Информация о клиенте

Досье клиента на одном экране: реквизиты и условия, адреса, контактные лица, открытые заказы, неоплаченные счета, продажи, незачтённые предоплаты, сервисные заказы и задачи. Отчёт отвечает на вопрос, который звучит перед каждым звонком клиенту: «что у нас с ним вообще происходит?»

Где искать: Модули → CRM (также в модулях: Расчеты с клиентами, Заказы на обслуживание) → Отчеты → Информация о клиенте

Он же — самый быстрый способ подготовиться к разговору: не открывая пять реестров, видно, что заказано, что не оплачено, что продано и о чём договаривались.

Разбор на примере

Обязательное поле одно — «Клиент»; пустое окно ответит «Укажите клиента!». Поле «Период» заполнено общим отчётным периодом, но без галочки «Учитывать период» отчёт на него не смотрит и берёт документы за всё время (что делает галочка — ниже).

Тот же отчёт открывается прямо из карточки контакта — пункт меню «Информация о клиенте» — и ещё двумя путями: кнопкой «i» в списке контактов и пунктом меню карточки заказа на обслуживание. Так клиент подставляется сам, и отчёт строится сразу, без окна параметров и за всё время.

Сверху — сама карточка: телефоны, почта, прейскурант ОПТ, условия оплаты 30 дней, категория КЛИЕНТ и обе классификации с расшифровкой — СТРОЙ «Строительство» и РЕКОМ «Рекомендация партнёра». Рядом — контактное лицо K0001 и ссылка на веб-витрину коммерческих предложений.

Ниже — «Адрес» (всех типов, что заведены в адресах клиента, — юридический, доставки, почтовый) и «Контактные лица» с должностью и телефоном; в том же блоке — связанные фирмы. Всё это ведётся в карточке контакта, а здесь просто собрано вместе.

Дальше идут секции документов, в таком порядке:

• «Счета клиентам (открытые)» — так в русском интерфейсе называются заказы покупателя: заказы, в которых осталась неотгруженная строка; в примере их два. Здесь только сумма заказа, без валюты и базовой суммы;
• «Счета-фактуры (открытые)» — проведённые счета с неоплаченным остатком: остаток в валюте счёта и в базовой (колонки «Сумма в валюте» и «Сумма в базовой валюте» показывают именно остаток, а не сумму счёта), «Срок оплаты», в колонке «CN» — номера кредит-нот, которые их уменьшили;
• «Счета-фактуры (продаж)» — проведённые счета самого клиента, в которых есть хотя бы одна строка, — оплаченные и нет: №, дата, тип («Обычный», «Кредитный», «Наличные»; счёт без типа — например, загруженный импортом — «Обычный», как его и проводит учёт), сумма и валюта. Самих строк здесь не видно;
• «Предоплаты (открытые)» — ещё не зачтённые в счета предоплаты, в валюте и в базовой;
• «Заказы на обслуживание» — все, в любом состоянии, с разворачивающейся таблицей работ; себестоимость строк в ней — в базовой валюте («С/стоимость, UAH»), цена и сумма — в валюте наряда;
• «Задачи и события» — все, вместе с выполненными (✓/✘). Эта секция по умолчанию свёрнута — разверните её щелчком.

Секцию без единого документа отчёт не показывает: если, скажем, все счета клиента закрыты кредит-нотами в ноль, секции «Счета-фактуры (открытые)» не будет.

Что важно знать

«Открытые» — только три секции: заказы (осталась неотгруженная строка), счета (остался неоплаченный остаток) и предоплаты (зачтено не всё). Продажи, сервисные заказы и задачи отчёт показывает все. Признак открытого заказа — только неотгруженная строка: отметки «Закрыто» и «Проведено» отчёт не смотрит.

Что делает «Учитывать период». Каждая секция отбирается по своей дате: заказы — по дате заказа; открытые счета и кредит-ноты — по дате счёта; продажи, сервисные заказы и задачи — по дате документа (у задачи — дата начала); предоплаты — по дате оплаты. На карточку, адреса и контактных лиц галочка не влияет. Остаток открытого счёта с галочкой — на конец периода: учитываются платежи и кредит-ноты, датированные не позже конца периода, в том числе и раньше его начала. Поэтому счёт, оплаченный после конца периода, показан открытым на полную сумму, а счёт, оплаченный заранее, — закрытым. Кредит-нота, выданная в периоде к счёту из другого периода, отдельной строкой не показывается: того счёта в выборке нет.

Связанные контакты — только в трёх секциях. Если у головного предприятия заведены связанные контакты (филиалы, дочерние фирмы), их открытые заказы и открытые счета попадают в отчёт отдельным свёрнутым подблоком «развернуть связанные» с кодом связанного клиента. Их заказы на обслуживание стоят вместе с заказами самого клиента, без пометки. Продажи, предоплаты и задачи — только самого клиента. Связь двусторонняя: в отчёте по филиалу появятся и документы головного предприятия.

Остаток по счёту уменьшают проведённые платежи, зачтённые предоплаты и проведённые кредит-ноты. Наличные счета — тип «Наличные» или наличное условие оплаты — считаются оплаченными сразу. Остаток считается по тому же правилу, что и в отчёте «Дебиторская задолженность»: оплата валютного счёта зачитывается по курсу самого счёта, так что оплаченный счёт не остаётся открытым из-за разницы курсов. Строка «Всего:» с итогом в базовой валюте есть и тогда, когда все открытые счета клиента — в валюте.

Выгрузка в Excel (отметка XLSX) содержит те же секции в том же порядке, что и экран, вместе с «Счета-фактуры (продаж)». Суммы округлены так же, как на экране, — по настройке «Округление» компании; количество и скидка — как есть. Итог в базовой валюте стоит только в первой строке «Итого», в строках других валют эта колонка пустая.

Типичные ситуации

Отчёт пустой, хотя клиент активен. Чаще всего — включена галочка «Учитывать период»: документы вне периода отброшены. Если кода клиента не существует, отчёт скажет «Контакт не найден! Проверьте значение поля и попробуйте снова». Если код верный, галочки нет, а секций нет — у клиента просто нет открытых документов.

Нужен только долг, без остального. Это соседние отчёты: «Дебиторская задолженность», «Ведомость расчетов с клиентами» или «Исторический анализ дебиторской задолженности».

В отчёте документы чужой фирмы. Не чужой — связанной: посмотрите вкладку «Связанные контакты» в карточке клиента.

Нужна такая же картина по поставщику. Для закупки есть зеркальный отчёт — «Информация о поставщике», он вызывается из той же карточки контакта.