Инвентаризации
Пересчитали товар на складе и хотите зафиксировать, что нашли. Инвентаризация — документ, который записывает результат подсчёта рядом с тем, что о запасах думает система.
Где искать: Модули → Склад → Регистры → Инвентаризации
И вот главное, чего от неё обычно ждут напрасно: инвентаризация не меняет остатки. Провели документ — количество на складе осталось прежним. Она отвечает на вопрос «сколько лежит на самом деле», а не «пусть теперь будет столько». Разницу закрывают отдельными документами, и делает это отдельная процедура — «Сравнение инвентаризации». Разделение сознательное: подсчёт и исправление учёта — разные решения, часто принимаемые разными людьми и в разные дни.
Поэтому документ нужен, чтобы:
- зафиксировать факт — что, где и в каком количестве нашли, с датой и складом;
- показать расхождение — прямо в строке, рядом с учётным количеством;
- оставить след — подсчёт остаётся в журнале «История движения товаров» записью, помеченной как не влияющая на остаток, и к нему можно вернуться, когда придётся объяснять, откуда взялась недостача. В отчёте «История товара» подсчёта не будет: отчёт показывает движение, а инвентаризация остаток не двигает — там видны документы, которыми расхождение закрыли.
Документ живёт в модуле Склад; его создаёт процедура «Конструктор инвентаризационных ведомостей» (см. ниже) или вы вручную.
Что оно делает при утверждении
- записывает подсчёт в журнал движения товаров — по строке на каждую позицию;
- не трогает остаток: записи истории помечены как не влияющие на запасы;
- не делает проводок — денежного смысла у подсчёта нет, он появится только у документа, которым вы закроете расхождение.
Разбор на примере
В журнале — номер, склад, дата, комментарий и утверждение. №6 ещё не утверждена — её подсчёт ещё не записан в историю товара (остатков не изменит и проведение). Разберём №1 от 29/06/2026.
Выборочно пересчитали расходные материалы на основном складе.
Шапка тут короткая — «Дата», «Склад» и «Комментарий». Склад важен: инвентаризация всегда про конкретное место хранения, а не про фирму целиком. Комментарий отвечает на вопрос, почему считали именно это: «Выборочная инвентаризация расходных материалов» объясняет и охват, и повод.
Вся суть — в двух колонках строки:
- «Количество» — сколько насчитали руками;
- «К-ство на складе» — сколько числится в учёте на дату документа.
Три строки в примере показывают все три исхода разом:
- Круг отрезной: 158 против 200 — недостача 42 штуки. Товар списан по факту, но не в учёте: бой, невыданный расход, ошибка при отгрузке;
- Перчатки: 40 против 40 — сошлось, и это тоже результат, который стоит зафиксировать;
- Респиратор FFP2: 59 против 0 — излишек. В учёте позиции нет вовсе, а на полке она есть: скорее всего, приход не оформили.
После утверждения все три строки легли в историю товара, а остатки остались прежними: 200 кругов, 40 пар перчаток и ноль респираторов. Учёт по-прежнему расходится с полкой — и это нормальное состояние документа. Расхождение закрывают дальше.
Как закрыть расхождение
Руками документы не заводят. Этим занимается процедура «Сравнение инвентаризации»: она берёт проведённые ведомости именно той даты, которую вы укажете (не за период), и сама создаёт то, что нужно, — поступление на излишки и списание со склада на недостачу. Документы связываются с инвентаризацией в обе стороны, поэтому из ведомости всегда видно, чем её закрыли, а из списания — на каком основании оно возникло.
Проводок инвентаризация не делает
Это прямое следствие всего сказанного: документ ничего не меняет ни в остатках, ни в стоимости запасов, поэтому в «Записях операций» после его утверждения не появится ничего. Искать там нечего — и отсутствие проводки не означает, что документ провёлся неправильно.
Движение по счетам появится у документов, которые закрывают расхождение: списание отнесёт недостачу на счёт «Нехватка тов. по инвент.», поступление поставит излишек на склад против счёта «Избыток тов. по инвент.» (оба — в настройке «Использование финансовых счетов»). Дату корректирующим документам процедура ставит ту, которую вы ей указали, — дату инвентаризации, а не день запуска, поэтому недостача попадает в затраты датой пересчёта.
Порядок работы
Инвентаризация редко начинается с пустой карточки: обычно ведомость сначала строят процедурой, потом считают, потом сверяют.
