Перейти к содержанию

Настройка счетов

Одно окно на всю компанию, и в нём семь флажков и один переключатель. Каждый из них меняет поведение других документов: счёта клиенту, отгрузки, счёта-фактуры, платежа, возврата. То есть это не «справочник опций», а место, где решают, что система делает сама, а что оставляет человеку.

Где искать: Модули → Счета клиентам → Настройки → Настройка счетов

Читать его полезнее всего рядом со статьёй о счетах клиентам: там описано, как ведёт себя документ, а здесь — почему именно так.

Меню: Модули → Счета клиентам → Настройки → Настройка счетов.

Разбор на примере

Настройка счетов

В демонстрационной компании включены два первых флажка — тот самый набор, с которого обычно начинают.

Копировать дату счета в дату отгрузки. Плановой датой отгрузки становится дата самого счёта: новый счёт получает её при создании, а когда дату счёта меняют в окне, плановая дата переезжает следом. Вписанную вручную плановую дату сохранение не трогает — ни в черновике, ни в проведённом счёте. Флажок удобен тем, кто отгружает день в день; кто планирует отправку заранее, просто вписывает свою дату.

Обновлять себестоимость в счете при отгрузке. Самый ценный флажок в этом окне. «Счёт» в его названии — это заказ клиента, который в русском меню называется «Счета клиентам»; счёт-фактура тут ни при чём. Когда отгрузку утверждают, система возвращается в заказ и дописывает в его строки себестоимость партий, которые реально уехали (по FIFO, пересчитанную курсом документа). От неё пересчитывается прибыль строки — её сумма без НДС минус количество × себестоимость, — а в шапке «Итого прибыль» и «Маржа %» (прибыль в процентах от суммы без НДС). Без флажка колонка «Себ.» остаётся пустой, а «Приб.» показывает всю сумму строки без НДС: заказ не покажет, сколько вы на нём заработали на самом деле.

Флажок действует с момента, когда его включили: себестоимость дописывается в момент утверждения отгрузки, так что отгрузки, утверждённые раньше, её уже не принесут.

Вместе с этим включается контроль продажи ниже себестоимости. Если в роли пользователя разрешено соответствующее действие, система либо предупреждает сообщением, либо вовсе не даёт утвердить отгрузку, когда себестоимость выше цены продажи. Смотрите права доступа: без разрешения на это действие контроль молчит.

Не разрешать резервирование больше чем на складе. Действует только на счета с флажком «Зарезервировано». Система сверяет каждую строку с остатком на складе документа и не даёт зарезервировать то, чего нет. Проверяются только товары — услуги и работы проходят свободно, складского остатка у них нет.

Требовать тип счета. Поле «Тип» становится обязательным: без него документ не сохранится. Типы заводят в справочнике Типы счетов клиента. Флажок стоит включать тогда, когда по типу что-то строят — отчёты, нумерацию, разные правила обработки, — иначе он просто добавляет работы менеджеру.

Присоединить к предоплате при фактурировании. Когда из отгрузки создают счёт-фактуру, система ищет незакрытую предоплату этого клиента именно по этому счёту и, если находит, подставляет её в накладную. Долг клиента сразу уменьшается на сумму аванса, и бухгалтеру не приходится сводить предоплату с накладной руками.

Создавать кредит-ноту при утверждении возврата. При утверждении возврата от клиента автоматически появляется кредит-нота. Важное условие: она создаётся только тогда, когда по отгрузке, из которой сделан возврат, уже есть утверждённый счёт-фактура. Если накладной не было, возвращать нечего — долг не возникал, и кредит-нота не нужна.

Требовать счет клиента по предоплате. Флажок про оплаты клиентов: в строке, где указан номер предоплаты, становится обязательным номер счёта — проверяется при проведении платежа, черновик сохраняется и без него. Так аванс всегда привязан к конкретной сделке — это нужно и для последующего автоматического зачёта (см. предыдущий флажок), и для налогового учёта.

Главная скидка

Переключатель внизу отвечает на вопрос, какой скидкой пользуются по умолчанию в строках счетов, счетов-фактур и коммерческих предложений: процентом или абсолютной суммой.

В строке живёт ровно одна скидка. Как только меняют цену, «неглавная» обнуляется: при выборе «Скидка %» исчезает абсолютная, при выборе «Скидка абс.» — процент. Если же в строке уже проставлена какая-то из них вручную, система считает именно её, а к настройке обращается только тогда, когда обе пустые.

Параметры

Параметр Что меняет
Копировать дату счета в дату отгрузки Плановая дата отгрузки равна дате счёта — при создании и когда дату счёта меняют в окне; вписанная вручную сохраняется
Обновлять себестоимость в счете при отгрузке Утверждённая отгрузка дописывает в строки заказа себестоимость и прибыль; включает контроль продажи ниже себестоимости
Не разрешать резервирование больше чем на складе Запрет резервировать товара больше, чем есть на складе документа (услуг не касается)
Требовать тип счета Поле «Тип» становится обязательным
Присоединить к предоплате при фактурировании Незакрытая предоплата по этому счёту сама подставляется в счёт-фактуру
Создавать кредит-ноту при утверждении возврата Утверждённый возврат создаёт кредит-ноту — если по отгрузке есть утверждённая накладная
Требовать счет клиента по предоплате В строке платежа с номером предоплаты обязателен номер счёта
Главная скидка Какая скидка основная в строках: процент или абсолютная сумма

Типичные ситуации

  • Плановая дата отгрузки «сама» изменилась. Это первый флажок: когда в счёте меняют дату, плановая дата переезжает на неё. Поставьте плановую дату уже после даты счёта — сохранение её не трогает.
  • В счёте пустые «Себ.» и «Приб.». Три причины, по очерёдности: не включён второй флажок; отгрузка ещё не утверждена; строка счёта не попала в отгрузку. Обратите внимание: ранее созданные документы задним числом не пересчитываются — цифры появляются со следующей утверждённой отгрузки.
  • Резерв проходит, хотя товара нет. Проверьте, что в счёте стоит «Зарезервировано» и заполнен склад: без склада сверять не с чем. Второй вариант — позиция заведена как услуга, а не как товар.
  • Возврат утверждён, а кредит-ноты нет. Значит, по отгрузке нет утверждённого счёта-фактуры. Сначала проведите накладную.
  • В строке не считается процент скидки. Посмотрите, не стоит ли в той же строке абсолютная скидка: заполненная, она имеет приоритет над настройкой.

Рядом