каждая подсистема пишет проводки. Окно разбито на три вкладки по природе документов.

«Расчеты» — денежные документы учёта:

• Сч/ф клиентам — счета клиентам;
• Платежи — платежи клиентов;
• Счета-фактуры поставщика — счета поставщиков;
• Платежи поставщикам — платежи поставщикам;
• Начисление зарплаты — расчёты заработной платы.

«Логистика» — всё, что движет склад: поступления, возвраты поставщикам, отгрузки, возвраты от клиентов, перемещения, списания со склада, переоценка склада, таблицы работ, производства и операции производства.

«Наличные и др.» — касса и подотчёт: приходы в кассу, расходы из кассы, покупка и продажа валюты, авансовые отчеты, выплаты персоналу.

Как это работает

Метка проверяется в момент проведения документа. Поэтому:

• «Таблицы работ» — снятая метка: таблица работ при утверждении проводки не делает и не проверяет под неё объекты; склад движется, как и раньше. Счета, нужные проводке, — дебиторов и продаж в настройке счетов, складской счёт и счёт себестоимости товара — система при утверждении всё равно требует: без них таблица работ не утвердится. Утверждение таблицы работ не снимается, так что получить проводку позже она не сможет — только записью операций вручную.
• «Сч/ф клиентам» — счёт, который сам двигает склад («Обновлять склад»), при снятой метке не пишет и истории товара: остаток меняется, а строки в истории нет.
• снятая метка не трогает уже созданные записи операций — она лишь останавливает новые;
• метка «Поступления» решает ещё и счёт в счёте-фактуре поставщика, созданном из поступления: при стоящей метке строка счёта идёт на транзитный счёт закупки (его кредитует проводка поступления, а счёт поставщика закрывает), при снятой — сразу на складской. Смотрит она на метку в момент создания счёта, а не на то, есть ли проводка у самого поступления. Переключили метку между поступлением и счётом поставщика — транзитный счёт останется незакрытым, а склад в главной книге вырастет дважды или не вырастет вовсе. Переключайте её, когда поступлений без счёта поставщика нет;
• если метку вернуть, старые документы проводок задним числом не получат: запись операций создаётся при проведении, а оно уже произошло. Придётся снять и заново поставить ОК на каждом документе (где это возможно) или ввести записи вручную. У покупки валюты проводку делает каждый этап своим флажком «Провести», и повторное ОК вернёт лишь проводку зачисления на счёт. Проводки «Денег в пути», покупки и разницы по оплате вернёт только то же самое для их флажков — снять «Провести» с последнего этапа до первого и поставить снова по порядку — или ввод вручную.

Когда это нужно

Стартовое наполнение базы. Заводите исторические документы ради складских остатков и долгов, а бухгалтерию начнёте с чистой даты — снимаете метки, вводите документы, возвращаете метки. В главной книге пусто, начальные сальдо вводите одним документом.

Учёт ведётся в другой системе. Если ERPJS работает как склад и продажи, а бухгалтерия живёт отдельно, проводки здесь — лишний шум. Снимаете всё — реестры работают, главная книга молчит.

Отдельная подсистема ещё не готова. Классический случай — покупка валюты: если метка «Покупка валюты» снята, документ проведётся без единой проводки — и это самый частый ответ на вопрос «почему валютный документ не сделал запись операций».

Типичные ситуации

Документ проведён, а записи операций нет. Первое, что стоит проверить, — метку его подсистемы в этом окне. Второе — делает ли этот тип документа проводки вообще: заказы, предложения и инвентаризация не делают их никогда, это не настраивается.

Сняли метку, а проводки всё равно появляются. Метка действует на будущие проведения — проверьте, не был ли документ проведён раньше, чем вы её сняли.

Можно ли выключить один документ, а не всю подсистему? Нет, метка управляет подсистемой целиком. Удалить вручную запись операций, созданную документом, система не даст («Вы не можете удалить запись операции, созданную из документа!»): проводка документа исчезает только со снятием его ОК. Если проводка действительно лишняя, а документ должен остаться проведённым, — снимите её действие ручной записью операций с обратными суммами.