1. Построить ведомость
Процедура «Конструктор инвентаризационных ведомостей» создаёт документ сразу с позициями, которые лежат на складе. Отбор задаётся складом, датой, группой, брендом, классификацией или конкретным товаром, а галочка «Включать товары с нулевым остатком» добавляет и позиции, которые на этом складе уже двигались, но на дату документа остатка не имеют, — иначе найденный на полке излишек по ним будет некуда вписать. Товар, по которому на этом складе не было ни одного движения, процедура не добавит и с галочкой: такую строку вносят в ведомость руками.
Карточку можно создать и вручную: модуль Склад → регистр «Инвентаризации» → «Новый».
2. Внести подсчёт
По строке на позицию: то количество, которое фактически насчитали. Учётное количество подставится само в колонку «К-ство на складе».
3. Утвердить
ОК и сохранить. Подсчёт зафиксирован, остатки не тронуты.
4. Закрыть разницу
Запустить процедуру «Сравнение инвентаризации», указав склад и дату. Она разберёт ведомости и создаст поступление и списание на расхождения. Инвентаризация останется обоснованием и будет видна по связям.
Как убедиться, что документ правильный
- Склад в шапке — тот, который считали.
- Дата — день подсчёта. Учётное количество берётся на дату документа, поэтому вчерашняя инвентаризация покажет вчерашние остатки, а не сегодняшние.
- В документе есть все пересчитанные позиции, включая те, где сошлось: строка «40 против 40» доказывает, что позицию считали, а её отсутствие не доказывает ничего.
- Нулевое количество проставлено там, где товар искали и не нашли. Пропущенная строка и строка с нулём — разные утверждения.
- Комментарий объясняет охват подсчёта.
Переменные печати
Значения, доступные в шаблонах печатных форм этого документа. Как записать переменную в шаблоне — см. Печатные формы.
Поля заголовка:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| Ok | ОК |
| No | Номер |
| Comment | Комментарий |
| Trans_Date | Дата |
| Location | Склад |
| Loc_Code | Склад (код) |
| Loc_Name | Склад (название) |
Поля строк:
| Переменная | Что подставляется |
|---|---|
| No | Номер позиции строки |
| Item_Code | Код товара |
| Description | Описание |
| Serial_No | Серийный № |
| S_T_Qty | Количество |
| Item_Location | Склад |
| Qty_In_Stock | К-ство на складе |
| Unit_Name | Название единицы измерения |
| Units | Код единицы измерения |
Записи, на которые документ ссылается полями формы (склад, клиент, валюта…), дают в шаблон и остальные свои переменные — код и название уже названы в таблицах выше, остальное описано в статье справочника:
- Склад — Склады (
Loc_*) - Реквизиты фирмы — название, адреса, банковские счета, руководители, печатающий пользователь: Информация о компании
Частые ситуации
Провели инвентаризацию, а остаток не изменился. Так и задумано, см. выше. Документ фиксирует подсчёт; учёт приводит к факту процедура «Сравнение инвентаризации», и запускать её надо отдельно.
Учётное количество в строке не сходится с тем, что сейчас показывает склад. Проверьте дату документа: колонка считается на неё. Если после инвентаризации были отгрузки или перемещения, сегодняшний остаток будет другим — и это не ошибка.
Нашли товар, которого в учёте нет вообще. Строка с учётным нулём — нормальная запись, и поступление на излишек процедура создаст сама. Главный вопрос к нему — по какой себестоимости товар встанет на склад, потому что от неё зависит будущая прибыль. Процедура берёт её из карточки товара — поле «Себестоимость в базовой валюте» — и создаёт поступление сразу утверждённым, исправить цену в нём уже нельзя. Поэтому цену в карточке проверяют до запуска процедуры. Списание на недостачу утверждается сразу, только если остатка хватает; иначе оно остаётся черновиком.
Считали несколько складов сразу. Один документ — один склад. На каждое место хранения заводится своя инвентаризация, иначе непонятно, где именно недостача.
Справочник полей
Шапка
| Поле | Описание |
|---|---|
| Номер | Номер документа, присваивается автоматически |
| Дата | День подсчёта; на неё же считается учётное количество |
| Склад | Место хранения, которое пересчитывали |
| Комментарий | Охват и повод инвентаризации |
| ОК | Утверждение: фиксирует подсчёт в истории товара |
Строки
| Поле | Описание |
|---|---|
| Код товара, Описание | Позиция и её название |
| Количество | Сколько насчитали фактически |
| К-ство на складе | Сколько числится в учёте на дату документа |
| Склад | Место хранения строки, если оно отличается от склада в шапке |
| Серийный № | Серийные номера для товаров с поштучным учётом |