Поступления
Товар приехал. Поступление — единственный документ закупки, который ставит его на склад и назначает ему себестоимость.
Где искать: Модули → Склад → Регистры → Поступления
Заказ поставщику договаривается, счёт поставщика создаёт долг, а склад меняется здесь — и больше нигде. Поэтому именно этот документ определяет:
- сколько товара у вас есть — остаток растёт ровно на то, что вписано в строки;
- во сколько он вам обошёлся — себестоимость партии, с которой товар потом поедет клиенту и попадёт в прибыль;
- когда он появился — датой операции, а не датой счёта или заказа.
Себестоимость здесь не равна цене автоматически. Цена — то, что просит поставщик; себестоимость — цена плюс всё, что вы доложили, чтобы товар оказался на складе: доставка, пошлина, услуги брокера.
Документ живёт в модуле Склад. Обычно создаётся из карточки заказа поставщику командой «Создать поступление» или из проведённой растаможки; на излишек инвентаризации его выписывает «Сравнение инвентаризации». Завести поступление вручную, без заказа, тоже можно — тогда состав строк свободный (см. шаг 3 ниже).
Путь документа
Для отечественного поставщика дорога прямая: заказ → поступление. Для импорта между ними встаёт растаможка, и поступление тогда создают из неё: кнопка «Создать поступление» срабатывает лишь в проведённой растаможке (в черновике — «Пожалуйста, утвердите документ!»). Импорт ли это, система решает по карточке поставщика: «Нерезидент» на вкладке «Условия» — и «Создать поступление» из заказа откажет («Поставщик — нерезидент! Пожалуйста, создайте таможенное оформление перед поступлением!»). Для поставщика-резидента дорога из заказа открыта, даже когда по этому заказу есть растаможка, а поступление, заведённое вручную, не проверяется вовсе, — импортную партию принимайте именно из растаможки, иначе товар встанет по себестоимости без пошлины.
Что оно делает при утверждении
- увеличивает остаток на складе из шапки;
- создаёт партию с себестоимостью из строк — именно её потом заберут отгрузки по методу FIFO;
- делает проводки: товар в дебет складского счёта, кредит — счёт расчётов;
- проставляет в заказе полученное количество, и заказ видит, что выполнено.
Разбор на примере
В журнале одна строка — один приход на склад: дата операции, склад, поставщик, сумма и галочка ОК. Сумма здесь — стоимость поступивших товаров; сравнить её со счётом поставщика — первое, что делают при разборе расхождений.
Из заказа №10 приехала первая часть — пять дрелей.
Шапка короткая, и каждое поле в ней что-то решает:
- «Склад» СКЛ — куда встанет товар. Ошибка здесь означает партию не на том складе, и увидите вы это уже тогда, когда отгрузка не найдёт товара;
- «Заказ поставщика №» 10 — откуда пришли строки. Эта привязка и позволяет заказу считать, что из него выполнено;
- «Дата операции» 12/08/2026 — дата, которой товар появляется в учёте. Это день фактического приезда, а не день оформления бумаг;
- «Растаможка №» — пустое, потому что поставщик отечественный. Для импорта здесь будет стоять номер растаможки.
Цена, фрахт и себестоимость
Три числа в строке, и путают обычно первые два:
- «Цена» 1 071,25 — сколько просит поставщик за единицу;
- «Фрахт» 0,00 — доставка на единицу товара: она прибавляется к себестоимости единицы, поэтому на всю строку приходится фрахт × количество;
- «Себестоимость» 1 071,25 — во сколько товар встанет на склад.
Здесь цена и себестоимость совпали именно потому, что доставку отдельно не оплачивали. Как только во фрахте или дополнительных расходах появится сумма, себестоимость пойдёт вверх, а цена останется прежней — и разница между колонками станет видимой.
