Основные средства
Модуль для имущества, которое служит долго и дешевеет постепенно: транспорт, здания, оборудование. Разница со складом принципиальная: товар лежит по своей цене, пока его не продадут, а основное средство каждый месяц становится дешевле само по себе, без единого движения. Именно это «само по себе» модуль и оформляет в проводки.
Вторая особенность — здесь почти нет документов. В модуле ровно один документ (выбытие), а все движения делают службы: ввод в эксплуатацию и амортизация. Карточка ОС проводок не создаёт — она накапливает их результат в остаточной стоимости.
Маршрут: жизнь объекта от покупки до выбытия
Покупка → деньги висят на счёте капитальных вложений
↓
Карточка ОС (категория → вид + модель амортизации, инвентарный номер)
↓
Ввод в эксплуатацию (служба): капвложения → балансовый счёт вида
↓
Амортизация (служба, ежемесячно): износ на счета вида, остаточная стоимость падает
↓
Выбытие: продажа или списание — первоначальная стоимость и износ закрываются
↓
История ОС помнит каждый шаг
- Категория — шаблон карточки: держит вместе вид и модели амортизации, так что заведение новой карточки сводится к выбору одной категории вместо трёх полей.
- Карточка ОС — один объект: инвентарный номер, стоимость приобретения, отдел, при необходимости классификация.
- Ввод в эксплуатацию — служба ставит объект на баланс и проставляет дату «Используется с». До неё карточка — просто запись в картотеке.
- Амортизация ОС — шаг начисления: каждый запуск начисляет один период модели — месяц, квартал, год или день (запуск раз в месяц по дневной модели даст сумму одного дня); проводка ложится на счета вида.
- Выбытие — продажа или списание: снимает первоначальную стоимость, закрывает накопленный износ, относит остаточную стоимость на указанный счёт.
- История ОС ведёт журнал всего этого сама.
Что важно понимать
Счета знает не карточка, а вид. Вид говорит: баланс — 105, износ — 131, затраты — 921. Поэтому вопрос «почему амортизация легла не на тот счёт» почти всегда решается в виде, а не в карточке.
Три справочника группировки — и в них легко запутаться. Категория — шаблон (вид + модель), вид — счета, классификация — просто ярлык, на учёт не влияющий никак. Четвёртый, отдел, отвечает на вопрос «где объект живёт» и работает фильтром для пакетных служб.
Объект начинает изнашиваться не с даты покупки. Начисление идёт с периода, следующего за датой «Используется с» (её ставит ввод в эксплуатацию), а дальше — за последним начислением («Дата аморт.»): в месяце ввода месячная модель ничего не начисляет. Переключатель «Установ. дату нач. расч. аморт-ии» в настройках основных средств лишь подставляет «Дату опер.» в окно службы (дата ввода, последний день месяца, квартала или года); при «Нет» пункт «Амортизация» меню карточки ОС окна службы не открывает — лишь предупреждает, а из меню модуля служба открывается с пустой датой; там же — счёт, на котором собираются капитальные вложения до ввода в эксплуатацию.
Службы пропускают то, что не готово. Амортизация обходит закрытые объекты, не введённые в эксплуатацию и уже самортизированные до ликвидационной стоимости. Поэтому «не начислилось» чаще означает невведённый объект, чем ошибку расчёта. Исключение — модель «Амортизация 100%»: она не ждёт нового периода и уже в месяце ввода списывает всю остаточную стоимость (до ликвидационной). Дату ввода она требует, как и остальные: не введённый объект не начислится и ею.
Ошибку можно откатить, но только последнюю. Удаление амортизации отменяет именно последнее начисление, а удаление ввода в эксплуатацию — преждевременный ввод. Это не «редактирование прошлого», а узкие исправления.
Прокатная техника тоже основное средство. Модуль аренды смотрит на неё как на объект проката со статусом и наработкой, а здесь та же единица живёт своей учётной стороной — стоимостью и износом.
С чего начать в новой базе
- Настройки основных средств — счёт капвложений, дата, которую подставляет служба амортизации, и модель по умолчанию.
- Виды основных средств — счета баланса, износа и затрат для каждого рода имущества.
- Модели расчета амортизации — метод, срок службы, шаг.
- Категории основных средств — связать вид с моделями, чтобы карточки заводились одним выбором.
- Отделы ОС — если нужны пакетные операции по подразделениям; дальше первые карточки и ввод в эксплуатацию.
Частые задачи
| Нужно | Куда идти |
|---|---|
| завести новый объект | Основные средства |
| поставить на баланс | Создание записей по вводу в эксплуатацию |
| начислить месячный износ | Амортизация ОС |
| продать или списать | Выбытие основных средств |
| увидеть, что продано и списано за период | Журнал выбытия ОС |
| получить список основных средств | Перечень основных средств |
| увидеть износ за период | Ведомость амортизации ОС и НА |
| посмотреть один объект целиком | Статус ОС · история ОС |
| провести инвентаризацию | Инвентаризация активов — бланк для комиссии |
| исправить ошибочное начисление | Удалить последнюю амортизацию |
| откатить преждевременный ввод | Удалить ввод ОС в эксплуатацию |
Все объекты модуля
Документы: выбытие основных средств
Справочники: основные средства · категории основных средств · виды основных средств · модели расчета амортизации · классификации основных средств · отделы ОС
Журналы: история основных средств
Настройки: Настройки основных средств
Отчёты: ведомость амортизации ОС и НА · статус ОС · инвентаризация активов · перечень основных средств · журнал выбытия ОС
Служебные операции: создание записей по вводу в эксплуатацию · амортизация ОС · удалить последнюю амортизацию · удалить ввод ОС в эксплуатацию