Основные средства
Картотека имущества, которое служит долго и дешевеет постепенно: транспорт, здания, оборудование. Каждая карточка — один объект с инвентарным номером, стоимостью приобретения и моделью амортизации. Сама карточка проводок не делает: движения в учёте создают две службы — ввод в эксплуатацию и ежемесячная амортизация, а карточка накапливает их результат в остаточной стоимости.
Где искать: Модули → Основные средства → Регистры → Основные средства
Разбор на примере
Автомобиль в демо-базе — инвентарный 20_1, приобретён за 250 000:
- Шапка: инвентарный номер, название, категория ASSET_2 и вид ТРАНСПОРТ. Категория — это шаблон: выбираешь её, и вид с моделью подставляются сами. Вид — это счета: по нему ввод и амортизация знают, куда проводить (для транспорта в демо: баланс 105, износ 131, расходы 921).
- Вкладка «Приобретение»: дата 31/01/2024, стоимость единицы 250 000, количество 1, поставщик.
- Вкладка «Модели»: модель амортизации 5 — «5 лет линейно» — и дата «Используется с» 31/01/2024, которую проставил ввод в эксплуатацию. Столбец «Модель 2» — для параллельного (напр., налогового) учёта: своя модель и своя дата «Используется с».
- Вкладка «Сумма»: остаточная стоимость 237 499,99 и «Дата аморт.» 30/04/2024 — амортизация начислена трижды (февраль–апрель) по 4 166,67 = 250 000 ÷ 5 лет ÷ 12 месяцев; дата только читается, её ведёт служба амортизации. Рядом — «Остаток (модель 2)» и «Дата аморт. (модель 2)»: то же для модели 2.
Значок связей в тулбаре (5) — все транзакции объекта: покупка, ввод, три начисления. Пункт «ОС статус» меню окна (кнопка меню слева в шапке) открывает досье объекта с теми же событиями списком.
Жизненный цикл
- Карточка — руками (кнопка «Новый») или службой «Создание ОС» из строк счёта поставщика. Обязательны: инвентарный номер (без пробелов, запятых и двоеточий), название, категория, вид, стоимость и дата приобретения, модель.
- Ввод в эксплуатацию — проводка с капитальных инвестиций (152) на балансовый счёт вида (105); карточка получает «Используется с». Каждая модель вводится отдельно — своей проводкой и своей датой.
- Амортизация — ежемесячно: Дт расходы вида (921) Кт износ (131), остаточная стоимость уменьшается, «Дата аморт.» движется вперёд. Модели 1 и 2 начисляются отдельно, каждая — от своего остатка.
- Выбытие — продажа или списание: документ снимает объект с баланса. Карточка закрывается сама (флажок «Закрыто»), когда общий остаток ОС становится нулём: проведённые акты выбытия списали всё её количество — одним актом или последним из нескольких частичных. Снятие проведения возвращает остаток и открывает карточку снова. Пока от карточки что-то остаётся, она открыта.
Поля
| Поле | Назначение |
|---|---|
| Инвентарный № | Уникальный код объекта; без пробелов, запятых, двоеточий |
| Название, Комментарий | Как объект называется в списках и отчётах |
| Категория | Категория ОС — шаблон вида и модели |
| Вид | Вид ОС — набор счетов проводок |
| Классификация | Дополнительная классификация (не обязательно) |
| Отдел | Отдел ОС — где объект живёт |
| Покупка: дата, стоимость (ед.), количество, поставщик | Первоначальные данные приобретения |
| Модели: Модель 1/2 | Модели амортизации; вторая — для параллельного (напр., налогового) учёта |
| Используется с | Проставляет ввод в эксплуатацию — для каждой модели своё, в столбце модели |
| Сумма: остаточная стоимость, дата аморт. | Пишут ввод и амортизация моделью 1. Дата руками не правится; остаточную стоимость поправить можно, но проводок такая правка не делает. От нового остатка считают методы «Амортизация 100%» и «От остаточной стоимости»; «Линейный» и дальше начисляет от первоначальной стоимости, а новый остаток меняет только то, когда начисления закончатся, и сумму последнего |
| Сумма: остаток (модель 2), дата аморт. (модель 2) | То же для модели 2: пишут ввод и амортизация моделью 2 |
| Объекты | Аналитика для проводок объекта |
| Закрыто | Объект выбыл — амортизация его больше не начисляет. Ввод в эксплуатацию флажок не проверяет: закрытую карточку, ещё не введённую выбранной моделью, служба введёт |
Переменные печати
Значения, доступные в шаблонах печатных форм этого документа. Как записать переменную в шаблоне — см. Печатные формы.