«Сумма» 5 356,25 — это 5 × 1 071,25, стоимость строки без налога. Налога в поступлении нет вообще: НДС — дело счёта поставщика, а склад оперирует чистой стоимостью. Исключение — поступление из растаможки у компании, которая не платит НДС: таможенный НДС ей не возмещается, поэтому он входит в стоимость поступления и партии.
Внизу карточки — «Общее кол-во» 5,00 и «Всего» 5 356,25: сколько единиц приехало и на какую сумму.
Куда это ляжет в учёте
Закладка B показывает счета, которыми товар зайдёт в учёт: «Счёт стоим.» 281 — куда приходуется стоимость товара, «Кредит. счёт» 685 — корреспондирующий. Оба подставляются из настроек и из карточки товара; менять их в строке приходится редко, но посмотреть перед утверждением стоит — именно эти два числа определят проводку.
Здесь же «Серийный №»: если товар учитывается поштучно, номера вносятся в этой закладке, и дальше партия живёт уже по ним.
Отдельная вкладка «Дополн. данные» держит одно поле — «Дата инвент.», только для чтения. Заполняет его «Сравнение инвентаризации», когда сама выписывает поступление на излишек: по этой дате потом видно, из какой инвентаризации взялся приход. У документа, набранного руками, поле пустое.
Что изменилось после утверждения
Пять дрелей появились на остатке склада СКЛ по себестоимости 1 071,25. В заказе №10 в строке дрелей встали пятёрки, заказ остался открытым — шуруповёрты ещё не приехали. А когда эти дрели поедут клиенту, в отгрузке в колонке себестоимости появится та же 1 071,25.
Какие проводки делает документ
Поступление ставит товар на баланс, но долга перед поставщиком не создаёт — его создаст входящий счёт. Отсюда и вид проводки: дебетуется счёт запасов, кредитуется счёт закупки.
| Дт | Кт | Сумма |
|---|---|---|
| 281 | 685 | 5 356,25 |
Слева товар встал на баланс, справа появилось обязательство — но пока не перед конкретным поставщиком, а «вообще». Это и есть неотфактурованная поставка: товар привезли, счёт на него ещё не выставили. Счёт 685 в этот момент показывает, на какую сумму вы получили товара без документов, и входящий счёт этот остаток снимет, переложив долг на поставщика.
Почему товар ставят на баланс сразу, не дожидаясь счёта: запасы зачисляются по факту получения, когда они перешли под ваш контроль, — иначе на складе лежало бы то, чего в учёте нет.
Если в строках заполнены фрахт или дополнительные расходы, они выделяются из суммы отдельными строками кредита — каждый вид расхода на свой счёт из настроек. Общий итог по кредиту от этого не меняется: та же сумма просто делится между счётом расчётов и счетами расходов.
Откуда берутся счета
Оба счёта видны в строке, на закладке B: «Счёт стоим.» и «Кредит. счёт». Они подставляются при создании документа — из карточки товара, его группы и общих настроек — но с этого момента живут в строке, и проводка построится именно по ним.
Практический вывод: если счета в строке кто-то поправил, документ проведётся по правкам, а не по правилам фирмы. Поэтому закладку B стоит просмотреть до утверждения — потом складские документы не разутверждаются без отдельного права.
Исключение — смена источника счёта в черновике. Сменили склад в шапке — «Счёт стоим.» в каждой строке с товаром находится заново от нового склада, даже вписанный руками; сменили товар в строке — счёт берётся от нового товара. Тот же склад или товар, выбранный повторно, счёта не меняет.
Если строка пришла без счетов, они всё равно найдутся при утверждении: счёт запасов — по цепочке карточка товара → группа товаров → карточка склада → настройка «Использование финансовых счетов» → закладка «Склад» → «Счет стоимости ТМЦ»; счёт закупки — из той же настройки, закладка «Стоимость покупки», поле «Контр. счет покупок».
