Перейти к содержанию

Авансовые отчеты

Документ, которым сотрудник отчитывается за потраченные деньги: съездил в командировку, заправил машину, купил канцелярию. В строках — на что ушли деньги и на какой счёт затрат это отнести.

Где искать: Модули → Затраты → Регистры → Авансовые отчеты

Весь подотчёт держится на счёте 372 «Расчёты с подотчётными лицами». Он работает как личный счёт сотрудника перед фирмой:

  • выдали деньги под отчёт — расход из кассы по статье ПОДОТЧЁТ увеличил долг сотрудника (Дт 372);
  • сотрудник отчитался — авансовый отчёт этот долг уменьшил (Кт 372);
  • остаток вернул в кассу — приход в кассу закрыл остальное (Кт 372);
  • потратил больше выданного — фирма должна ему, и разницу отдают выплатой персоналу.

Разбор на примере

Список авансовых отчётов

В списке — номер, отметка ОК, дата, сотрудник, сумма и валюта. Открываем отчёт №1 от 04/08/2026:

Авансовый отчёт

Сотрудник вернулся из командировки и отчитался на 3 500.00 грн.

В шапке четыре поля и отметка ОК: номер, дата, сотрудник (логин из пользователей) и название — имя сотрудника, которое подставляется само. Бланк нового отчёта уже несёт сегодняшнюю дату, базовую валюту и текущего пользователя как сотрудника.

В таблице — строки расходов (вкладка «Затраты»):

Счёт Статья расходов Описание Сумма
921 1 Топливо 2000.00
949 3 Командировки 1500.00

Каждая строка — это одна причина траты. Выбираете статью расхода, и система подставляет её счёт затрат: топливо на 921 «Административные расходы», командировочные на 949 «Прочие расходы». Кроме счёта, статьи, описания и суммы в строке указывается объект аналитики — других колонок в окне нет.

Внизу, под таблицей, — комментарий (свободный текст, единственное поле, которое можно править в проведённом отчёте), валюта, итого и итого в базовой валюте. Закладка «Валюта» рядом с таблицей открывает курсы: они нужны, когда сотрудник тратил в другой валюте.

Второй случай: потратил свои

Отчёт за собственные расходы

Отчёт №2 на 800.00 грн — сотрудник купил канцелярию за свои деньги. Документ тот же самый: аванса не было, поэтому после проведения фирма осталась должна сотруднику эти 800.00. Долг закрывает выплата персоналу.

Что происходит при проведении

Отметка ОК создаёт запись операций, если в настройке «Записи из подсистем» на вкладке «Наличные и др.» стоит галочка «Авансовые отчеты»; без неё отчёт проводится без записи и без предупреждения. Для отчёта за командировку:

Счёт Дт Кт
921 Административные расходы 2000.00
372 Расчёты с подотчётными лицами 2000.00
949 Прочие расходы операционной деятельности 1500.00
372 Расчёты с подотчётными лицами 1500.00

Правило простое: дебет — счёт строки (его подставляет статья расходов), кредит — 372: его задаёт поле «Расчеты с подотчетными лицами» настройки «Использование финансовых счетов» (вкладка «Зарплата и затраты»). Каждая строка даёт свою пару проводок, счёт 372 повторяется в каждой. Если у сотрудника в настройках пользователя задан личный «Фин. счет», кредитуется он, а не 372: тот же счёт дебетует выплата персоналу. Не заполнено ни то, ни другое — отчёт не проводится, и система просит заполнить счёт в настройке.

Снятая отметка ОК отменяет проводки. В проведённом отчёте открыто только поле «Комментарий», остальные поля и строки заперты: чтобы изменить сумму, строку или дату — снять ОК, исправить, поставить ОК снова. То же правило держит и сервер: изменение проведённого отчёта через API или ИИ-агента, кроме комментария, система отклоняет сообщением «В проведённом документе можно править только комментарий!». Снять ОК может только пользователь с правом роли «Снимать ОК с документов»; в периоде, закрытом настройкой «Закрытие внесения изменений», отчёт не провести и не снять с проведения.

Сквозной пример: как сходится подотчёт

На стенде цепочка выглядит так:

  1. сотруднику выдали 5 000.00 аванса на командировку;
  2. 04/08 он отчитался авансовым отчётом на 3 500.00 — долг уменьшился до 1 500.00;
  3. 05/08 остаток 1 500.00 вернулся в кассу приходом по статье ПОДОТЧЁТ;
  4. счёт 372 по этому сотруднику закрылся в ноль.

Проверить это можно оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 372: если после всех документов остаток не нулевой, значит сотрудник либо не отчитался, либо не вернул деньги.

Типичные ситуации

Пункт «Создать выплаты персоналу» в меню документа заводит выплату на всю сумму отчёта и связывает документы; если сотруднику выдавали аванс, сумму выплаты уменьшите до разницы. Работает только на проведённом отчёте: у непроведённого система попросит сначала подтвердить документ.

Сумма отчёта не совпадает с суммой строк. После сохранения так не бывает: «Итого» и «Итого в базовой валюте» система пересчитывает из строк при каждом сохранении, введённое руками в эти поля не сохраняется. Расхождение до сохранения — это ещё не пересчитанное окно; отчёт с нулевым итогом не сохраняется вовсе.

Нужна аналитика по проектам или подразделениям. Заполняйте объекты в строках — они пойдут в проводки и позволят собрать расходы в разрезе проекта.

Сотрудник не найден. Поле «Сотрудник» ссылается на логин пользователя, а не на карточку контакта.

Куда смотреть дальше

Переменные печати

Значения, доступные в шаблонах печатных форм этого документа. Как записать переменную в шаблоне — см. Печатные формы.

Поля заголовка:

Переменная Что подставляется
AdvRep_OK ОК
AdvRep_Number Номер
AdvRep_Date Дата
AdvRep_Employee Сотрудник
AdvRep_Name Название
AdvRep_Currency Валюта
AdvRep_Total Итого
AdvRep_Total_Base Итого в базовой валюте

Поля строк:

Переменная Что подставляется
AdvRep_MNo Номер позиции строки
AdvRep_MAccount_No Счет
AdvRep_MObjects Объекты
AdvRep_MACShort Статья расходов
AdvRep_MComment Описание
AdvRep_MSum Сумма

Записи, на которые документ ссылается полями формы (склад, клиент, валюта…), дают в шаблон и остальные свои переменные — код и название уже названы в таблицах выше, остальное описано в статье справочника: