Перейти к содержанию

Затраты

Самый маленький модуль системы — три реестра, и все об одном: деньги, которые фирма и сотрудник должны друг другу. Не зарплата (она в кадровом учете) и не оплата поставщикам, а подотчёт: выдали наличные на командировку, человек потратил, отчитался, остаток вернул или перерасход ему возместили.

Весь модуль держится на одном счёте — 372 «Расчёты с подотчётными лицами». Он работает как личный счёт сотрудника перед фирмой, и каждый документ модуля лишь двигает его в ту или иную сторону.

Маршрут: цикл подотчёта

Расход из кассы (статья ПОДОТЧЁТ) → Дт 372: сотрудник должен фирме
              ↓
Авансовый отчёт → Кт 372: расходы признаны, долг уменьшился
              ↓
   остаток возвращают в кассу  |  перерасход отдают выплатой персоналу
  1. Выдача. Деньги идут расходом из кассы по статье подотчёта. Долг сотрудника вырос.
  2. Авансовый отчёт — человек отчитывается: чеки, даты, суммы. Каждая строка несёт статью авансового отчёта, а статья — это счёт расходов, на который сумма и ляжет.
  3. Расчёт. Потратил меньше — возвращает наличные приходом в кассу. Потратил больше — фирма должна ему, и долг закрывает выплата персоналу, которую обычно создают кнопкой из самого отчёта.

Нулевой остаток на 372 по сотруднику означает, что с ним рассчитались полностью. Ненулевой — либо у него на руках деньги фирмы, либо фирма должна ему.

Что важно понимать

Статья авансового отчёта = счёт расходов. Логика та же, что у статей кассы: справочник выбирается в строке, а за ним стоит счёт. Поэтому «топливо», «командировка», «канцелярия» — это не просто ярлыки для отчёта, а то, куда уйдут деньги в учёте.

Выплата персоналу — не зарплата. Зарплату выдают расходом из кассы по статье зарплаты, и она закрывает счёт расчётов с работниками. Выплата персоналу закрывает именно 372 — долг за подотчётными деньгами. Путаница здесь даёт «лишнюю» зарплату в отчётах и необъяснимый остаток на 372.

Объекты уместны и здесь. Топливо конкретного автомобиля, командировка конкретного проекта — всё это задаётся объектами в строке, иначе расходы сольются в общую кучу.

Два журнала и оборотка. Собственных настроек у модуля нет, а отчётов — два: журнал авансовых отчётов (что отчитали, со строками расходов и фильтром по объекту) и журнал выплат персоналу (что возместили, с итогами по способу оплаты). Оба — по документам. Кто сколько ещё должен, показывают финансы: оборотка по счёту 372 в разрезе объектов и есть отчёт о подотчётных лицах.

С чего начать в новой базе

  1. Статьи авансовых отчетов — топливо, командировки, офис; каждой статье свой счёт расходов.
  2. Статья подотчёта в кассе — чтобы выдача денег ложилась на 372.
  3. Объекты — если нужна аналитика по машинам, проектам, подразделениям.
  4. Первая выдача — и цикл пошёл.

Частые задачи

Нужно Куда идти
выдать деньги под отчёт Расход из кассы со статьёй подотчёта
принять отчёт сотрудника Авансовый отчёт
вернуть неизрасходованное Приход в кассу
возместить перерасход Выплата персоналу
увидеть, кто сколько не отчитал Оборотка по счёту 372
список авансовых отчётов за месяц, непроведённые Журнал авансовых отчётов
что возместили и из какой кассы Журнал выплат персоналу
разложить расходы по автомобилям или проектам объекты в строках отчёта

Все объекты модуля

Документы: авансовые отчёты · выплаты персоналу

Справочники: статьи авансовых отчетов

Отчёты: журнал авансовых отчетов · журнал выплат персоналу

Куда смотреть дальше