Порядок работы
1. Создать из заказа
Карточка заказа → «Создать поступление». Строки переносятся сами, с количеством, которое ещё не приехало.
2. Привести к факту
Исправьте количество в строках на то, что реально привезли. Позиции, которых нет в этой партии, удалите из документа (строку с нулевым количеством поступление не сохранит) — в заказе они останутся и приедут в следующий раз.
3. Комплект принимают одной позицией
Если поставщик привёз готовый комплект, поставьте строкой код комплекта и количество — после ввода количества система заменит эту строку составляющими с их закупочными ценами. Строки комплекта в документе не останется: на склад ложатся сами товары. Так работает поступление без заказа: в поступлении, созданном из заказа поставщику, состав строк менять нельзя — новая строка, комплект или товар, не сохранится («Запрещено менять товары в поступлении»).
У каждой составляющей перед кодом стоит пометка «↳» — так видно, что строку поставила система, а не человек. Из какого именно комплекта она возникла, показывает колонка «Набор», но она есть только в компаниях, где в настройках товаров включён флажок «Показывать колонку «Набор» в поступлениях и перемещениях склада»; сам код комплекта хранится в строке всегда. Если изменить код товара в такой строке, связь с комплектом исчезает — строка становится обычной.
4. Внести доставку
Если перевозка оплачивается отдельно — внесите фрахт и дополнительные расходы. Сделать это надо до утверждения: после него себестоимость партии уже зафиксирована.
5. Утвердить
ОК и сохранить. Товар на складе, партия создана, проводки сделаны — если в настройке «Записи из подсистем» на закладке «Логистика» стоит метка «Поступления»; без неё склад и партия те же, а проводки нет. После этого в документе правится только комментарий.
6. Дальше
- «Создать Сч/ф поставщика» — когда пришёл счёт на эту поставку. Только из утверждённого поступления: из черновика счёт не создастся — «Поступление не утверждено!», потому что количества и цены черновика ещё могут измениться;
- «Создать возврат поставщику» — если товар бракованный;
- «Печать этикеток» и «Сгенерировать серийные номера» — маркировка партии;
- «Открыть запись операции» — готовая проводка в главной книге.
Как убедиться, что документ правильный
- Количество в строках равно тому, что фактически привезли, а не тому, что заказывали.
- Склад в шапке — тот, куда товар реально положили.
- В каждой строке ненулевая «Сумма» — по ней партия встаёт на склад. Пустую сумму система посчитает из количества, цены, курса и расходов; по нулю партия встанет, только если нет ни суммы, ни цены, — и тогда продажа покажет фантастическую прибыль.
- Если доставку оплачивали отдельно, фрахт внесён до утверждения.
- После утверждения «Открыть запись операции» показывает проводку на сумму документа.
Переменные печати
Значения, доступные в шаблонах печатных форм этого документа. Как записать переменную в шаблоне — см. Печатные формы.
Поля заголовка:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| Ok | ОК |
| No | Номер |
| Ord_No | Заказ поставщика № |
| Trans_Date | Дата операции |
| Loc_Code | Склад (код) |
| Loc_Name | Склад (название) |
| Vendor | Поставщик |
| Vendor_Name | Название |
| Objects | Объект |
| Sum_Qty | Общее кол-во |
| Total | Всего |
| Trans_Rate | Курс |
Поля строк:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| MNo | Номер позиции строки |
| Item_Code | Товар |
| Qty | Количество |
| Units | Е.И. |
| Description | Описание |
| Price | Цена |
| Cost | Себестоимость |
| Sum | Сумма |
| MCost_Acc | Счет стоим. |
| Cred_Acc | Кредит. счет |
| MObjects | Объект |
| Serial_No | Серийный № |
| Unit_Name | Название единицы измерения |
| BAR128_Items_Code | Служебный штрих-код карточки товара в формате CODE128: зашифрованные тип и номер записи. Ни кода товара, ни поля «Штрих-код» в нём нет, и в строке документа или на кассе товар по нему не найдётся |
Записи, на которые документ ссылается полями формы (склад, клиент, валюта…), дают в шаблон и остальные свои переменные — код и название уже названы в таблицах выше, остальное описано в статье справочника:
- Склад — Склады (
Loc_*) - Курсы валют (
System_rate) - Реквизиты фирмы — название, адреса, банковские счета, руководители, печатающий пользователь: Информация о компании
Частые ситуации
Привезли меньше, чем заказывали. Обычный ход: поставьте фактическое количество. Заказ останется открытым на разницу.
