Дубликат документа: что копируется, а что нет
Клиент заказывает то же самое, что и в прошлый раз. Набирать двадцать строк заново незачем — в журнале есть кнопка «Дубликат»: она открывает новый документ, уже заполненный по образцу выбранного.
Копия — это черновик. Она ещё нигде не учтена, у неё нет номера и не стоит отметка «ОК». Сохраните её — и получите обычный новый документ, который ведёт себя как любой другой.
Как сделать копию
- Откройте журнал документов и выделите строку с образцом.
- Нажмите «Дубликат» в правом верхнем углу журнала.
- Откроется карточка нового документа, заполненная по образцу. Поправьте что нужно.
- Нажмите «Сохранить» — документ получит свой номер.
- Поставьте «ОК», когда он готов.
Если в журнале ничего не выделено, кнопка берёт первую строку. На пустом журнале она не делает ничего.
Что переносится в копию
Переносится всё содержимое документа, включая таблицу: товары, количества, цены, скидки, ставки НДС по строкам. Именно ради таблицы копию обычно и делают.
Переносятся и поля шапки: клиент, склад, валюта, прейскурант, условия оплаты, ставка НДС, объекты аналитики. Это сделано намеренно — копия должна повторять оригинал, а не подставлять то, что система предложила бы новому документу. До сентября 2026 года здесь были ошибки: копия счёта могла сменить валюту на валюту карточки клиента при неизменных суммах, потерять код НДС или включить движение по складу там, где его сознательно выключили. Всё это исправлено.
Что в копию не переносится
Часть полей опознаёт документ, а не описывает его. Такие поля копия не наследует — иначе в системе оказались бы два документа с одним номером.
| Не переносится | Почему |
|---|---|
| Номер документа | номер выдаётся при сохранении, как у любого нового документа |
| Отметка «ОК» | копия рождается черновиком: она ещё ничего не сделала в учёте |
| Комментарии к документу | обсуждение относилось к оригиналу; у копии своя переписка с нуля |
| Ссылки на связанные документы | заказ, отгрузка, партия себестоимости, номер налоговой накладной — всё это следы жизни оригинала |
| Даты и статусы работы | дата документа в большинстве документов ставится сегодняшняя (исключения — ниже), статусы выполнения сбрасываются |
Ссылки очищаются и внутри строк таблицы. Например, в счёте у каждой строки есть привязка к строке заказа, к отгрузке и к партии списания — в копии эти привязки пустые, и при проведении система рассчитает их заново.
Вложенные файлы к копии не переходят: они привязаны к конкретной записи, а копия — другая запись.
Кто становится автором копии
Менеджер клиента, а если его нет — тот, кто копирует. В счёте клиенту и счёте-фактуре поле «Продавец» в копии заполняется менеджером из карточки клиента (поле «Менеджер»). Если в карточке менеджера нет — вашим логином, даже если в оригинале стоял другой человек. В контрактах («Продавец»), прайс-листах коммерческого предложения («Менеджер») и таблицах времени («Подпись») копия всегда получает ваш логин.
Так решено 10 сентября 2026 года; с 7 октября в счетах клиентам и счетах-фактурах первым идёт менеджер из карточки клиента — так же, как в новом документе.
!!! warning "Это видно в деньгах" На это поле опирается «Отчет по бонусам», по нему же фильтруются «Отчет по продажам» и «Отчет по продажам подробный». Скопировали счёт клиенту, в карточке которого менеджера нет, — счёт засчитан вам. Если работа действительно чужая, поправьте «Продавца» руками до сохранения.
Отдельный случай — таблица времени. Там кроме «Подписи» есть поле «Пользователь»: оно говорит не о том, кто документ выписал, а о том, чья это таблица. Оно остаётся от оригинала — иначе копия чужой таблицы молча стала бы вашей.
Где кнопки «Дубликат» нет
Кнопка выключена в 37 журналах из 215, и это не забывчивость. Дублировать нечего там, где записи не создаются руками:
- журналы-состояния — остатки, история движения товара, открытые предоплаты, состояние основных средств: система ведёт их сама;
- истории и протоколы — журнал исправлений, изменения трудовых договоров: копия записи в истории означала бы событие, которого не было;
- документы с внешним номером — накладные Новой Почты и подобное: номер выдаёт не наша система;
- документы, которые создаются из документа-источника — отгрузки, возвраты от клиентов, таблицы работ, операции производства, растаможка, ТТН: их создают из заказа или другого документа, и копия осталась бы без этой связи.
Если кнопки нет там, где она, по-вашему, нужна — это вопрос к настройке, а не к правам. Журналы из перечня выше скрывают её для всех. Кроме того, её можно отключить отдельному пользователю: отметка «Отключено 'Дубликат'» в Настройках окна списка для этого журнала и этого пользователя.
Типичные ситуации
«Скопировал счёт, а номер остался прежним». Номер очищается при открытии копии и выдаётся при сохранении. Если в карточке виден старый номер — вы смотрите на оригинал, а не на копию: проверьте заголовок окна.
«В копии не тот продавец». В счёте клиенту и счёте-фактуре это менеджер из карточки клиента, а когда его там нет — тот, кто копирует. Поправьте поле до сохранения или закрепите менеджера в карточке клиента.
«В отгрузках нет кнопки «Дубликат»». Так и задумано: строки отгрузки привязаны к строкам заказа, а оригинал их уже отгрузил. Следующую отгрузку по заказу создавайте из самого заказа (меню заказа «Создать отгрузку»): строки привяжутся к заказу.
«Скопировал документ прошлого года, а дата стала сегодняшней». Дата документа — не содержимое, а место в учёте, поэтому у копии счёта, заказа, поступления, платежа она сегодняшняя. Несколько документов сохраняют дату оригинала: Начальные сальдо, Коммерческие предложения, внутренние заказы, контракты и плановые платежи (дата начала), таблицы времени (дата создания) — у их копии проверьте дату до сохранения. Поставьте нужную руками, если период открыт; про закрытый период см. Как вернуть документ в редактирование.
«Нужна копия, но с пустой таблицей». Такого режима нет. Сделайте дубликат и удалите строки — документ ещё черновик, таблица разблокирована.
«Хочу скопировать карточку товара». Дубликат работает и в справочниках: очищается код записи, остальное переносится. У карточки товара копия очищает ещё «Название» (без него карточку не сохранить), себестоимость, цену и валюту последней покупки, «Код Prom», «Альт.код», «Техн. карту» и строки набора — их заполните заново. Помните, что код — ключ, по которому на карточку ссылаются документы, и у уже работавшей карточки его менять нельзя, см. Почему запись не удаляется.