Перейти к содержанию

Журнал авансовых отчетов

Список авансовых отчетов за период: кто отчитался, на какую сумму — в валюте документа и в базовой, а с галочкой «Подробно» — еще и по статьям расходов. Отвечает на вопрос «кто сколько потратил под отчет за месяц и на что». То же, что «Expenses Journal» в SERP.

Где искать: Модули → Затраты → Отчеты → Журнал авансовых отчетов

Журнал строится по документам «Авансовый отчет»: показывает, что сотрудники отчитали, а не сколько они еще должны. Выдача денег под отчет (расход из кассы) и возврат остатка (поступление в кассу) сюда не попадают. Остаток подотчета по человеку — это счет подотчета (личный счет сотрудника из его настроек, иначе общий, обычно 372) в оборотке по счету.

Параметры

  • Период — по дате операции документа. Действует, только когда заданы обе даты; пустой — все документы. Начало позже конца — отказ «Неверный период».
  • Номер — один номер или диапазон через двоеточие: 12:20 (границы включительно). Не целое положительное число или диапазон наоборот (20:12) — отказ «Документ не найден».
  • Сотрудник — логин пользователя, точное совпадение с полем «Сотрудник» документа. Неизвестный логин — отказ «Сотрудник не найден».
  • Объект — документ попадает в журнал, если объект стоит хотя бы в одной строке. Строка с несколькими объектами через запятую находится по любому из них. В сумму документа тогда идут только такие строки. Объектов шапки авансовый отчет не ведет — смотрим только строки. Неизвестный код — отказ «Объект не найден».
  • Не OK / OK — только непроведенные или только проведенные отчеты. Обе галочки или ни одной — все.
  • Подробно — под каждым документом его строки: статья расходов, счет, объекты, описание, сумма. С фильтром по объекту — только строки этого объекта, те же, что в сумме.

Что в результате

Документы идут по возрастанию номера. В строке документа — номер (клик открывает сам отчет), дата операции, сотрудник и его ФИО, сумма, валюта и сумма в базовой валюте.

Сумма документа — это сумма его строк, а с фильтром по объекту — только строк, где он стоит. Сумма в базовой считается по строке, как в самом документе: каждая строка пересчитывается курсом документа и округляется отдельно, потом строки складываются.

Внизу — строка «Итого в» с кодом валюты отдельно для каждой валюты (сумма и ее эквивалент в базовой) и строка «Итого в базовой валюте» по всем документам.

Отчет выгружается и в Excel — с теми же колонками и подписями итогов, что на экране.

Разбор на примере

Условный пример. Авансовый отчет №7 от 01/10/2026, сотрудник IVANOV, валюта UAH, две строки:

Статья расходов Объекты Сумма
КОМАНДИРОВКА KYIV 1200.00
ТОПЛИВО CAR1,KYIV 800.00
  • без фильтра по объекту — документ с суммой 2000.00;
  • объект CAR1 — тот же документ, но сумма 800.00: в нее идет только строка топлива;
  • объект KYIV — сумма 2000.00: обе строки содержат KYIV (вторая — в списке через запятую);
  • объект, которого нет ни в одной строке, — документа в журнале нет совсем.

Если бы документ был в долларах по курсу 41,50, то при обычном округлении до копеек («половина вверх») строка 10.01 USD дала бы 415.42 в базовой (10.01 × 41,50 = 415,415 → 415.42), и две такие строки — 830.84, а не 830.83 от округления суммы. Другой режим в настройке «Округление» даст другие копейки — те же, что и в документе.

Типичные ситуации

Проверка перед закрытием месяца. Поставьте только «Не OK»: это отчеты, которые сотрудники сдали, а в учете их еще нет — деньги потрачены, расходы не признаны, счет подотчета по человеку не закрыт.

Расходы на один автомобиль или проект. Фильтр по объекту собирает все отчеты, где он встречается, и считает только его строки — сумма журнала равна расходам на этот объект. Остальные строки тех же документов в сумму не попадают; с «Подробно» видно, какие именно строки учтены.

Отчеты одного сотрудника. Фильтр «Сотрудник» — логин, а не ФИО: «IVANENKO», а не «Иваненко Петр». ФИО в журнале берется из документа. С «Подробно» видно и то, на что именно ушли деньги.

Командировка в другой валюте. Документ в евро дает отдельную строку итога для EUR — сумма в евро и ее эквивалент в базовой валюте по курсу документа. Общий итог — только в базовой валюте.

Журнал пуст, хотя отчеты есть. Чаще всего причина — период: журнал судит дату самого авансового отчета, а не даты чеков. Отчет, составленный 2 сентября за августовские расходы, в журнал за август не попадет.

Куда смотреть дальше