Привезли больше, чем заказывали. Утвердить такой документ система не даст: на ОК выскочит «Нельзя принять больше товара чем заказано». Сначала увеличьте количество в заказе, потом утверждайте поступление — так в заказе и останется след, что договорённость изменилась.
Одна партия в двух строках. Когда товар учитывается партиями, один номер партии в поступлении — одна строка. Две строки с одинаковым номером система утвердить не даст: на ОК — «Этот серийный номер уже используется для партии», в скобках — товар, номер и количество. Сложите количество в одну строку. Так же система ответит, если партия с этим номером уже есть на остатке: новый приход — это новая партия, дайте ей свой номер. При поштучном учёте номер означает одну единицу: строка на несколько штук или номер, который уже есть на остатке, — «Для этого продукта серийный номер должен быть уникальным для каждой единицы».
Счёт от поставщика пришёл позже товара. Так и бывает, и это не проблема: товар встаёт на склад поступлением, а долг появится тогда, когда вы заведёте счёт поставщика.
Ошиблись в себестоимости, а документ утверждён. Править не выйдет — за ним уже стоят партия и проводки. Исправляется это переоценкой запасов, и делать её стоит вместе с бухгалтером.
Товар импортный. Сначала проводится растаможка, и только потом поступление: пошлина, акциз и расходы растаможки должны лечь в себестоимость, иначе она будет занижена на всю сумму платежей. Таможенный НДС входит в себестоимость, только если компания не плательщик НДС; у плательщика НДС растаможка его в себестоимость не включает.
Справочник полей
Шапка
| Поле | Описание |
|---|---|
| Номер | Номер поступления, присваивается автоматически |
| Дата операции | Дата, которой товар появляется в учёте |
| Склад | Куда встаёт товар |
| Растаможка № | Номер растаможки для импортной партии |
| Комментарий | Произвольный текст |
| Заказ поставщика № | Заказ, из которого создано поступление |
| Поставщик, Название | Контрагент и его название из карточки |
| Объект | Объекты аналитики документа |
| ОК | Утверждение: ставит товар на склад и делает проводки |
Строки товаров
| Поле | Закладка | Описание |
|---|---|---|
| Товар, Описание | все | Код позиции и название |
| Количество, Е.И. | все | Сколько приехало и в каких единицах |
| Набор | A | Код комплекта, из которого система поставила строку; пусто у обычного товара. Колонка видна только с включённым флажком в настройках товаров |
| Фрахт | A | Доставка на единицу товара (на строку — фрахт × количество) |
| Цена | A | Цена поставщика за единицу |
| Себестоимость | A | Стоимость, по которой товар встаёт на склад |
| Сумма | A | Стоимость строки |
| Счёт стоим. | B | Счёт, на который приходуется стоимость товара |
| Кредит. счёт | B | Корреспондирующий счёт проводки |
| Объект | B | Аналитика строки |
| Серийный № | B | Серийные номера, если товар учитывается поштучно |
| Доп. расходы 1-5 | B | Прочие расходы, которые лягут в себестоимость партии |
Итоги документа
| Поле | Описание |
|---|---|
| Общее кол-во | Сколько единиц поступило всего |
| Фрахт | Доставка по документу |
| Всего | Стоимость поступления |
| Валюта, Курс | Валюта документа и курс к основной |