Перейти к содержанию

Первый месяц в системе. Часть 1: запуск базы

Пустая база — это не система, это форма для системы. Прежде чем выписать первый счёт, ей нужно рассказать, кто в ней работает, чем вы торгуете, где храните товар, какими счетами считаете деньги и что у вас уже есть на руках к моменту старта.

Этот путеводитель — про порядок. Каждый шаг здесь опирается на предыдущий, и попытка перепрыгнуть обычно кончается тем, что справочник приходится переделывать. Часть 1 доводит базу до состояния «можно начинать работать»; часть 2 проводит первый полный цикл — от закупки до денег на счёте; часть 3 закрывает первый месяц.

Подробности по каждому окну — в статьях, на которые ведут ссылки. Здесь только последовательность и причины.

Почему порядок именно такой

Данные в ERPJS ссылаются друг на друга, и ссылка всегда идёт снизу вверх:

люди → компания и валюта → товары и склады → контрагенты → счета и налоги → нумерация → входящие остатки

Карточка товара требует единицу измерения, а указанная группа обязана быть в справочнике групп. Документ требует склад и контрагента. Проводка требует счёт. Поэтому справочники заводят от простого к сложному, а остатки — в самом конце, когда есть куда их положить.

Шаг 1. Кто будет работать

Начинают с людей, потому что от них зависит всё остальное: документы подписываются пользователями, а права определяют, что человек увидит.

  1. Создайте роли — не по людям, а по должностям: кассир, кладовщик, бухгалтер. Пять кассиров работают одинаково, значит роль одна.
  2. Заведите пользователей и назначьте им роли.
  3. Только теперь — карточки работников. Код работника может быть любым — совпадать с логином он не обязан, и пользователя для человека, которому не нужен вход, заводить не нужно. Обязательны код, ФИО и дата рождения: при сохранении система заводит в календаре действие «день рождения», и его автор и исполнитель — пользователь, который сохранил карточку.

Шаг 2. Компания и валюта

Информация о компании — одна карточка на фирму: название, адрес, банковские реквизиты, руководитель. Именно она подставляется в каждый счёт и печатную форму, и именно её видит клиент.

Базовая валюта — валюта учёта. В ней считаются все проводки, остатки и отчёты; суммы в других валютах пересчитываются по курсу на дату операции. Сменить её потом настройка позволит, но накопленные проводки не пересчитает: прежний учёт останется в старых единицах, и отчёты смешают несопоставимые числа. Поэтому это решение принимают один раз, до первого документа.

Здесь же стоит подумать про объекты — аналитические метки проводок: подразделение, проект, направление, машина. Они позволяют видеть доходы и расходы в нужном разрезе, не плодя счета. Ввести объекты можно и потом, но документы, проведённые без них, останутся без разреза — а это как раз первые месяцы работы.

Шаг 3. Что продаёте и где храните

Порядок внутри шага жёсткий, потому что каждый следующий справочник ссылается на предыдущий:

  1. Единицы измерения — штуки, часы, метры. Нужны, чтобы во всей базе была одна «шт», а не «шт», «шт.» и «штук».
  2. Группы товаров — электроинструмент, расходники, средства защиты. Карточка принадлежит не более чем одной группе (поле необязательное), а по группам потом собираются отчёты, скидки и прайсы. Кроме того, группа — одно из мест, откуда документ берёт бухгалтерские счета.
  3. Товары и услуги — картотека того, чем торгуете и что оказываете.
  4. Склады — места, где лежит товар. Остаток в системе всегда «столько-то на таком-то складе», без склада остатка не существует.

Руками по одному это вводят, только если позиций десятки. На сотни строк есть XLSX импорт — универсальная загрузка в любой реестр; тот же механизм потом пригодится для массовой правки.

Шаг 4. С кем работаете

Контакты — одна карточка и на клиента, и на поставщика: роль задаётся признаками в карточке, а не разными справочниками.

К ним прилагаются:

Шаг 5. Правила денег

Это шаг, который чаще всего откладывают, — и зря: без него первый же проведённый документ ляжет не на те счета.

  1. План счетов — список счетов учёта.
  2. Использование финансовых счетов — счета по умолчанию для всей компании. Документ ищет счёт по цепочке строка документа → карточка товара → группа товаров → это окно, и здесь цепочка заканчивается. Счёт стоимости ТМЦ ищется ещё и в карточке склада: после группы, до этого окна. У выручки и счёта расходов цепочки другие — они в статье Группы товаров. Если счёт не проставлен нигде, проведение упрётся именно сюда.
  3. НДС — таблица ставок: код, процент и налоговые счета. Каждая строка документа несёт код ставки, по нему считается налог и делается проводка.
  4. Округление и способы оплаты — мелочи, которые видны в каждом документе и в кассе.

Шаг 6. Нумерация документов

Серии номеров отвечают на вопрос «с какого числа и до какого нумеровать». Одна серия — один реестр: счета с 1001, заказы с 2001. Без серии система нумерует сквозняком от единицы — это работает, но потом по номеру нельзя понять, что за документ, а перенумеровать проведённые документы уже нельзя. Поэтому серии заводят до первого документа, а не после сотого.

Шаг 7. Входящие остатки

Момент, когда старая система заканчивается, а ERPJS начинается. Заносят три вещи, и каждую — своим способом.

Сальдо счетов — начальные сальдо: дата и строки «счёт → дебет или кредит». Итоги дебета и кредита должны сойтись, «Разница» — ноль. Учтите две особенности: суммы действуют сразу после сохранения, независимо от флажка ОК, и в отчётах они прибавляются к проводкам отдельными записями. Именно они несут в бухгалтерию склад и долги на дату старта — поэтому стартовые документы ниже вводят без проводок.

Остатки товара — поступлением на дату старта: количество и себестоимость по каждой позиции. Инвентаризация для этого не подходит — она фиксирует результат подсчёта, но остатки не меняет.

Долги контрагентов — незакрытыми счетами: выставленные, но неоплаченные документы вводятся как обычные счета с их настоящими датами, чтобы сроки оплаты и старение долга считались правильно. В каждом таком счёте снимите «Обновлять склад»: товар уже лежит на складе поступлением на дату старта, и проведённый счёт списал бы его второй раз.

Проводки на время старта — выключить. Поступления и счета при проведении сами делают проводки на счета склада, дебиторов и кредиторов — те же, что уже стоят в начальных сальдо, и в бухгалтерии суммы задвоились бы. Поэтому, пока вносите стартовые поступления и старые счета, снимите в Записях из подсистем флажки «Поступления», «Сч/ф клиентам» и «Счета-фактуры поставщика», а после — поставьте снова.

Если данных много и они лежат в старой системе, выгрузите их в Excel и загрузите файлом через XLSX импорт — в любой реестр, сотнями строк. Служба «Импортировать стартовые данные» для этого не подходит: она загружает в текущую компанию поставляемый с сервером стартовый набор, а не ваши таблицы.

Как убедиться, что старт правильный

Три проверки, каждая занимает минуту:

  • оборотка или баланс счетов — сальдо на начало совпадает с тем, что вы занесли, и дебет равен кредиту;
  • статус товара — количества по складам совпадают с фактическими;
  • открытые счета клиентов и поставщиков — суммы долгов сходятся с актами сверки из старой системы.

Расхождения на этом этапе исправляются легко: документов ещё нет, править можно сами остатки. После первых проведённых документов та же ошибка потребует сторно.

Что дальше

Часть 2: первый цикл — закупка, приход на склад, продажа, деньги на счёте, и что система делает на каждом шаге сама.