Поля заголовка:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| FixA_No | Инвентарный № |
| FixA_Comment | Название (Инвентарный №) |
| Cat_No | Категория (код) |
| Cat_Desc | Категория (название) |
| Class_No | Классификация (код) |
| Class_Desc | Классификация (название) |
| FixA_Closed | Закрыто |
| Typ_No | Вид (код) |
| Typ_Comment | Вид (название) |
| FixA_PurDate | Дата покупки |
| FixA_WarrantyNo | № гарантии |
| FixA_Comment2 | Комментарий |
| FixA_Quantity | Количество |
| FixA_Vendor | Поставщик |
| FixA_Purchase_cost | Стоимость закупки (ед.) |
| OBJ_No | Объекты (код) |
| OBJ_Comment | Объекты (название) |
| FixA_Vendor_Name | Название — поле «Наим. поставщ.» |
| FixA_Department | Отдел (код) |
| FixA_Emp_No | Сотрудник |
| FixA_Name | Отдел (название) |
| Dep_No | Модель 1 (код) |
| Dep_Desc | Модель 1 (название) |
| FixA_UserFDate | Используется с |
| FixA_EndDate | Дата конца |
| FixA_Residual | Остаточная стоимость |
| FixA_Fiscal | Ликв. стоимость |
| FixA_Depreciation_data | Дата аморт. |
| FixA_Mod2_No | Код |
| FixA_Mod2_Desc | Описание |
| FixA_Emp_Email | Эл. почта ответственного |
| FixA_Emp_FName | Имя ответственного |
| FixA_Emp_LName | Фамилия ответственного |
| FixA_Expl_Acc | Счет |
Записи, на которые документ ссылается полями формы (склад, клиент, валюта…), дают в шаблон и остальные свои переменные — код и название уже названы в таблицах выше, остальное описано в статье справочника:
- Категория — Категории основных средств
- Вид — Виды основных средств
- Объекты — Объекты
- Модель 1 — Модели расчета амортизации (
Dep_*)
Частые ситуации
Амортизация «не берёт» объект. Типовые причины: не введён в эксплуатацию именно этой моделью (пустое «Используется с» в её столбце), стоит «Закрыто», остаточная стоимость этой модели уже дошла до «Ликв. стоимость», или с предыдущего начисления этой модели ещё не прошёл её период (месяц, квартал…).
Остаточная стоимость не сошлась с обороткой по 105/131. Карточка — не бухгалтерия, а её зеркало: если проводки правили руками в Записях операций, карточка об этом не знает. Сравнивайте историю связей карточки с проводками счёта износа.
Инвентарный номер не сохраняется. В номере пробел, запятая или двоеточие — эти символы запрещены (номер живёт в ссылках и историях, разделители его ломают).
Инвентарный номер не меняется. После сохранения карточки номер изменить нельзя: по нему живут история амортизации, проводки, списания и аренда. Система откажет: «Код изменять нельзя».
Одна запись на десять одинаковых стульев. Так можно: «Количество» 10, амортизация считается от стоимости × количество. Но выбытие половины стульев удобнее с отдельными карточками — заводите партию карточками, когда планируете частичные списания.
Карточка не удаляется. Удалить можно только карточку, с которой в учёте ещё ничего не произошло. Введённую в эксплуатацию система не удалит («Невозможно удалить запись с заполненной датой ввода в эксплуатацию») — сначала служба «Удалить ввод ОС в эксплуатацию». С начисленной амортизацией — «Это основное средство нельзя удалить»: сначала начисления снимает служба «Удалить последнюю амортизацию». Заполненная «Дата конца» тоже не даёт удалить («Невозможно удалить запись с заполненной датой конца амортизации») — очистите её в карточке. И карточку, на которую ссылается документ, — строка «Выбытие основных средств» (даже ещё не утверждённого) или объект аренды, — система не удалит: «Запись реестра «Основные средства» используется в: Выбытие основных средств». Сначала уберите карточку из документа.