Перейти к содержанию

POS Инкассация

В конце дня деньги из кассы сдают — инкассатору, в сейф или в банк. Этот документ фиксирует сколько и в какой форме сдано, и именно он переносит наличность со счёта кассы на счёт «деньги в пути».

Где искать: Модули → POS → Регистры → POS Инкассация

Главное, что стоит знать заранее: инкассируют только наличные. Деньги, полученные через терминал, уже в банке — они в документе показаны, но в проводку не попадают.

Ни касса, ни закрытие смены этот документ не создают. В окне все поля, в том числе флажок ОК и строки таблицы, закрыты для правки, поэтому документы с данными попадают сюда только через интеграцию (API) или импорт.

Разбор на примере

Документ инкассации

Шапка: Номер (проставляет система), Дата и Время сдачи, Кассовый аппарат (точка продажи) и Кассир, который сдаёт. Флажок ОК — проведение: пока он не стоит, документ есть, а проводки нет.

Матрица — разбивка по способам оплаты. В примере две строки: НГ (наличные) — 1 200,00 и ТМ (терминал) — 800,00. Итого 2 000,00 — общая сумма документа; из строк система её не пересчитывает.

Что происходит при проведении

Система ищет наличную строку и делает одну проводку:

Дт Кт Сумма
333 «Денежные средства в пути» 301 «Наличность в национальной валюте» 1 200,00

Строка терминала на 800,00 в проводку не пошла: эти деньги уже на счёте 311, переносить нечего.

Откуда берутся счета:

  • какой способ оплаты считается наличными — поле «POS наличные»: сначала смотрит карточка точки продажи (POS Способы оплаты), затем общая POS Настройка;
  • счёт наличности — это счёт этого способа оплаты (в примере НГ) из справочника «Способ оплаты»;
  • счёт инкассации — поле «Счет инкассации кассы»: так же сначала карточка точки продажи, затем общая настройка;
  • если счёт инкассации не задан нигде, документ всё равно проводится, но проводка получается «сама в себя» (Дт 301 / Кт 301) — деньги никуда не переносятся. Это не ошибка системы, а незаполненная настройка;
  • если «POS наличные» не заданы нигде, документ проводится вовсе без проводки, и система об этом не предупреждает.

Если в способе оплаты не указан финансовый счёт, проведение остановится сообщением «Укажите счет способа оплаты». В закрытом для изменений периоде (по дате документа) провести инкассацию или снять проведение нельзя — действует тот же замок периода, что и для проводок.

Список документов инкассации

Откуда берутся данные

  • Способ оплаты в строке матрицы опознаётся в двух видах: код (НГ) или название из способа оплаты («Наличные гривна»).
  • Сумма наличных для проводки — это сумма ВСЕХ строк, совпавших с наличным способом оплаты; остальные строки нужны для сверки с кассиром, а не для учёта.
  • С выемками из кассы документ система не сверяет и не связывает: выемок за день может быть несколько, а сумму инкассации задаёт сам документ.

Параметры

Поле Описание
Номер Номер документа; проставляет система.
Дата, Время, Полная дата Момент сдачи денег.
Кассовый аппарат Точка продажи, с которой сдают выручку.
Кассир Кто сдаёт.
ОК Проведение: создаёт проводку. В окне не меняется; снять проведение система позволяет только пользователю с правом «Снимать ОК с документов». Проведённый документ не удалить: «Вы не можете удалить подтвержденный документ» — сначала снимите ОК.
Итого Общая сумма документа.

Матрица

Колонка Описание
Способ оплаты Код или название способа оплаты.
Сумма Сумма, сданная этим способом.

Все поля и колонки — только для просмотра.

Типичные ситуации

Документ проведён, а денег на счёте 333 нет. Проверьте строку матрицы: код способа оплаты должен совпадать с тем, что указано в «POS наличные» карточки точки или общей настройки. Если в документе стоит, например, Н1, а в настройке НГ — строка не опознаётся как наличная, и проводки не будет. Так же проводки не будет, если «POS наличные» не заполнены ни в карточке точки, ни в общей настройке.

Проводка получилась Дт 301 / Кт 301. Не заполнен счёт инкассации. Заполните его в карточке точки или в общей настройке — это подействует на документы, проведённые после этого. Уже проведённый документ в окне не перепровести.

Терминал тоже надо перенести. Не надо: деньги с терминала банк зачисляет сам, и в учёте они сразу на банковском счёте. В документе строку терминала оставляют для сверки дневной выручки.

Касс несколько. Каждый документ относится к одной точке продажи: код наличных и счёт инкассации система берёт из карточки именно этой точки, а где там пусто — из общей настройки.

Рядом