Перейти к содержанию

Перечень основных средств

Вопрос, на который отвечает этот отчёт: какие основные средства числятся в компании — со стоимостью закупки, датой и ответственным. Не износ и не остаточная стоимость (это ведомость амортизации ОС и НА), а список самих объектов.

Где искать: Модули → Основные средства → Отчеты → Перечень основных средств

Разбор на примере

Параметры отчёта

«Период» здесь делает две вещи. Он отбирает основные средства по дате покупки: в перечень попадают только те, что куплены между началом и концом периода. А его конец — дата, на которую отчёт судит о выбытии (см. ниже). Поэтому, чтобы увидеть всё, что числится, период начинают с даты самого старого объекта — в примере с 01/01/2024.

Окно открывается с первой записью настройки «Отчетные периоды» (если периодов не заведено — с текущим месяцем). Очищенное поле отчёт заполняет сегодняшней датой, и тогда в перечень попадает только купленное сегодня — чтобы увидеть всё, период не очищают, а начинают раньше.

Перечень основных средств

В демонстрационной компании два объекта: 20_1 «Автомобиль АА3323», купленный 31/01/2024 за 250 000, и 8_1 «Автомобиль Renault Kangoo AA1122BC» — 15/01/2027, 120 000. «Итого» 370 000. Инвентарный номер — ссылка, он открывает карточку основного средства. Колонка «Ответственный» пустая: в карточках демо она не заполнена.

На Renault уже заведён акт выбытия №1 — списание после ДТП, — но он не проведён, поэтому автомобиль в перечне.

Что считается выбывшим

Основное средство пропадает из перечня, когда проведённые акты выбытия с датой не позже конца периода забрали всё его количество — продажи и списания вместе.

  • Непроведённый акт ничего не меняет: объект остаётся в перечне.
  • Частично выбывший объект (из десяти единиц по 100 продали три) остаётся в перечне — со стоимостью остатка: 7 × 100 = 700. Акт, датированный позже конца периода, на такой объект тоже не влияет: на конец периода это количество ещё числилось.

Когда проведённый акт забирает всё количество, карточка основного средства сама получает отметку «Закрыто» (отмена проведения её снимает). А отчёт без галочки «Включать неактивные» показывает только незакрытые карточки — ещё до того, как считает выбытие. Отсюда две вещи:

  • чтобы увидеть полностью выбывшие объекты, нужны обе галочки — «Включать выбывших» и «Включать неактивные»; одна «Включать выбывших» их не вернёт;
  • в перечне на прошлую дату полностью выбывшего объекта нет, даже если акт датирован позже конца периода, — поставьте «Включать неактивные». Тогда в перечень попадут и карточки, закрытые вручную.

Колонки

  • «№» — инвентарный номер;
  • «Комментарий» — название основного средства из карточки;
  • «Ответственный» — логин пользователя из поля карточки «Сотрудник» (не имя);
  • «Стоимость закупки» — стоимость остатка на конец периода: «Количество» из карточки минус выбывшее проведёнными актами выбытия с датой не позже конца периода (продажи и списания вместе), умноженное на «Стоимость закупки (ед.)» из карточки. Если остатка нет — полностью выбывший объект или карточка без количества, — считается одна единица. Само количество отчёт не показывает;
  • «Дата» — «Дата покупки» из карточки.

«Итого» — сумма колонки «Стоимость закупки». Это первоначальная стоимость того, что числится: износ отчёт не учитывает. Оговорка: с галочкой «Включать выбывших» в сумму идёт и стоимость одной единицы каждого полностью выбывшего объекта.

Шапка результата показывает период и заполненные фильтры, но не галочки: на распечатке не видно, включены ли выбывшие и закрытые.

Как работают фильтры

Инвентарный номер, категория, классификация, отдел и лицо — точное совпадение с полем карточки. «Лицо» — это логин: список выбора берётся из «Пользователей». В списке выбора инвентарного номера — только незакрытые основные средства.

Результат можно получить на экране, в XLSX или HTML — галочками вверху окна. В XLSX колонка ответственного подписана «Лицо», а дата стоит в формате даты пользователя (на экране — всегда ДД/ММ/ГГГГ).

Типичные ситуации

Отчёт пустой или в нём не хватает старых объектов. Период отбирает по дате покупки: объекты, купленные до его начала, не попадают. Начните период раньше. Очищать поле не поможет — пустой период отчёт читает как сегодняшний день.

Объект продали, а он в перечне. Акт выбытия не проведён или забрал не всё количество.

Полностью выбывшего объекта нет даже с галочкой «Включать выбывших». Карточка закрыта автоматически — добавьте галочку «Включать неактивные».

«Итого» не совпадает с балансовой стоимостью. Это первоначальная стоимость остатка: начисленный износ в неё не входит. Стоимость на дату смотрите в ведомости амортизации ОС и НА.

Куда смотреть дальше